みなさま、こんにちは。昨年は暖冬でしたので、今年の冬は一層冷え込みを感じますね。
新型コロナウィルスのこともあり、今年は例年より体調管理に関しては一段と気を付けています。室内外の寒暖差で体調を崩しやすい時期ですので、みなさまもお身体にはお気をつけくださいませ。
さて、コロナ禍が進む中で働き方や業務体制も変わり、電話代行サービスをご利用いただいているクライアントの皆様も在宅勤務やテレワークが増え、お電話をかけてきた方へ不在の旨をご案内する機会も以前より増えてまいりました。
そこで本日は相手に不在の旨を伝えるときに使えるフレーズをご紹介したいと思います。
●不在を伝えるフレーズ
・Unfortunately, he/she is out of the office. （あいにく、事務所を不在(外出)にしております。）
・He/she is not in the office. (彼/彼女はオフィスにおりません。)
・The person in charge is not available right now.（今、担当者は手が空いていません。）
1つ目の“be out of the office”は直訳すると「オフィスの外に出ている」という意味になります。
そのため不在だけでなく外出しているというニュアンスも伝えることができます。また、「あいにく」の“Unfortunately”以外に “I am sorry”や“I‘ｍ afraid”(申し訳ございませんが)を使ってお伝えすることもできます。
2つ目の“be not in the office”は直訳すると「オフィスにいない」という意味になります。そこから【オフィスにいない＝不在中】という意味になります。またネイティブスピーカーの方は「離席中」と「外出中」を厳密に区別はしないと聞いたことがありますが、席を外していると具体的にお伝えしたい場合は【He/she is away from his/her desk.】というフレーズでお伝えすることができます。こちらは直訳すると【席から離れている＝離席】という意味になります。
3つ目の“be not available right now”は直訳すると【今、可能ではありません】という意味になりますため、【今、可能ではない＝手が空いていない】と訳すことができます。“be not available right now”は不在中と伝える以外に、担当者の時間や予定が空いていない時にも使える便利なフレーズです。
私も応対時によくこのフレーズを使ってご案内をしています。
この他にもお電話を受けたときの状況や内容に応じて、様々なフレーズを使いわけながら臨機応変に対応しています。また相手の方にただ不在中の旨をお伝えするだけではなく、【May I take a message? (ご用件を承りましょうか。)】や【I will pass your message. (ご伝言を申し伝えます。)】とお伝えし、ご用件と併せてご報告させていただいております。
今後もより良いサービスを皆様に提供できるよう、また皆様に安心してお電話対応をお任せいただけるよう日々業務に努めてまいりますので、お電話対応にお困りの方はぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。
引き続き弊社CUBE電話代行サービスをどうぞよろしくお願いいたします。
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