電話対応をアウトソーシング？CUBE電話代行サービスで出来ること

本日も、CUBE電話代行サービスのスタッフブログをご覧いただきまして、
誠にありがとうございます。

『電話代行サービス』というと、不在時の取次ぎしか出来ないと思っていませんか？

もちろん、そういったご利用方法もございますが、
使い方によっては、電話業務をアウトソーシングし、
業務効率化に大きく役立てていただくことも可能でございます。

そこで本日は、CUBE電話代行サービスで出来ることを、
実際の活用事例を交えて、ご紹介させていただきたいと思います！

【 目次 】
≪そもそも『電話代行』って？？≫
①『電話代行』ってどういうサービス？
②『電話代行』を使うにはどうすれば良いの？？
③電話番号を持っていない場合はどうすれば良い？？

≪CUBEの電話代行プラン≫
①シンプルプラン：コンパクトな簡易応対プラン
②スタンダードプラン：用件別振り分けやQ＆A対応も可能なプラン
【Q＆A対応について】
【用件の聞き取りとは？？】
　a.ネットショップの場合
　b.士業事務所（弁護士、税理士、行政書士等）の場合
　c.製造業・販売業の場合
　d.求人応募の場合
③受付代行サービス/ WEB受付代行サービス：注文や予約の受付も可能なプラン
【実際の受付内容】
　a.注文受付
　b.購入後の問合せ
　c.予約受付

≪こんなことも出来る？ CUBEで出来ること～番外編～≫
①営業電話の対応もお任せください！
②クレームの一次受付もお任せください！
③ご担当者様のご予定に合わせて対応します！

≪そもそも『電話代行サービス』って？？≫

①『電話代行』ってどういうサービス？

『電話代行』とは、お電話の転送機能を利用して、代行業者のスタッフが、
貴社のスタッフとして代わりにお電話の対応をさせていただくサービスのことを指します。
電話対応をアウトソーシング（外注）するメリットは？ デメリットや注意点も解説

②『電話代行』を使うにはどうすれば良いの？？

貴社でお持ちのお電話番号宛てにかかってきたお電話を弊社でお取りするためには、
お電話の『転送機能』が必須になります。

転送機能については、ご契約中の電話会社へお問い合わせいただくか、
インターネットからお申込みいただければ、数日でご利用が可能です。

電話会社の局内工事のみで、特に必要な機材等はございませんのでご安心くださいませ。

③電話番号を持っていない場合は、どうすれば良い？？

「そもそも自社で電話番号を持っていない…」という場合も、
CUBE電話代行サービスにお任せください！

弊社では、電話代行プランと併せて、お電話番号の貸し出しも承っております。

事前に弊社での簡単な審査はございますが、03-・06-・050-番号のほか、
0120-のフリーダイヤル番号のご用意も可能です。

今までは担当の携帯電話でやり取りしていたけど、新たに電話窓口を設けたい…等と、
お考えの場合は、是非一度、ご相談くださいませ！

※弊社サービス解約後のお電話番号の譲渡は致しかねますので、予めご了承ください。

≪CUBEの電話代行プラン≫

①シンプルプラン：コンパクトな簡易応対プラン

シンプルプランは、CUBEで最もリーズナブルなプランです。

簡易的な応対プランではございますが、一般的な外出応対だけでなく、
応答後転送というサービスも、オプション料金不要でご利用いただくことが出来ます。

応答後転送とは、お客様からのお電話を内線感覚で貴社のご担当者様へお繋ぎ出来る、
取次転送のことで、タイムリーな対応が可能になるため、大変ご好評を頂いております。

■実際の応対の流れをご紹介いたしますと…

≪ 外出応対の場合 ≫
CUBE：「お電話ありがとうございます。〇〇法律事務所でございます。」

お取引先：「△△事務所の□□です。〇〇先生はいらっしゃいますか？」

CUBE：「申し訳ございません。只今、○○は外出中ですので、事務所に戻り次第、
　　　　折り返しお電話をさせていただいてもよろしいでしょうか。」

お取引先：「分かりました。では000-0000-0000まで折り返しお電話下さい。」

CUBE：「かしこまりました。○○へ申し伝えます。」

終話後は、お聞取りした【社名・お名前・電話番号】をメールやお電話等で、
ご担当者様へご報告させていただきます。

≪ 応答後転送の場合 ≫
CUBE：「お電話ありがとうございます。〇〇法律事務所でございます。」

お取引先：「△△裁判所、裁判官の□□です。〇〇先生はいらっしゃいますか？」

CUBE：「確認いたしますので、少々お待ちくださいませ。」
　　　　　　　　↓　　↓
（保留にし、ご契約者様へコールします）
　　　　　　　　↓　　↓
ご担当者様：「はい、○○です。」

CUBE：「お疲れ様です、CUBEです。
　　　　只今、△△裁判所、裁判官の□□様よりお電話ですが、
　　　　お繋ぎしてもよろしいでしょうか。」

ご担当者様：「わかりました、お願いします。」
　　　　　　　　↓　　↓
　　　　　　　（転送完了）

転送完了後は、そのままお取引先の方とお話いただくことが出来ます。

もし、転送コールさせて頂いた際、ご担当者様がお電話に出られない状況であった場合や、
「5分後に折返すと伝えてください。」等とご指示をいただいた場合は、
お客様との会話に戻り、折り返し対応をさせていただきます。

例えば、法律事務所様の場合、一部裁判所からのお問い合わせや、
裁判官・弁護士会・法テラス・検察官からのお電話は『応答後転送』といった、
ご指示をいただいている事務所様もございます。

②スタンダードプラン：用件別振り分けやQ＆A対応も可能なプラン

スタンダードプランは、シンプルプランでの応対に加え、
詳細なご用件のお聴き取りや、簡単なQ&A対応等も可能なプランです。

また、プラン内で10名様までのご連絡先登録が可能でございますので、
ご用件やご担当者様に応じて、ご報告先を振り分けることも出来ます。

シンプルプランと比べ、幅広い対応が可能なプランですので、
「こういった対応も出来る？」等のご相談も、随時、承っております。

≪ Q＆A対応について ≫

よくあるご質問や、簡単な問合せ内容を一問一答形式のQ＆Aにおまとめいただけましたら、
CUBEでお答えし、終話後に受電内容をご報告いたします。

今回は、CUBE電話代行サービスでも多くご利用いただいている、
不動産会社様の対応例を一部ご紹介いたします。

お取引先：「〇〇不動産です。（物件名）は、現在も募集中でしょうか？」

CUBE：「はい。（物件名）は、現在、募集中です。」
　　　（又は、「申し訳ございません。募集は終了しました。」）

※募集中の場合※
　　　↓↓
お取引先：「内見は可能ですか？」

CUBE：「可能です。ご希望日を担当者へ申し伝え、折り返しお電話させて頂きます。」

お取引先：「（物件名）の資料はいただけますか？」

CUBE：「○○のサイトへ掲載しております。
　　　　恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。」

Q＆Aにご記載いただいた内容で対応できるご質問であれば、
上記のように弊社スタッフで回答いたします。

また、その他のご質問や不明点等がある際は、
折り返しや応答後転送にて、ご対応させていただく流れとなります。

≪ ご用件の聞き取りとは？ ≫

【社名・お名前・電話番号】の他、ご用件やご希望の項目をお客様へお聞取りし、
ご担当者様へご報告させていただくことが可能です。
※お聞き取りする項目や内容によっては別途オプション対応となる場合もございます。

弊社でお受けしている様々な業種でのお聞き取り項目を、ご紹介させていただきます。

a.ネットショップを運営されている会社様へのお問合せの場合

【購入者様のお名前(フルネーム)・商品名・注文サイト・電話番号・ご用件】を聞いてほしい。

b.士業事務所（弁護士・税理士・行政書士等）へ相談希望のお電話が入った場合

【お名前・電話番号・相談希望日時・簡単な相談内容(離婚・相続・労働・交通事故など)】を聞いてほしい。

c.製造業や販売業を行なっている会社様へお問合せの場合

【社名・お名前・電話番号・会社の所在地(都道府県)・ご用件】を聞いてほしい。

d.求人応募のお電話が入った場合

【お名前・年齢・お住いの都道府県・電話番号】を聞いてほしい。

など、一部ではございますが、上記のようなお問合せがございましたら、
必要項目をお聞取りした上で折り返し対応とさせていただき、
各ご担当者様へご報告させて頂きます。

③受付代行サービス／WEB受付代行サービス：注文や予約の受付も可能なプラン

受付代行サービス・WEB受付代行サービスは、
通販事業やネットショップ等のお問い合わせ窓口としてご利用いただけるプランで、
ご注文の受付や、お問い合わせへの対応を承っております。

また、ご注文だけでなく、貴社と弊社の間でエクセルファイルを共有し、
ご予約を受け付けるといった対応も可能です。

この2つのプランの違いは、『WEBの閲覧が必要かどうか』でございます。

貴社HPを閲覧してのお問い合わせへの対応や、ご注文のお電話があった際、
お客様の代わりに、オンラインショップへ情報を入力するといった対応をご希望の場合は、
WEB受付代行サービスにて対応させていただきます。

≪ 受付内容例 ≫

a.ネットショップ様宛のご注文のお電話の場合

・商品名
・色・サイズ等
・個数
・お名前(フルネーム・漢字)
・お電話番号
・ご住所
・お届け希望日・希望時間
・支払い方法

上記内容をお聞き取りし、ご報告いたします。
WEB受付代行サービスでは、貴社のサイトに沿って、上記内容を代行入力いたします。

b.商品ご購入後のお問合せの場合

・購入商品/注文番号
・購入者名
・登録電話番号
・購入サイト
・お問い合わせ内容（返品希望、住所変更等）

上記内容をお聞き取りし、お問い合わせ内容によっては、
事前にいただいているマニュアルを拝見して回答したり、
追加でお聴き取りをしたりといった対応も可能でございます。

WEB受付代行サービスでは、貴社サイトの「よくある質問」のページを拝見し、
回答させていただくことも出来ます。

c.ご予約受付の場合

・お名前(フルネーム)
・希望日時
・電話番号
・相談概要（離婚の件、相続の件など）

ご共有いただいているエクセルファイルを確認し、空きがあるか等を確認の上、
ご予約を受付いたします。

終話後に、お聴き取り内容と、受付内容を追記したエクセルファイルを、
メールに添付してお送りいたします。

※受付代行サービス・WEB受付代行サービスにつきましては、
　月々のプラン料金とは別に、お電話毎に１件当たりの応対料を頂戴しております。
　応対料はお見積りとさせていただいておりますので、詳細はお問い合わせください。

≪こんなこともできる？ CUBEで出来ること～番外編～≫

①営業電話の対応もお任せください！

日々、受電対応をさせていただく中で、営業のお電話も多くございます。

例えば、「当社のサービスをご案内させていただきたいです。」や、
「求人のご紹介です。人事や採用の担当者様はいらっしゃいますか？」といったものです。

弊社では、明らかに営業電話と判断できるお電話は、お断りすることが可能です。

また、ご希望がございましたら、
「担当者へ申し伝え、必要な場合はこちらからご連絡します。」等と、
ご案内させていただくことも可能です。

「営業電話の対応に困っている…」という場合にも、是非、ご検討くださいませ！

②クレームの一次受付もお任せください！

CUBEでは、全てのプランでクレームの一次受付を承っております。

貴社のご担当者様の代わりにご状況をお伺いし、ご報告させていただきます。
お話をされるだけでご納得される方もいらっしゃいますが、
ご納得いただけない場合や、責任者と話したい等と仰った場合には、
折返しや応答後転送でのご対応をお願いしておりますので、何卒ご了承くださいませ。

③ご担当者様のご予定に合わせて対応します！

例えば、「〇〇時まで外出のため、戻り次第、折り返すと伝えてください。」という風に、
事前にご指示をいただけましたら、お電話があった際にご案内いたします。

「今日は、出張ですぐに折返しが出来ない」や、
「しばらく休暇のため、別担当からの折り返しを案内してほしい」等、
イレギュラーな対応が必要な場合でも、ご担当者様のご状況をお伝えすることで、
お客様や取引先の方の安心にもつながるため、大変ご好評いただいております！

いかがでしたでしょうか？

今回は、『CUBE電話代行サービスで出来ること』について、ご紹介させて頂きました。
電話代行サービスのご利用をご検討中の方々へ、ご参考になれば幸いでございます。

実際の応対やプラン内容について、ご不明点や気になる点がございましたら、
お気軽にお問合せくださいませ！

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