先日、人からですが興味深い事を聞きました。
「どこの国でも『Why』を聞かれるのは相手を追い詰める」だそうです。
なぜそれをしたのか、なぜ選んだのか、なぜそういう行動をしたのかと、理由を尋ねるのは相手に身構えさせてしまうのだそうです。
理由をはっきりしないと分からないとは言いますが、特に上司が部下になぜを聞くのはよくないとその人は言いました。なぜと聞くことで、相手を萎縮させてしまうからだそうです。

そうは言っても理由を聞かないと進まない事もあるかと思います。また、理由のない行動というのも納得しづらいですし、ビジネスの場に置いてはやはり根拠なりなんなりのWhyを聞きたいところではあります。私自身としても、理由も分からないまま理不尽な事を言われたり、作業を任されても納得しづらかったりすると思います。

私共のようなお電話ですと、相手の方になぜお電話をされたのかご用件をお伺いすることがよくございます。営業のお電話かそうでないかを判断するためだったり、ご契約者様方が折り返しのお電話をスムーズにする為だったりといくつかの理由がございます。
但し、そういったご用件をお伺いすることは前述のようになぜ電話をしてきたのかという「なぜ」を尋ねる事になります。その為、相手に身構えさせてしまうということにもなりますので、お聞きする際には言葉づかいに気をつけるようにしております。
「恐れ入りますが」や「失礼ですが」と言ったクッション言葉を使う事ももちろんですが、「担当者にお伝えしておきますので」や「確認してから折り返すようにしますので」と言った、お伺いする理由を述べると、相手の方も尋ねられている理由がわかって話しやすくなるかと存じます。
例えば、突然「どのようなご用件でしょうか」と言われるのと「担当者に申し伝えますので、ご用件をお聞かせいただけますでしょうか」と言われるのでは、聞かれた方も感じ方が異なると思います。
理由もなくお聞きする事ではありませんが、言葉にしないとその理由が相手方にはわからないので、先にお伝えすることで相手方に安心していただけます。
お聞き取りする事は同じことなので、出来るだけお電話口の方に印象よくお電話を置いていただく為に、話し方に十分な配慮が出来るように常日頃心掛けていきたいところです。