皆さま、こんにちは!
いつもCUBEブログをご覧頂きまして、誠にありがとうございます。

CUBE電話代行サービスでは、様々な企業様や事務所様にご利用いただいており、
各クライアント様に合わせて、臨機応変に対応しております。

中でも、特に多くサービスをご利用いただいているのは、士業系の事務所様です。

CUBEでは、8士業・10士業の弁護士様、司法書士様、行政書士様、社会保険労務士様、
税理士様、公認会計士様など、実に多くのお客様にご活用をいただいております!

士業関係の事務所様で、

・ビジネスに繋がらないお電話がかかってくる
・業務や移動している時間が多く、
 お電話が取れず、新規顧客・既存顧客を逃してしまうかもしれない

…などのお悩みはございませんか?

また、仮に電話代行を利用しても、
「電話代行では実際どのように対応しているのか?」
「代行と怪しまれないか?」

…など、不安に思われる点もあるかと思います。

そこで今回は、CUBEで行なっている対応をご紹介いたしますので、
ご参考にして頂き、是非、ご検討材料のひとつに加えて頂ければと思います!

【 目次 】
実際の対応の流れについてご紹介
 士業関係のお電話での実際の対応の流れ① 外出対応(離席対応)
 士業関係のお電話での実際の対応の流れ② 応答後転送
 スケジュールに合わせての対応もいたします
CUBEのプランのご紹介
 士業事務所様におすすめの電話代行プラン① スタンダードプラン
 士業事務所様におすすめの電話代行プラン② シンプルプラン
 全プラン共通 追加料金なしでここまで対応出来ます
士業関係のお電話のお悩みは、お任せください!~CUBEが選ばれる理由~

実際の対応の流れについてご紹介

電話代行といっても「実際には、どのように対応しているのか?」・
「不自然な対応にはならないのか?」といった疑問もあるかと思います。

今回は、法律事務所宛のお電話を例に、よくあるお電話対応の流れをご紹介します!

士業関係のお電話での実際の対応の流れ ➀外出対応(離席対応)

CUBE:「ありがとうございます。ABC法律事務所でございます。」

お客様:「お世話になっております。
     ○○家庭裁判所 ○○支部 書記官の田中です。」

CUBE:「田中様、お世話になっております。」

お客様:「事件番号が令和4年□の○○、先生が原告○○にお付きの件で、
     お伺いしたいことがあります。△△先生はいらっしゃいますか?」

CUBE:「申し訳ございません。只今、△△は外出して(席を外して)おります。
     よろしければ、折り返しお電話するように申し伝えましょうか。」

※「ご伝言を承ります」や、「戻り次第、折返しお電話するよう申し伝えます」等、
 クライアント様のご希望に合わせて、対応を変える事も可能です。

お客様:「では、先生からお電話をいただけますか。」

CUBE:「かしこまりました。では、お電話番号をお伺いしてもよろしいでしょうか。」

お客様:「00-1234-5678で、内線番号が123です。」

CUBE:「00-1234-5678で、内線番号が123でございますね。ありがとうございます。
     では、ご連絡するよう、△△に申し伝えます。よろしくお願い致します。」

お客様:「よろしくお願い致します。失礼致します。」

CUBE:「失礼致します。」
※終話後、迅速にメールやSNSにて、お伺いした内容をご報告いたします。

士業関係のお電話での実際の対応の流れ ②応答後転送

CUBE:「ありがとうございます。ABC法律事務所でございます。」

お客様:「お世話になっております。
     ○○家庭裁判所 ○○支部 書記官の田中です。」

CUBE:「田中様、お世話になっております。」

お客様:「△△先生はいらっしゃいますか?」

CUBE:「△△でございますね。
     確認いたしますので、少々お待ち頂いてもよろしいでしょうか。」

(クライアント様へ転送コール)
※お客様との通話を一旦、保留にし、クライアント様の携帯電話等、
 ご指定の転送先にコールいたします。

CUBE:「いつもお世話になっております。CUBEでございます。」

契約者様:「お世話になっております。」

CUBE:「只今、○○家庭裁判所 ○○支部 書記官の田中様より、
     △△様宛にお電話でございますが、お繋ぎよろしいでしょうか。」

≪ 転送対応 ≫

契約者様:「はい、お願いします。」

CUBE:「お願い致します。」
※お電話をいただいたお客様との通話を転送し、クライアント様に直接お繋ぎいたします。

≪ 転送時にご指示を頂く場合 ≫

また、契約者様の状況によっては、
「今、対応できないので、折返し対応でお願いします」や、
「営業のお電話ですので、断ってください」等の転送後のご指示を頂くことがございます。

CUBEでは、そのような場合でも、臨機応変に対応しておりますので、
何なりとお申し付けくださいませ。
※事務所内の内線のような感覚でお電話をお繋ぎしております。
 契約者様にお電話が繋がらなかった場合や、上記の例のようなご指示を頂いた場合は、
 再度、お客様との通話に戻り、➀のように外出(離席)対応をした上で、
 内容をお伺いし、終話後にメールやSNSにて、迅速にご報告させて頂いております。

スケジュールに合わせての対応もいたします

事前にご指示頂ければ、クライアント様のスケジュールに合わせて対応する事も可能です。

「午前中は外出、午後からは離席対応」

「午後15時から外出するので、15時までは応答後転送、15時以降は折り返し対応」

「裁判所・検察庁の電話は転送、それ以外は外出対応」

「今週金曜日は終日出張の為、翌週月曜日の折り返しになると案内」

などなど、CUBEでは、スケジュールに合わせたご案内・ご対応が可能です。

ご予定のご連絡は、前日までにご連絡いただく場合でも、
当日、外出前にご連絡いただく場合でも、CUBEの営業時間中であれば、
迅速に対応させていただいております。

「元々は事務所にいる予定だったけど、急用で外出する事になったので、
 もし、電話があれば、折り返し対応をして欲しい」・
「14時に戻る予定だったけど、予定が伸びて戻るのが15時ごろになりそう」など、
急な予定変更の場合も、随時、お電話かメールでご連絡いただけましたら、
ご連絡を確認出来た時点で、ご対応を変更させていただきます。

また、クライアント様のご予定だけでなく、
「外出前に依頼者へ電話をしたけど不在だったので、恐らく折返しの電話があると思う。
 もし電話があれば、今日の17時以降に、またかけ直すと伝えて欲しい」など、
特定の方向けのご伝言をお預かりし、対応する事も可能でございます。

CUBEのプランのご紹介

弊社CUBE電話代行サービスでは、クライアント様のご希望や、
その時の状況に合わせて、柔軟に対応させていただきます!

では、「その対応をお願いすると、いくらになるのか?」・
「どのくらいの金額で、どの程度まで対応してもらえるのか?」が、
実際の導入を検討いただくにあたり、重要なポイントですよね。

ここからは、実際に士業事務所の方にご利用いただいているCUBEのプランについて、
ご紹介させていただきたいと思います!

金額や、各プランで対応可能な範囲も一緒にご紹介いたしますので、
ぜひとも、ご参考にしてください!

士業事務所様におすすめの電話代行プラン① スタンダードプラン

≪ プラン内容 ≫

・月コール数100件まで
・お電話のご報告先は10件まで登録OK(オプションで最大20件まで登録可能)
・月額基本料金25,000円(税抜)

お一人で経営されている個人事務所様・何名かで共同経営されている事務所様など、
幅広くご利用いただいているプランです。

実際に電話代行をご検討いただいている弁護士の方や司法書士の方にお問合せを頂く際に、
1番多いのが「不在時に、自分の代わりに伝言を聞いておいて欲しい」というご希望です。

スタンダードプランでは、基本対応(まずお電話頂いた方にご案内する内容)を、
「担当者が外出しておりますので、折り返しご連絡いたします」ではなく、
「担当者が外出しておりますので、宜しければ、ご伝言を承りましょうか?」と
ご対応させていただく事が可能です!
※内容をお伺いした上で、状況に応じて「折り返しご連絡いたします」と、
 ご案内させていただく場合はございます。

CUBEスタッフで、一次対応の際にご用件をしっかりお伺いいたしますので、
「折り返しが必要な内容か?」・「CUBEからの報告メールを見て内容を確認するだけで
大丈夫な内容か?」を1件ずつしっかり判断して、対応が可能です。

・新規相談希望の方には≪相談希望日時≫や≪相手方の名前≫を聞いて欲しい

・特定の依頼者の方にだけ、他の依頼者の方とは違う対応をして欲しい

・折り返しが必要な内容に関しては、ご都合の良い時間も聞いて欲しい

…など、お電話のお相手やご用件によって、お聞き取り項目や対応を変える事も可能です。

士業事務所様におすすめの電話代行プラン② シンプルプラン

≪ プラン内容 ≫

・月コール数50件まで
・お電話のご報告先はプラン内では1件のみ登録(オプションで最大5件まで登録可能)
・月額基本料金10,000円(税抜)

スタンダードプランと比べると、簡易的な対応をさせていただくプランとなっており、
特に、個人事務所様に多くご利用いただいています。

個人事務所を経営されている方によくお聞きするのが、
「普段は自分や事務が電話対応をする予定だけど、不在時だけ対応して欲しい」というご希望です。

スタンダードプランのように、こちらからご用件をお伺いしたり、
お相手に合わせて、お聞き取り内容を変更したりといった事は出来ませんが、
お相手が仰った内容に関しては、そのままお聞き取りの上、ご報告をしておりますので、
「せっかく電話をもらったのに、誰も電話に出なくて印象が悪くなる事を避けたい」・
「とりあえず取次ぎだけしておいて欲しい」といった場合に、多くご利用頂いております。

全プラン共通 追加料金なしでここまで対応出来ます

実際の対応例でご紹介した≪外出対応≫や≪応答後転送≫は、
全てのプランの基本料金内で対応が可能です。

また、スケジュール対応も、全てのプラン内でご対応が出来ますので、
シンプルプランでご契約いただいた場合も、ご予定に合わせて対応をする事が可能です!

コール数が少ないプランでも、ご都合やご予定に合わせて柔軟に対応させて頂きますので、
現在、ご利用いただいているクライアント様からも、大変ご好評いただいております!

士業関係のお電話のお悩みは、お任せください!~CUBEが選ばれる理由~

CUBE電話代行サービスのスタッフは、様々な士業系の事務所の顔として、
お電話を日々受けておりますので、法務局をはじめ、役所や裁判所、
他の士業事務所からの伝言の聞き取りも、日常的に行なっております。

「専門用語も聞き取ってもらえるの?」というお問い合わせもよくいただくのですが、
現在、ご利用頂いているクライアント様からは「十分に内容が理解できます」や、
「詳細に聞き取ってくださって、ありがとうございました」等といった、
大変嬉しいお言葉を頂いた事もございますので、ご安心くださいませ。

また、ご年配の方やクレームのお電話、感情が高まった方からのお電話につきましても、
私たちは、お電話のお客様に対して、最大限何が出来て、
どのように対応すれば満足して頂けるかを考え、常に寄り添った対応が出来るよう、
心がけております。

また、社内外研修は全スタッフが1020時間以上、行なっており、
電話対応技術をしっかりと身に着けたスタッフが対応しております。

「実際にどんな対応をしてもらえるのか、自分で確認してみたい」という場合は、
ぜひ一度、CUBE電話代行サービスのフリーダイヤルへお電話ください!

弊社CUBEでは、実際に電話対応を行なっているスタッフが、
クライアント様とのご契約等のやり取りも行なっておりますので、
お電話をいただければ、実際の対応がどのような感じか、感じていただけると思います!
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直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております!
平日:9時~18時(月~金)
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