用件を簡潔にまとめて報告をする。
それは、社会人になれば必ず求められる能力の一つではないでしょうか。
私たち電話代行の職場においても、それは瞭然です。
社内での報連相はもちろんのこと、ご契約者様へのご報告においても、話を簡潔にまとめる能力が必要になります。
しかしながら、お恥ずかしいことに私は話を簡潔にまとめることがとても苦手です。
物事の経緯を、一から十まですべて説明してしまうため、話が長くなる上に、論点が分かりづらくなってしまうと先輩から指摘をいただきました。
特に難しいと感じるのは、お電話の最中に分からないことを先輩に質問をする時です。
入社より1年近くが経ち、応対も随分と安定してきたと褒めていただけるようになったのですが、それでも心細く感じてしまう時は、先輩に聞いてしまいます。
その時は、一旦、お電話を保留状態にし、お客様にお待ちいただきます。
お客様の貴重なお時間を損なわないよう、なるべく短時間で質問しようと試みるのですが、状況説明が長くなってしまうことが、長い間、私の課題でした。
何か良い方法はないか、と悩んでいたところ、会社の研修で学んだ『PREP法』を試してみることにしました。
『PREP法』とは、Point(結論・ポイント)・Reason(理由)・Example(具体例)・Point(結論・ポイント)の頭文字から成り立ちます。
業務報告以外にも、プレゼンテーションや面接の場でも役立つため、ビジネスシーンで多く用いられる文章構成方法の一つです。
例として、私が先月に掲げた目標である「電車で時間がある時に、目についた人の良いところを二つ探す」の結果と改善を、PREP法でまとめてみました。
【Point】
私は、目標を達成出来ませんでした。
【Reason】
なぜなら、3日坊主で終わってしまったからです。
【Example】
達成出来なかった原因は、3つあります。
① スマホでSNSをチェックしてしまう時間が多かった
② 電車の中で寝てしまう
③ 目的意識が低く、目標自体を失念していた、の3つです。
【Point】
ですので、自分の時間と目標達成の順序を変えるようにします。
となりました。
一文を約50文字以内でまとめると、簡潔で見やすくなります。
ちなみに現在は、目標を達成出来ています！
『PREP法』を多用してしまうと、くどい印象になってしまうため、お客様に分かりやすく伝えることを意識することも大切です。
『PREP法』を基本のフォーマットにして、自分なりにアレンジし、印象の良い話し方を心がけてまいります。
今後とも、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
