個人事業主として一人で仕事をしていると、業務中の電話対応に悩むことは少なくありません。
客先に訪問中や移動中などで電話に出られず、事務所に戻ってから折り返したり、集中して作業している途中で電話に出るために手を止めたりすることもあるでしょう。
そして、作業に集中したいから電話を後回しにしたいと考えても、新規顧客からの問い合わせか営業電話かは、電話に出てみないとわかりません。電話が鳴るたびに「仕事につながる電話かもしれない」と対応せざるを得ない状況が続きます。
また、個人事業主の場合は、電話対応のためだけにスタッフを雇うことが難しいケースもあります。
そこで考えたいのが、自分ですべての電話に出なくても、必要な電話には対応できる仕組みをつくることです。
留守番電話や転送電話のほか、AI電話代行や有人の電話代行サービスなど、電話対応の負担を減らす方法はいくつかあります。
この記事では、個人事業主が抱えやすい電話対応の悩みから、電話に出られないときの対処方法、電話対応を効率化する方法まで詳しく解説します。
【目次】
個人事業主が抱えやすい電話対応の悩み
個人事業主の場合、商品やサービスの提供だけでなく、営業や事務、経理、顧客対応など、さまざまな業務を一人で担っていることも少なくありません。
そのため、電話対応に時間を取られたり、必要な電話に出られなかったりすることが、仕事を進めるうえでの負担になることがあります。
まずは、個人事業主が抱えやすい電話対応の悩みを見てみましょう。
仕事中に電話に出られない
個人事業主は、仕事をしながら電話対応も自分で行っているケースが少なくありません。
しかし、いつでも電話に出られるとは限りません。
例えば、顧客との商談や打ち合わせ中、店舗での接客中、現場での作業中、電車内などは、電話が鳴ってもすぐに対応することが難しいでしょう。運転中など、安全上の理由から電話に出られない場面もあります。
電話に出られなければ、後から折り返すことになります。しかし、相手とタイミングが合わず、何度も電話をかけ直すことになる場合もあります。
特に新規顧客からの問い合わせでは、折り返すまでの間に別の事業者へ問い合わせる可能性もあります。
「仕事をしているからこそ、電話に出られない」という状況は、実務と電話対応を一人で担う個人事業主が抱えやすい悩みのひとつです。
電話が鳴るたびに仕事が中断する
電話に出られる状況であっても、着信によって仕事が中断されることがあります。
例えば、資料や見積書の作成、経理、商品の梱包・発送など、集中して行いたい業務の途中で電話が鳴れば、一度作業を止めなければなりません。
電話が終わったあと、「どこまで作業していたのか」を確認してから仕事を再開することもあるでしょう。
1件あたりの電話対応は数分程度でも、1日に何度も繰り返されれば、そのたびに集中が途切れてしまいます。
個人事業主の場合は、電話対応をする人と本来の業務をする人が同じだからこそ、電話による業務中断が起こりやすくなります。
新規問い合わせなのか営業電話なのか、出るまでわからない
仕事の電話には、顧客や取引先からの連絡だけでなく、営業や勧誘の電話がかかってくることもあります。
着信した時点では用件がわからないため、「新規の問い合わせかもしれない」と思って作業を中断して電話に出たところ、営業電話だったということもあるでしょう。
一方で、知らない番号からの電話に出ないようにすると、新規顧客からの問い合わせまで逃してしまう可能性があります。必要な電話には対応したいものの、かかってくるすべての電話に自分で対応する必要はない。
この「電話に出るまで用件を判断できない」ことも、電話対応によって仕事が中断される原因のひとつです。
電話番のためだけに人を雇うのは難しい
電話対応の負担を減らすために、事務スタッフを雇う方法もあります。
しかし、「電話対応のために一人採用するほどではない」と考える個人事業主もいるでしょう。
そして、パートやアルバイトであっても雇用をすれば、給与だけでなく、採用や教育、勤怠管理なども必要になります。電話対応の負担は減らしたいものの、そのためだけに人を雇うのは難しい。
このような場合は、「必要な電話対応だけを外部のサービスに任せる」という方法があります。
個人事業主が電話に出られないときの対応方法
個人事業主が電話に出られないときの対処方法は、電話代行だけではありません。
留守番電話や転送電話機能を利用するほか、AIによる自動応答や有人の電話代行サービスを利用する方法もあります。
それぞれ特徴が異なるため、「電話に出られない時間だけカバーしたい」、もしくは「電話による仕事の中断そのものを減らしたい」など、自分が解決したい課題に合わせて選ぶことが大切です。
留守番電話を利用する
手軽に始めやすい方法のひとつが、留守番電話の設定です。
電話に出られない場合でも、相手に名前や用件、連絡先などを残してもらえれば、後から内容を確認して折り返すことができます。
営業時間外や、電話に出られない時間帯の対策としても利用しやすいでしょう。
ただし、留守番電話では相手とその場で会話することはできません。
また、すべての相手がメッセージを残してくれるとは限らないため、着信履歴だけが残る場合もあります。
さらに、メッセージの確認や、場合によっては用件をメモに残す作業は自分で行う必要があります。
「不在時の着信を残したい」のか、「電話対応そのものの負担を減らしたい」のかによって、留守番電話で十分かどうかを判断しましょう。
自分のスマホへ電話を転送する
事務所にかかってきた電話を、自分のスマホへ転送する方法もあります。
オフィスや店舗を離れていても電話を受けられるため、外出が多い個人事業主にとって便利な方法です。
一方、転送された電話に対応するのは自分自身です。
そのため、「オフィス不在のため電話に出られない」という問題には対応できますが、移動中や商談中など、そもそも自分が「スマホにかかってきた電話に出られない」状況は解決できません。
また、事務所の電話が鳴るたびに目の前の作業を中断する状況も変わらないため、「場所に関係なく電話を受けたい」のか、「自分が電話に出る回数を減らしたい」のかを分けて考える必要があります。
AI電話代行・自動音声を利用する
AI電話代行や自動音声を利用して、電話対応の一部を自動化する方法もあります。
サービスによって機能は異なりますが、よくある質問への回答、用件の聞き取り、条件別の電話転送に対応できるものがあります。
人が電話に出る必要を減らせるため、定型的な問い合わせが多い場合や、とにかく折り返しの電話を減らしたい場合に活用しやすいでしょう。
また、24時間365日対応できるサービスであれば、営業時間外の電話受付にも利用できます。
一方、対応できる問い合わせの範囲や、導入時に必要な設定、電話をかけた相手との会話方法などはサービスによって異なります。
自社にかかってくる電話の内容を確認し、どこまで自動化したいのかを整理して選ぶことが大切です。
※詳しくはこちらの記事もお読みください。
「AI電話代行サービスとは？活用事例やサービス提供会社まとめ、対人との違いを解説」
有人電話代行サービスを利用する
有人電話代行は、オペレーターが個人事業主や企業に代わって電話を受けるサービスです。
オペレーターが事業者名を名乗って電話を受け、相手の名前や会社名、用件などを聞き取り、受電内容をメールやチャットなどで報告します。
そのため、仕事中に電話が鳴るたびに自分で対応するのではなく、オペレーターから届いた受電内容を確認し、必要な電話に対応するという流れをつくることができます。
サービスによっては、用件を聞き取って報告するだけでなく、前もって指定された時間帯や特定の用件の電話のみスマホへ取り次いだり、営業電話のみ報告先を変更したりすることも可能です。
外出や商談などで電話に出られないことが多い場合や、電話で作業を中断されたくない場合には、有人電話代行も選択肢のひとつになります。
個人事業主が電話代行を利用すると仕事はどう変わる？
電話代行を利用する目的は、単に「自分の代わりに電話に出てもらうこと」だけではありません。
電話の一次対応を外部へ任せることで、すべての着信に自分で反応する働き方から、受電内容を確認して「必要な電話に対応する」働き方へ変えられることも大きな特徴です。
| 電話代行を利用する前 | 電話代行を利用した後 |
| 電話が鳴るたびに作業を止める | オペレーターが一次対応する |
| 知らない番号でも自分で電話に出る | 相手の名前や用件を確認してもらう |
| 営業電話にも自分で対応する | あらかじめ決めたルールに沿って対応してもらう |
| 不在着信を確認して折り返す | 受電内容を確認して必要な電話に対応する |
| 商談・接客中は電話に出られない | 商談・接客中もオペレーターが一次対応する |
例えば、見積書を作成している最中に電話がかかってきても、電話代行を利用していれば、作業を中断して電話へ出る必要はありません。
オペレーターから届いた受電報告を確認し、「すぐに折り返す」もしくは「後で連絡する」「伝言を確認するだけでOK」などを判断できます。
一方、新規顧客からの問い合わせなど、たとえ作業中でもその場で対応したい電話については、内線感覚でスマホに電話を取り次いでもらえるサービスもあります。
つまり、「電話に出るかどうか」を着信のたびに判断するのではなく、用件を確認してから自分が対応するかを決められるようになります。
一人で複数の業務を担う個人事業主にとって、電話対応を効率化することは、限られた時間を本来の仕事に使いやすくする方法のひとつです。
個人事業主の業種別｜電話に出られない場面と電話代行の活用例
個人事業主といっても、仕事内容によって電話に出られない場面や、電話対応で困るポイントは異なります。
顧客との面談中に電話へ出られない士業もいれば、現場作業中にスマホを確認できない事業者、接客中の電話対応が難しい店舗もあるでしょう。
ここでは、個人事業主や少人数で事業を行っている方を想定し、業種別に電話代行の活用例を紹介します。
士業・コンサルタント
税理士や社会保険労務士、行政書士などの士業やコンサルタントは、顧客との面談や相談、オンライン会議などで、一定時間電話に出られないことがあります。面談中に電話へ出れば目の前の顧客を待たせてしまいますが、電話に出なければ、既存顧客からの連絡や新規相談をすぐに確認できません。
電話代行を利用すれば、面談中もオペレーターが電話を受け、相手の名前や会社名、用件などを聞き取って報告してもらうことができます。
例えば、既存顧客からの連絡は詳しい用件を聞いて報告してもらい、新規相談など早めに対応したい電話は、状況に応じて担当者へ取り次いでもらうといった運用も可能です。
目の前の顧客との面談に集中しながら、別の顧客からの電話にも一次対応できます。顧客から電話の問い合わせが多い士業やコンサルタントにとって、有人の電話代行サービスは、業務効率改善だけでなく、生産性を高めるツールとして活用できるため、利用する事務所が増えています。
建設業・リフォーム業・職人
建設業やリフォーム業、職人など、現場で仕事をする個人事業主は、作業中に電話へ出ることが難しい場面が多くあります。
高所での作業や工具を使用している最中はもちろん、現場間を車で移動しているときも、安全のためすぐに電話へ出られないことがあります。
一方、電話の内容が新規の見積依頼や仕事の相談であれば、できるだけ早く内容を確認したいところです。
電話代行を利用すれば、作業中はオペレーターが電話を受け、相手の名前や連絡先、問い合わせ内容などを聞き取って報告します。
現場作業が落ち着いてから受電内容を確認し、必要な相手へ折り返すことで、作業の安全性や集中を保ちながら、問い合わせにも対応しやすくなります。
ネットショップ運営
ネットショップを一人または少人数で運営している場合、商品管理や受注処理、梱包、発送、仕入れなど、さまざまな業務を並行して行う必要があります。
その途中で電話がかかってくるたびに作業を止めていると、発送準備などの業務が思うように進まないこともあるでしょう。
電話代行を利用すれば、作業中の電話をオペレーターが一次受付し、購入者の名前や問い合わせ内容などを聞き取って報告してもらうことができます。
すぐに回答できない問い合わせであっても、あらかじめ用件を確認できれば、注文内容などを確認してから折り返すこともできます。電話を受けながらその場で調べるのではなく、問い合わせ内容を確認してから必要な情報を準備して対応するという流れをつくることができます。
サロン・店舗などの接客業
美容サロンや各種教室、店舗などでは、目の前の顧客への接客中に電話がかかってくることがあります。
その都度接客を中断して電話へ出ると、来店している顧客を待たせることになります。一方、電話に出なければ、新規の問い合わせなどに対応できない可能性があります。
電話代行を利用すれば、接客中もオペレーターが電話を一次対応し、相手の名前や連絡先、用件などを聞き取ることができます。
接客が終わったあとに受電内容を確認し、必要な電話だけ折り返すようにすれば、目の前の顧客への接客を優先しながら、電話での問い合わせにも対応しやすくなります。
個人事業主が電話代行を導入するときに確認したいポイント
電話代行サービスを利用する場合は、料金だけでなく、自分の働き方や実際にかかってくる電話に合ったサービスかどうかを確認することが大切です。
まずはどんなことに困っていて、どこまで電話対応を任せたいのかを整理してみましょう。
月に何件くらい電話がかかってくるか
最初に確認したいのが、普段どのくらい電話がかかってきているかです。
電話代行サービスでは、プランごとに月間のコール数が設定されていたり、規定のコール数を超えると超過料金が発生したりする場合があります。
電話件数が少ない個人事業主であれば、大量の電話を想定したプランは必要ないかもしれません。
反対に、想定より電話件数が多いと、基本料金だけでなく超過料金が発生する可能性があります。
まずは一定期間の着信履歴などを確認し、1日・1か月に何件程度の電話がかかっているのかを把握しておくと、自分に合ったサービスやプランを検討しやすくなります。
どの時間帯の電話を任せたいか
次に、電話対応を任せたい曜日や時間帯を整理しましょう。
例えば、
「平日の営業時間中はすべて任せたい」
「午前中は現場に出ているので、その時間だけ任せたい」
「定休日にも問い合わせがあるため、休日も対応してほしい」
など、必要な時間帯は働き方によって異なります。
電話代行サービスによって対応できる曜日や時間帯は異なるため、自分が電話に出られない時間とサービスの対応時間が合っているかを確認することが大切です。
特に、営業時間外や土日祝日の電話にも対応したい場合は、希望する時間帯が基本料金に含まれているのか、オプションになるのかも確認しておきましょう。
どこまでの電話対応を任せたいか
電話代行サービスによって、任せられる対応範囲にも違いがあります。
「相手の名前と用件を聞いて報告してもらえれば十分」という場合もあれば、
「新規問い合わせは自分のスマホへ取り次いでほしい」
「営業電話は用件を聞いて指定のアドレスへメールで報告してほしい」
「外出中は戻り時間を案内してほしい」
など、より細かな対応を希望する場合もあるでしょう。
電話代行を導入する前に、普段自分が行っている電話対応を書き出し、「電話代行会社に任せること」と「自分で対応すること」を分けておくと、必要な機能を判断しやすくなります。
また、受電内容をどのような方法で確認できるのかも重要です。
メールだけでなく、普段使用しているチャットツールなどで報告を受けられるサービスであれば、仕事の流れに取り入れやすくなります。
※詳しくはこちらの記事もご覧ください。
「個人事業主の電話代行選び｜安さだけで選ぶと損をする？『オプション』と『応対品質』で選ぶ厳選3社比較」
個人事業主の電話対応ならCUBE電話代行サービス
個人事業主の場合、「電話番を雇うほどではないけれど、自分ですべての電話に出るのは難しい」というケースもあるでしょう。
CUBE電話代行サービスは、多数の個人事業主の方にご利用いただいています。
CUBE電話代行サービスを利用することで、電話がかかってくるたびに仕事を中断する必要がなくなるだけではなく、高品質な対応で電話の相手に安心感と好印象を与えます。
用件を確認してから担当者のスマホへ内線のように電話を取り次ぐ「応答後転送」にも対応しているため、
「新規の問い合わせは直接話したい」
「営業電話以外はスマホに取り次いでほしい」
「今日は全ての電話を折り返しにしてほしい」
といった使い方もできます。
日々のスケジュールに合わせた電話対応も可能です。
一人で事業を行っているからこそ、すべての業務を自分で抱えるのではなく、電話の一次対応を外部へ任せることで、自分にしかできない仕事に時間を使いやすくなります。
電話対応による仕事の中断を減らしたい方や、仕事中に電話へ出られず困っている方は、自分の働き方に合った電話対応の方法を検討してみてはいかがでしょうか。
