みなさん、こんにちは。
いつもビジネスキューブログをご覧いただき、ありがとうございます。
私は、当社CUBE電話代行サービスに入社して、まもなく１年が経とうとしております。
日々、経験を積むにつれて、電話をお受けするうえで、大切にしたいと思うことが増えてきました。
本日は、私が大切にしている４点をご紹介させて頂きたいと思います。
①「笑声」
まず1点目は、「笑声」でご対応することです。
「笑声（えごえ）」とは、表情の見えない電話越しでも、
笑顔で対応していることが伝わるような明るく元気な声のことを指します。
人の第一印象は、最初の７秒で決まると言われます。
私たちは、クライアント様の会社の顔として対応させて頂いておりますので、
私たちの第一声で、会社のイメージが決まると言っても過言ではありません。
お電話をかけてくださるすべての方に良い印象を持っていただけるように、
「笑声」でご対応するように心がけております。
②「正しい敬語」
2点目は、正しい敬語でご対応することです。
弊社CUBE電話代行サービスでは、電話対応研修やマナー研修があり、
その中で、正しい敬語も学習しております。
入社当時は、謙譲語、尊敬語、丁寧語の使い分けをマスターしておらず、
躓くこともありました。
しかし、研修を通すことで、だんだんと身に付き、自然と話せるようになりました。
今でも、「あの敬語で正しかったかな…」と不安に感じるものは、
必ず調べるようにして、正しい敬語の習得を日々、心がけております。
③「スピード感」
3点目は、ご報告のスピード感を重視しております。
電話代行では、クライアント様とは別の場所でお電話をお受けするので、
「電話の報告が、すぐ来るのだろうか？」と心配される方もいらっしゃると思います。
弊社CUBE電話代行サービスでは、
「そのままお電話を転送する」・「お電話で内容を報告する」・
「メール（SNS）で内容を報告する」といった報告方法をご用意しております。
私は、メール（SNS）でのご報告の場合、出来るだけ素早く報告するように心がけております。
そのために、タイピングの速度を上げることや、PC操作の効率化を日々、研究しております。
■メール報告の詳細はこちら
» メール報告
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
④「臨機応変な対応」
最後に、4点目として、お電話口の方の状況・お気持ちを汲み取り、
臨機応変にご対応するように心がけております。
クライアント様のご指示に、忠実に対応することは大切なことです。
しかし、どうしても指示通りに対応すると、不自然になる場面も存在します。
例えば、「外出対応」と答えるようにご指示をいただいていても、
お客様より「ほんのつい先ほど、お電話をいただき、折り返しました。」と、
お電話があった場合、通常通り「外出対応」をすると、
「ついさっきの話なのに、もう出てしまったの？」と不自然になってしまう場合があります。
いくらご指示通りの対応でも、不自然な対応は、不審に思われてしまう可能性もあります。
したがって、私どもは、「ちょうど今、席を外してしまいました。」等と状況に応じて、
対応するようにしております。
さて、いかがでしょうか。
私は、以上の４点を心がけ、日々の電話対応をしております。
クライアント様にも、お電話口の方にも、ご満足いただけるサービスを提供出来るよう、
日々、精進してまいります。
どうぞよろしくお願いいたします。
