私たちの業務では、用件をきちんと聞き取りクライアント様へ報告する事はもちろん大切ですが、わたしの場合は、その前に基本的な【名前の聞き取りを誤らない】という事を大切にしています。いくらきちんと用件を聞き取りご報告出来ていたとしても、クライアント様にとって大切なお客様のお名前を誤って報告してしまうのでは、トラブルの元になってしまいますので、そういった事が起きない様に、受電の際にはまず初めにお名前(社名)の復唱確認を徹底しています。また日々実感しているのは本当に苗字の種類が多く複雑であるという事です。最近、外国から来た友人に日本の苗字は種類が多くて難しいと言われたばかりでしたので、妙に納得してしまいました。そういった点からも、濁点を付ける・付けない等で変わってきますので、注意深く聞き取りを行っています。またクライアント様によっては漢字での聞き取りを希望されている場合もございますので、お客様のお名前を確認する際には、同じ読みで形の異なる漢字の中から正しい表記を確認し、誤りがない様にご報告しております。
しかしながら受電した際に、社名やお名前をお伝え頂いても、お客様の周囲の状況や電波の状況によってはお声が切れてしまうなど、聞き取りが難しい場合もあります。そういった場合は失礼にならない様に心掛けながら「恐れ入りますが(お電話のお声が遠い様ですので)再度、御社名(お名前)をお伺いできますでしょうか」と確認の徹底をしております。
また、お電話頂く方の中にはご自身の希望の対応も定まっておらずどうしたら良いのか焦っている方や、ご立腹の様子の方など様々な状況の中でお電話を掛けて来られますので、当たり前の事ですが、お話しをされる際の声のボリュームやスピードも誰一人同じ方はいらっしゃいません。状況によっては、お電話の最初にお名前や社名を仰らない場合もございますので、その様な場合は初めにお客様のご用件を全て伺い、状況の確認を行ってから対応を確認し、改めてお名前やご連絡先等の情報を聞くという順番に変更する必要がある場合もございます。また弊社ではクライアント様からのご希望やご指示のない限り、お電話を下さった方のお名前はひらがなでのご報告をさせて頂いております。こうした事により、未確認の漢字表記での報告も防ぐ事が可能になり、濁点や半濁点の有無も出来るだけ誤らずにご報告出来る様になります。
今後もクライアント様へのご報告を簡潔かつ迅速に完了出来る様に努力致しますので、どうぞ宜しくお願い致します。
