電話代行の導入を検討する中で、
『実際に、どのような応対をしているのか気になる…』という方は、
多くいらっしゃるかと思います。

サービス面で内容が充実していても、実際に契約してみたら、応対が悪く、
お客様からクレームが入った…ということも、稀ではありません。

電話代行を依頼するなら、応対は、もちろん高品質な方がいいですよね!

今回は、応対品質を上げるために、
普段からCUBEで心掛けていることについて、ご紹介させていただきます。

是非、最後までご一読くださいませ!

【 目次 】
①電話対応で好印象を持っていただくために
 1.声のトーン
 2.笑声(えごえ)
 3.プラスアルファの言葉
②こんな場面でも悪い印象を与えてしまわないために
 1.聞き取れない時
 2.分からない時
③イレギュラーなことが発生した場合
 ~ケース1:道に迷われている方への対応~
 ~ケース2:かけ直すと言われた場合の対応~
④CUBE電話代行サービスにてご要望に沿ったプランをご提供します
 1.プランの契約内容
 2.サービス保証制度

①電話対応で好印象を持っていただくために|高品質な電話代行の秘訣

私たちは日頃、クライアント様のスタッフの一員になった気持ちで、
お電話を取らせていただいております。

そのため、お客様の名前を聞いてお電話を転送する、
クライアント様の予定を伝えて伝言を承るだけといった“機械的な作業”ではなく、
“より良いサービス”をご提供できるよう、日々、努めております。

より良い電話対応をする上で、意識しなければいけないことは何でしょうか?
私どもが日々、心がけていることをご紹介させて頂きたいと思います。

1.声のトーン

よく、お店に入った時の「いらっしゃいませ」と言う声で、
お店の第一印象が決まることがありますよね。

同じ「いらっしゃいませ」でも、しっかりと自分に向かって言ってくれているのか、
流れ作業で言っているのか、どちらなのかは、なんとなく感じ取れます。

特に何か買うつもりがなかったとしても、
気持ちよく「いらっしゃいませ」と言ってもらえると、
『また来ようかな!』と言う気持ちになります。

逆に、流れ作業で言われたら、『もう来ないかな…』と思ってしまいます。

声のトーンが違うだけで、それだけ印象が変わってくるのです。

電話についても、同様のことが言えます。
第一声から気持ちよく「お電話ありがとうございます!」とお伝えするだけで、
お電話いただいた方へ与える印象が、かなり良くなります。

2.笑声(えごえ)

私どもは、お電話をお取りした時、クライアント様の社名を名乗る第一声から、
良い印象を持っていただけるように、笑声(えごえ)での応対を行なっています。

『笑声(えごえ)』とは、文字通り「笑顔の声」です。

声だけで、笑顔が伝わるような対応を日々、心掛けております。

3.プラスアルファの言葉

私たちは、クライアント様にご指示を頂いた内容に沿って電話対応を行なっております。

しかし、全てのお電話でマニュアル通り、同じようにお話しするのではなく、
折り返しのお電話を頂いた方には「折り返しのご連絡ありがとうございます」
アポイントに遅れるというご連絡には「お気をつけてお越しくださいませ」など、
お客様に応じて、臨機応変な応対が出来るように心がけております。

ちょっとしたことでもお話をお聞きし、一言添えることで、
お電話いただいた方に与える印象が柔らかくなり、
気持ちよくお話しいただくことが出来ると思っております。

電話は、声だけのコミュニケーションです。

声だけで好印象を持っていただくためには、
普段、会ってお話しする時の何倍も明るくお話しする必要があります。

普段の何倍も明るく「お電話ありがとうございます!」と言うだけで、
雰囲気が華やかになり、印象が良くなるのです。

②こんな場面でも悪い印象を与えてしまわないために|高品質な電話代行の秘訣

聞き取りには十分に注意を払い応対を行なっておりますが、
お話しいただいている内容が、どうしても聞き取れない場合や、
分からないという場合がございます。

そういった時、どのように対応させていただいているかをご紹介させて頂きます。

1.聞き取れない時

しっかりとお客様のお話に耳を傾けていても、どうしても聞き取れない場面もあります。

そんな時は、
「私のメモが追いついておりませんでして、
 恐れ入りますが、もう一度、お伺いしてもいいでしょうか」

「お電話が遠いようでして、もう一度、お伺いできますでしょうか」など、
お客様に決して失礼な言い方にならないように注意しながら、再度お伺いし、
クライアント様に正確な内容をご報告出来るよう、努めております。

2.分からない時

CUBE電話代行サービスでは、クライアント様に簡単なQ&Aをご用意いただき、
そちらを参考にお問い合わせのお電話に回答させていただくことも可能です。
(※スタンダードプランから対応可能です。)

しかし、電話対応をさせていただく中で、ご指示いただいている内容以外のことで、
商品の詳細や専門的な内容について質問された場合は、
お電話を転送、もしくは、折返し対応をさせていただくこととなります。

そうなりますと、「聞きたいことがあって電話したのに、
どうしてあなたでは分からないの?」とお客様にご不満に思われるケースもございます。

その場合は、お客様に不信感を抱かせないために、
単に「私ではわかりません」とお伝えするのではなく、
以下のような伝え方で、折返しのお電話をさせていただく旨をお伝えいたします。

「只今、受付でお電話をお取りしておりますので、
 担当部署の詳しい担当者から折り返しご連絡をさせていただきます。」

「そちらの件の担当者が只今、外出しておりますので、
 折り返しご連絡をさせていただいてもよろしいでしょうか。」

このように、状況とご対応をご説明することで、
少しでも、不満を和らげることが出来るのではないかと存じます。

③イレギュラーなことが発生した場合|高品質な電話代行の秘訣

通常は、ご指示頂いた内容を基に応対を行なっていますが、
稀にイレギュラーなことが発生し、ご指示頂いた内容以外の対応を求められることもあります。

では、イレギュラーなことが発生した場合は、どのように対応しているのでしょうか?

実際にあったイレギュラーな対応について、
どのように対応させていただいているかをご紹介させていただきます。
  

~ケース1:道に迷われている方への対応~

よくあるのが、打合せや相談、面談などで、
「今、そちらに向かっていますが、道に迷っている」というお電話です。

このような場合は、まずは、ご指示いただいている道順をご説明させていただきます。
それでも分からないといった場合は、グーグルマップを確認し、
ご案内をさせていただきます。

ご案内をさせていただいた上で、やはり分からないという場合は、
折返しの対応をさせていただきます。

時間が迫っているようであれば、場合によっては、緊急と判断し、
ご登録の契約者様へお電話でコールを行ない、
お電話を転送させていただくといった対応も行なっております。(※)
※内線感覚でお電話をお繋ぎする応答後転送というサービスです。
 全プランで対応が可能です。
(弊社から担当者様への通話料は実費で発生いたしますので、予めご了承くださいませ。)

~ケース2:かけ直すと言われた場合の対応~

お電話いただく方の中には、「仕事中なので折返しお電話頂いても出られない」、
「発信専用番号からかけているので、折返しお電話を頂けない」など、
様々な理由で、折返しにご納得いただけない場合がございます。

その場合で、「かけ直します」と言われたら、
「再度、お電話頂いた際にご連絡いただいた内容について回答が出来るよう、
 可能でしたら、確認させていただきます。」とお伝えし、
ご報告の際に契約者様へ確認を行なわせていただきます。

その上で、ご指示を頂きましたら、再度お電話いただいた際に回答をさせていただきます。

もちろん、「指定の電話番号にかけ直すように伝えてほしい」、
「この方のみ転送してほしい」など、対応についてご指示いただきましたら、
ご指示通りに対応させていただくことが可能です。

CUBE電話代行サービスでは、
どのような場合でも、臨機応変な対応ができるよう、心掛けております。

日々、受電する中で、イレギュラーな対応は、やはり発生するものです。

発生した際に、どのように対応させていただくか、
いかにして、一番いい方法で対応が出来るかを考えて、応対させていただいております。

④CUBE電話代行サービスにてご要望に沿ったプランをご提供します|高品質な電話代行の秘訣

1.プランの契約内容

ご契約いただく会社様によって、電話の状況や対応の希望は、実に様々です。

基本プランとして、シンプルプランとスタンダードプランをご用意しておりますが、
そのプランに付随して、ご要望をお伺いさせていただいた上で、
ご指示内容を登録させていただくことで、
個々の会社様に合ったオリジナルの内容でのご契約が可能です。

HP記載の内容については、もちろん対応させていただきますが、
「こんな対応できるのかな?」、「こんな対応してほしい」といったことは、
ご利用いただく中で、出てくるかと存じます。

すべてが対応出来るかについてはお約束できかねますが、
出来る限りご要望に沿えるよう、より最適な方法をご提案させていただきます。

■電話代行シンプルプラン
シンプルプランの詳細はこちら

■電話代行 スタンダードプラン
スタンダードプランの詳細はこちら

お電話の月コール数が100回より大幅に多くなる場合や、
ご提示しているプランには無い対応をしてほしいというご要望がございましたら、
別途お見積りでさせていただきます。

ご要望をお聞かせいただければ、ご希望に応じたプランをカスタマイズさせていただき、
専用のプランを作成いたします。

専用プランのお見積りは、お電話にてご相談ください!
お電話でのお問い合わせは、直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております!
平日:9時~18時(月~金)

2.サービス保証制度

CUBE電話代行サービスでは、1ヶ月間使っていただき、
満足頂けなかったという場合、お振込いただいた費用(初期登録料・会費・保証金)を、
全額ご返金させていただく『サービス保証制度』をご用意しております。

サービス面に自信を持っているからこそ、まずは、ご利用をいただいて、
お確かめいただきたいからこそ、ご用意しております制度でございます。

電話代行の導入を検討されている場合、ぜひ一度、実際にご利用いただき、
CUBE電話代行サービスの電話応対をお試しいただければと思います!

サービス保証制度の詳細は、こちら

さて、いかがでしたでしょうか!

CUBE電話代行サービスの対応について、少しでも良い印象を持っていただけたのであれば、
非常に喜ばしいことでございます。

「実際に、どんな感じで対応しているの?」と疑問に思われるようであれば、
是非、お電話にてお問合せくださいませ!

弊社では、契約を担当するスタッフが電話対応スタッフも兼ねていますので、
お電話いただけましたら、どのように対応させていただいているかをご確認いただけます。

CUBE電話代行サービスの応対を、是非とも、ご自身でお確かめくださいませ。

今回、ご紹介させていただいた以外にも、
疑問点・分からないこと等ございましたら、お気軽にお問合せくださいませ。

CUBE電話代行サービスのHPからメール、又は、お電話にてお伺いさせていただきます。
電話代行のお見積りも、もちろん無料で承っております!

メールでのお問い合わせ・ご相談は、こちら
お見積りは、こちら
お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております!
平日:9時~18時(月~金)