いつもビジネスキューブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。弊社CUBE電話代行サービスでは、大変ありがたいことに、個人事業主様から大手企業様、司法関係から製造・建設業様、医療関係の会社様など幅広く様々なお客様にご利用いただいております。
本日はそのなかで、行政書士様をピックアップし、当社のご紹介およびおすすめのご利用方法をご提案いたします。ぜひご参考にしてくださいませ!

【目次】
『行政書士に英語は必要?』
①英語を必要とする行政書士様は多数!
②電話受付のための人材を雇用するのは大変…
③CUBEのご提案!

『CUBE電話代行サービスってどんなお仕事?』
①電話代行サービスとは、どういうサービス?
②どんな人が働いているの?
③専門用語にも対応できる?

『サービスの流れをご紹介します!』
①電話対応の内容
②どうやって報告をくれるの?


『行政書士に英語は必要?』

①英語を必要とする行政書士様は多数!

 官公署に提出する書類、権利義務に関する書類、事実証明に関する書類の作成・手続きをしてくださる行政書士様。遺産分割協議書や飲食店の営業許可、会計帳簿などでお世話になる可能性があるかもしれません。
 また上記だけではなく、外国人雇用や外国人残留資格申請、帰化申請なども行政書士様のお仕事です。日本で就労を目指す方、日本に滞在したい方、帰化を希望する方など、日本語よりも英語が得意な方々からご相談のお電話が入ることは珍しいことではございません。 
 したがって、英語を必要とする行政書士様は多数おられることが分かります。

②電話受付のための人材を雇用するのは大変…

 当社でご契約いただいております行政書士の方々は、個人や少人数で行政書士業を展開されておられることが多いです。そのなかでよくあるご要望は、「自分で抱えられる分だけの案件をしたい!ただ、新規のチャンスは逃したくない!」というお声です。
 事務要員を一人雇用する場合、相場で約17万円~/月の人件費が発生します。行政書士の業務自体は自分ひとりでできるが、常時対応できる新規の窓口となる電話受付要員だけいてほしいとなると、この人件費を高いと感じる方は少なくないのではないでしょうか。
 さらに、英語に対応できる人材を確保することも容易ではございません。仮に英語での対応を目的とし、外国人を雇用した場合、日本語の壁にぶつかる可能性もあります。行政書士様のもとにかかってくるお電話は、英語だけではなく日本語のお電話も多くありますので、両方に対応できる人材が求められます。
 そして、英語・日本語をともに話せる人の募集をかけるにも求人コストが発生しますので、人材雇用とは、コストも時間もかかり大変だと感じる方も多いのではないでしょうか。

③CUBEのご提案!

 そこで、CUBE電話代行サービスをご提案させていただきます!当社は日本語の電話代行だけではなく、英語でのプランもご用意しております。お客様のもとに毎月かかってくるコール数と照らし合わせながら、プランの内容や料金体系をご覧くださいませ。

プランの詳細案内は、こちら

そして、当社のご紹介を踏まえて、おすすめのご利用方法をご案内いたします!

『CUBE電話代行サービスってどんなお仕事?』

①電話代行サービスとは、どういうサービス?

 当社スタッフが、御社名を名乗り、代わりにお電話を受けてご対応させていただくサービスです。当社スタッフに関して、御社の事務員、電話受付担当などと設定することも可能ですし、そのまま「委託を受けお電話をお受けしております」とお電話口の方にお伝えすることも可能です。お客様のご希望に沿って対応をしております。

②どんな人が働いているの?

 既述の通り、行政書士様のもとにかかってくるお電話は日本語だけではなく、英語もあります。そこで気になるのは、当社における英語対応スタッフについてではないでしょうか。
 当社では、全員日本人が英語にてご対応しております。したがって、日本語と英語を臨機応変に切り替えて、お電話口の方が伝えたいことをしっかりとお聞き取りすることが可能です。
 対応スタッフの英語の実績ですが、採用面接の段階で、当社で長年経験を積んだリーダーが実際の英語の入電を模して英会話のテストを実施し、そこでクリアしたスタッフが晴れて採用となりますので、一定の英語力が保証されております。
 また、当社では中途採用を実施しておりますので、様々な経歴を持ったスタッフが在籍しております。ホテル業、航空関係など日常的に英語を活用していたスタッフが電話応対を行っておりますので、安心してお任せいただけます。

②専門用語にも対応できる?

 行政書士様のお仕事内容には、専門的で聞きなれない言葉もたくさん出てきます。しかし、当社の英語受電グループでは、現在約10数社の行政書士様の対応をお任せいただいており、専門用語にも比較的慣れているため、スムーズに対応させていただけます。
また、事前に共有いただいた行政書士様特有の英単語は対応スタッフ全員がすぐに確認できるように、システム上で工夫をしております。
現在控えている単語の一部をご紹介します。

【a spouse visa】⇒配偶者(結婚)ビザ
【long term resident visa】⇒定住者ビザ
【working visa/work visa】⇒就労ビザ
【illegal stay/illegal overstaying】⇒不法滞在
【make an application to the authorities for a visa】⇒ビザの申請をする

 ご契約いただいております行政書士様にも、お電話口の方にも安心いただけるサービスを提供できるよう、まだまだ工夫し邁進してまいります!

『サービスの流れをご紹介します!』

①電話対応の内容

 それでは、ここからは実際ご利用いただいている行政書士事務所様の応対をご紹介させていただきます。
今回は行政書士事務所対応の一例として、『VISA取得希望の初めてのお問合せ』を想定して紹介させていただきますので、会話の流れ全体を通して、具体的なイメージをつかんでいただけたらと思います。

【応対例】

CUBE: Thank you for calling. This is OOOOO(事務所名).

A : Hello. Can you speak English?

CUBE: Yes, I can speak English. How can I help you?

A : I want to get a spouse visa. I don’t know the procedure.
Can you help me out with that?

CUBE: Yes, I’ll be happy to assist you, but I’m afraid that the person who handle that is out of office right now. I’ll have them call you back.
 May I ask your name and phone number please?

A : Mariel Garcia, and my phone number is 090-xxxx-xxxx.

CUBE: Could you spell your name, please? ※スペル確認が必要な場合はお尋ねします。

A : M as in map, A as in apple, R as in Roma, I as in island, E as in English, L as in London, G as in German, A is in apple ,R as in Rome ,C as in cat, I as in island, A as in apple.

CUBE: Thank you so much.
Let me repeat your phone number, 090-xxxx-xxxx. Is that correct?

A : That’s correct.

CUBE: Thank you. I’ll make sure they get back to you.

A : Thank you. Bye.
 
CUBE : You’re welcome. Thank you for calling.

一般的な会話の流れとしては、このように終話しその後迅速にご報告いたします。

今回は新規でお問合せの方のイメージでの応対ダイアログをご紹介いたしましたが、
既に対応されている方からも、「担当の〇〇さん、いらっしゃいますか。」というシンプルな問合せから、VISAの要件や申請の状況など詳細のお問合せをいただく場合もございます。
こういった込み入ったお話しの場合も、『折返し対応』はもちろんのこと、当社での回答をご希望でございましたら、事前に回答内容を共有いただくことでお問合せの回答も対応いたします。

また、通常対応を『外出対応』のうえメール報告とし、『新規の問合せのみ』転送/〇月〇日は、「△△様からの入電のみ」転送、など内線感覚でお繋ぎが出来る応答後転送を部分的に使い分けて、ご予定やお取引状況に応じて臨機応変にご利用いただけます。

 お問合せの方に事前に聞いておいてほしい内容がある場合は、ご要望に沿ってお聞取りするなど、対応方法をカスタマイズすることも可能です。
事前にご質問・お見積りなどお問合せも承っております。「こんなことは出来る?」「これを聞取ってほしいのだけど、概算見積だけほしい。」などあれば、お気軽に専用フォームからお問合せくださいませ。

②どうやって報告をくれるの?

報告は【メール/電話/LINE/Chatwork/Slack/Teams】にて対応しており、ご希望のご連絡方法を選択いただけます。
因みに先ほどの応対例をメール報告形式でご紹介すると以下のようになります。

【報告メール例】
―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
応対日時:2022/〇/〇(月)12:34
応対者:□□(受電者)
連絡:未連絡
相手先社名:(空欄)※注1
相手先氏名:Mariel Garcia:マリエル ガルシア(女性)※注2
用件:
配偶者ビザを取得したいのですが、手続きについて伺いたいです。
折返しお電話ください。
よろしくお願いします。

【電話番号】090-xxxx-xxxx

CUBE:※注3
英語話者の方からのお電話でした。
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
※注1(相手先社名):社名がある場合は、こちらに記載いたします。
※注2(相手先氏名):スペル確認不要の場合は、お聞取りしたカタカナ名にてご報告いたします。
※注3(CUBE):会話以外の補足事項をこちらに記載いたします。(ご立腹のご様子でした。など話者の状況を補足記載することもございます。)

 基本的には、英語での入電であってもご報告は日本語でご報告させていただいております。
短い内容であれば2,3分~5分程度で、長い内容であっても15分ほどでご報告させていただいております。入電からご報告まで大きなタイムラグもございませんのでご安心くださいませ!

 今回は『行政書士編』というテーマで、行政書士のお客様にご利用いただくニーズや、実際の対応などをご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
事務員さんを雇おうか迷っていた、、、
自分だけでは対応も大変だし導入を検討していたけど…どんな対応してくれるのか明確なイメージが沸いていなかった、、、など、こちらのブログをご覧いただいている方のご状況や電話に関するお悩みもそれぞれだと思います。
少しでも興味を持っていただけましたら、1本1本のお電話を笑声で対応させていただきます『CUBE電話代行サービス』へご用命くださいませ。


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