いつもビジネスキューブログをご覧いただきまして、ありがとうございます。

CUBE電話代行サービスは、様々な業種の方にご利用頂いており、このブログでもいくつかの業種のご利用事例をご紹介致しましたが、今回は保育事業を運営されている法人の活用事例と併せて、CUBE電話代行サービスについてご紹介させて頂きます。

【 目次 】
保育事業を運営されている法人の活用事例
 ①保護者様から入園前のお問合せと応対例
 ②公的機関などからお問合せと応対例
 ③求人へのお問合せと応対例
おすすめのプランと特徴について
 ①Q&Aの活用方法について
 ②連絡先登録について
 ③複数同時送信メールについて
CUBE電話代行サービスの応対について
 外出対応と応答後転送について
よく頂くご質問~『○○な対応はできますか』~
CUBEをご利用中のお悩みは“ホットライン”へお問い合わせください
まとめ

保育事業を運営されている法人の活用事例

実際に保育事業所様宛の受電をしておりますと、保護者様や市役所などの公的機関の方、ホームページや求人サイトをご覧頂き、求人応募されたい方からお電話を頂くことがございます。

①保護者様から入園前のお問合せと応対例

ご入園を検討されている保護者の方より、園見学の予約方法についてお問合せを頂いた場合、お名前・お電話番号をお伺いの上、クライアント様よりご要望頂いた聞き取り項目(どの園への見学ご希望なのか・ご希望日時など)を聞き取りさせて頂きます。

中には『来月の上旬くらいに、一時保育をお願いしたいです。』とお問合せ頂くこともございます。

その際にも、事前にご指定頂いた聞き取り項目をお伺いの上、折り返しをご案内させて頂いております。

なお“園ご利用時のご注意事項”等がございましたら、終話前に保護者様へお伝えすることも可能でございます。

②公的機関などからお問合せと応対例

市役所などの公的機関より、園児様個別のお手続きの進捗確認や、施設または従業員様の件でご連絡を頂くことがございます。

例えば、園児様の件でのお問合せを頂いた際は、園児様のフルネームやご入園月とご用件など、事前にご指定頂いた内容をお伺いし、折り返しをご案内致します。

また折り返しをご案内した際に『役所の外線は17時まで受け付けとなっております。』と、仰っていただくこともございます。

その際はCUBEからお送りするご報告メールに“役所の外線は17時までの受付となりますので、なるべく17時までにお電話ください。”とご用件と併せて記載し、ご報告させて頂きます。

③求人へのお問合せと応対例

『求人情報を見てお電話しましたが、ご担当の方はいらっしゃいますか。』と求人応募されたい方よりご連絡を頂いた際は、お名前やご年齢、お持ちの資格など事前にご指定頂いた聞き取り項目をお伺いの上、折り返しをご案内させて頂いております。

おすすめのプランと特徴について

保育事業をされている法人の方は、是非、スタンダードプランをご活用いただければと存じます。

スタンダードプランをご利用いただけますと、お電話を掛けて頂いたお客様よりご質問を頂いた際、簡単なQ&Aでございましたら、事前に頂いた情報を基にCUBEオペレーターにてご回答させて頂くことも可能でございます。

①Q&Aの活用方法について

Q&Aに登録できる情報量は、A4用紙1枚程度(約1300文字以内)となっており、“よくある質問とその答え”だけでなく、受電応対の際に必要となる情報をご登録頂ければと存じます。

例えば『○○市の新規開設園は、A園です。』とCUBEへ情報登録して頂くことで、お客様よりご質問頂きましたらCUBEオペレーターがご回答させて頂きます。

【 Q&Aを活用したお電話の応対例 】

CUBE:「ありがとうございます。(御社名)でございます。」

お客様:「○○市に住んでいますが、今度新しく開設される園のお名前を知りたいです。」

CUBE:「お問合せありがとうございます。○○市に新しくできる園は、A園でございます。」

お客様:「A園ですね、わかりました。ありがとうございます。」

上記のような流れで、お問合せ頂いたお客様へご対応させて頂きますので、複数の保育園を運営されている場合は、各園の名称とどの地域にあるのかをご登録頂くこともオススメでございます。

なお、Q&Aでご登録いただいた内容は、随時、最新の情報へ更新することも可能でございます。
ご変更内容につきましては、メールにてお送りくださいますようお願い致します。

②連絡先登録について

スタンダードプランでは、プラン内で10名様のメールアドレスとお電話番号をご登録して頂けます。また、オプションもご活用いただければ、最大で20名様の連絡先登録が可能でございます。

各ご担当者様や各部署のご連絡先をご登録いただけますと、CUBEオペレーターがご報告先を振り分けて、メールをお送りさせて頂くことが可能です。

③複数同時メール送信について

『外出していることが多く、会社のパソコンと自分のスマートフォンにも、同じ報告メールを送って欲しい。』とご要望頂く場合もございます。

その場合には、“複数同時メール送信”をご利用いただけますと、パソコンとスマートフォンへ同じ内容を、同時にお送りさせて頂きます。

また、ご担当者様のご予定が埋まってしまっている場合に、貴社パソコンで皆様共有のアドレスをご報告先に入れておいて頂くことで、別のスタッフ様が対応頂くこともでき、お客様へのご対応をスムーズに行なっていただけます。

なお、スタンダードプランでしたら、オプション対応にはなりますが、お客様のメールアドレスやご住所のお伺いも可能でございます。

詳細につきましては、いつでもお気軽にご相談くださいませ。

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CUBE電話代行サービスの応対について

私たちCUBE電話代行サービスのオペレーターは、貴社の一員として受電対応をさせて頂いており、外出対応、もしくは、応答後転送を用いてご対応をさせて頂いております。

外出対応と応答後転送について

『外出対応』とは、お電話を掛けて頂いたお客様へ『あいにく○○(様)は外出しておりますので、折り返しご連絡致します。』とご案内し、終話させて頂く取次ぎ方法となります。

終話後は、お聞き取りしたお客様の社名・お名前・お電話番号などをメールに記載し、クライアント様へご報告させて頂きます。

また「外出」だけでなく「会議中」や「離席」・「別件対応中」など、貴社のご要望に合わせてご案内させて頂くことが可能でございます。

『応答後転送』とは、お電話を掛けて頂いたお客様のお電話を内線感覚で直接、貴社ご担当者様にお繋ぎさせて頂く取次ぎ方法でございます。

もし、ご担当者様がご不在の際は、お客様へ折り返しをご案内致しますので、ご安心頂ければと存じます。

終話後は、外出対応時と同じく、メールにてお客様のお名前などのお伺いした内容を記載し、ご報告させて頂きます。

上記2つの取次ぎ方法は、CUBEのどのプランでもご利用いただけますので、貴社のご都合の良い取次ぎ方法にてご活用いただけますと幸いでございます。

よく頂くご質問~『○○な対応はできますか』~

CUBE電話代行サービスは、各クライアント様に、より便利に弊社サービスをお使い頂けるよう柔軟にご対応させて頂いております。

今回は、よく頂くご質問の中から5つご紹介させて頂きますので、ご参考にしてくださいませ。

①ある特定の問合せには『メールでお送りください』と案内してもらうことは出来る?

もちろん可能でございます。

例えば、“求人応募の場合は、応募者様から応募希望の旨をメールでお送り頂くようにご案内する”とご指示頂けましたら、下記のようにご対応させて頂きます。

【 実際のお電話例 】

CUBE:「ありがとうございます。(御社名)でございます。」

架電者様:「求人情報を見たのですが、応募したいです。」

CUBE:「お問い合わせいただきまして、ありがとうございます。
    恐れ入りますが、お名前をお伺いできますでしょうか。」

架電者様:「○○ ○○です。」

CUBE:「○○ ○○様ですね。
    お電話いただいたところ申し訳ございませんが、求人のご応募はメールでのお受付けとなっております。
    お手数ですが、求人専用のお問合せフォームより、詳細をお送り頂けますでしょうか。」

架電者様:「わかりました。確認してお送りします。」

CUBE:「ありがとうございます。では、ご応募お待ちしております。」

②普段は外出対応でも、○○の件は“応答後転送”と対応の振り分けはできますか?

もちろん、ご対応させて頂きます!

下記のように“対応の振り分け”をご活用頂いている方々もいらっしゃいますので、ご安心くださいませ。

【 ご利用例 】

・重要取引先の方からお電話があった場合、応答後転送
・新規のお問合せの場合のみ、応答後転送
・人材紹介会社からの入電時“ご紹介できる方がいます”と仰る場合のみ、応答後転送

③毎週1回定例会議があるのですが、毎回スケジュール連絡が必要になりますか?

毎回のご連絡は不要でございます!

例えば、『毎週水曜日の○時~○時は会議があるので、終了後の折り返しで案内して欲しいです。』とご連絡いただければ、該当する日時の入電分は「会議が終わり次第、折り返しさせて頂きます。」とご案内させて頂きます。

④当事業所の営業時間は10時~17時なのですが、営業時間外の対応はどうなりますか?

CUBE電話代行サービスの営業時間は9時から18時のため、時間帯によって応対をご変更頂くことが可能でございます。

例えば、『10時までの入電は10時以降の折り返し、17時以降は翌営業日10時以降の折り返しで案内する』とご要望を頂ければ、そのようにご案内させて頂きます。

他にも下記のようにご指定頂くことも可能でございます。

【 時間帯別の応対ご指定例 】

・至急の場合のみ、時間帯問わず、応答後転送
・10時までの入電は『連絡つき次第、折り返します。』とお伝えし、
 17時以降は『翌営業日に折り返します。』とご案内する

⑤特定のお客様へ伝言をしていただけますか?

可能でございます!

クライアント様がお客様へ折り返し対応頂いた際、お客様がお出にならなかった場合に、よくご相談いただくご質問です。

ご伝言内容をCUBEへメールもしくはお電話でご連絡頂けましたら、該当のお客様より再入電があった際にお伝えさせて頂きます。

CUBEをご利用中のお悩みは“ホットライン”へお問い合わせください

ホットラインとは、CUBE電話代行サービスをご利用のクライアント様にご用意させて頂いている“貴社専用のお問い合わせ先電話番号”でございます。

CUBEの営業時間内(平日9時~18時)にお掛けいただくと、貴社のご契約内容の詳細をご確認いただけます。

またご契約内容の確認だけでなく、お客様へのご伝言や貴社ご担当者様のスケジュール連絡もホットラインで承りますので、CUBEをご利用の際には、是非、ご活用くださいませ。

まとめ

今回は、保育事業をされている法人の方の活用事例とCUBE電話代行サービスについてご紹介させて頂きました。

他にも“このような対応はお願いできるかな?”とお悩みの方がいらっしゃいましたら、どうぞ、お気軽にお問い合わせくださいませ。

皆様からのご連絡お待ちしております!

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