こんにちは。まだまだ日差しの強い日々が続いていますが、みなさまいかがお過ごしでしょうか。
私は、毎日溶けそうになりながら通勤しております。
さて、最近の私の悩みになりますが、私自身が上司へ報告する際の方法に悩んでいます。事前に報告する内容を頭の中で整理していますが、口に出している途中から結局自分は何が言いたいのかがわからなくなってしまう、ということがあります。報告がもっとスムーズにできると、その他の作業や受電する時間をより有効的に活用できると思い、報告の方法についていろいろと調べてみました。
調べていく中で良いなと思う方法がありましたので、ご紹介させていただきます。
まず、報告をする際は結論から話し、その後に原因と経過を話すと良いそうです。社会人にとっては当然のことですが、私の場合、いざ上司に報告するとなると緊張感が強まり焦ってしまうことが何が言いたいのかわからなくなる原因だと思われます。
さらに、相手の方から聞かれそうなことを推測するとより自分の心に余裕ができ、緊張を妨げることができるのではないかと思います。私に不足しているのはまさにこの点だと思いました。今後はこの点に加え、話が長くならないよう、できるだけ手短に話すことも意識していきたいと思っております。
また、報告をする際、根拠や理由を複数挙げることも大切だそうです。
さらに、「あの件どうなった?」と聞かれる前に報告することや、締め切りや予定時間よりも遅くなりそうな時は中間報告することも大切だそうです。もちろん、どれも基本的なことではありますが、意識し、実行し、自分の中で習慣づけることが何よりも大切だと改めて思いました。
私は入社してようやく4ヶ月が経過しようとしています。業務にはまだまだ慣れないことが多く、周囲の先輩方や上司にご迷惑をおかけしておりますが、1日でも早く業務に慣れたいと思っております。
そして、今は自分の業務や上司や先輩からご指示いただいた仕事をこなすことに精一杯ですが、今後はより周りを見て自主的に行動に移すことのできる人になりたいです。
まずは、自分ができることから始め、気遣いのできる社会人を目指します。今後も定期的にしっかりと自分の改善点を見つめ直し、皆様にとってよりご満足いただけるような電話代行を務めることができるよう、精一杯努力してまいります。
