皆様、いつもキューブログをご覧いただき、ありがとうございます。
最近は、リモートワーク体制を取られる企業様も増え、
会社宛の電話をどなたかの携帯電話に転送し、対応されている場合も、
多くなってきているようです。
ですが、通常の仕事もあるため、
『なかなか両立が難しい…』と悩まれている方も、きっと少なくないはず！
そして、このような状況で電話代行の利用を検討される企業様も多くなっている反面、
『外部に頼むと、どんな対応をしているのか不安で躊躇している…』と、
お悩みを抱えている方もいらっしゃるかと思います。
電話代行にも、様々なシステムやプランがあり、
何を基準にして、決めればいいか分からなくなりますよね。
そこで今回は、現在、電話対応にお悩み中の企業様へ向けて、
弊社でご契約の多い【シンプルプラン】と【スタンダードプラン】について、
ご紹介させていただきます！
～ 目次 ～
CUBE電話代行サービスとは
シンプルプランとは
連絡先登録
時間外アナウンス
シンプルプランを利用されている主な業種
士業関係の個人事務所
スタンダードプランとは
応対内容の特徴
連絡先登録
スタンダードプランを利用されている主な業種
人材派遣会社
ネットショップ
CUBE電話代行サービスとは
社内で電話対応が難しい場合などに、会社宛のお電話をCUBEへ転送し、
入電がございましたら、その会社の社員として対応いたします。
基本的な対応としては、必要事項を聞き取り、折り返し対応、
または、内線感覚でご担当者様に転送してお繋ぎする応答後転送といった方法です。
終話後、ご報告内容を速やかにご報告いたします。
※応対内容によって、ご報告までのお時間は若干異なります。
シンプルプランとは
会費は月額10,000円(税抜)で、月のコール数50件以内を想定した簡易的なプランです。
先方の『社名・お名前・ご連絡先』をお聞き取りした上で、ご報告いたします。
シンプルプランでは、こちらから積極的にご用件のお聞き取りはしておりませんが、
先方がお話された内容については、要点をおまとめした上でご報告いたしますので、
ご安心くださいませ。
また、ご連絡方法は、メール、または、電話連絡からお選びいただけます。
連絡先登録｜シンプルプラン
プラン内でのご連絡先登録数は1名様ですが、
オプション対応で、最大5名様まで登録していただけます。
電話番号やメールアドレスなどの連絡先登録は不要だが、
社員の名前をCUBEと共有したいといった場合は、
在籍登録として、10名様までお名前の登録が可能でございます。
時間外アナウンス｜シンプルプラン
弊社営業時間外には、時間外アナウンスをお流ししており、
共用のアナウンス4種類と、コール音をお流しする設定から選択いただけます。
種類も豊富ですので、ご自身の会社に合ったアナウンス内容をお選びいただけます。
また、アナウンスが流れることにより、
『この時間に電話をしても、営業時間は過ぎてしまっているのだな。』と、
お客様へお知らせすることが出来ますので、コール音が鳴り続け、
何度も、おかけ直しをいただくというお手間がなくなりますので、
先方に良い印象を持っていただけます。
シンプルプランを利用されている主な業種
士業関係の個人事務所
かかってくる件数はそんなに多くはないが、
面談中・外出中の電話の取り逃しを避けたいとお考えの方や、
事務所にはいるけれど業務に集中されたい方にご利用いただいております。
≪ 折返しのご対応例 ≫
CUBE「ありがとうございます。○○事務所でございます。」
お客様「今、そちらでお世話になっているAです。
B先生はいらっしゃいますか？」
CUBE「申し訳ございません。あいにくBは外出中でございますので、
よろしければ、折返しお電話させていただきましょうか。」
お客様「そうですね。では、お電話いただけるようお伝えください。」
スタンダードプランとは
月額25,000円(税別)で、月コール数100回以内を想定したプランです。
プラン内で、簡易受付や簡単なQ＆A対応も承ることが可能です。
社名・お名前・ご連絡先の他に、ご用件を含めた5項目まで、
必要事項のお聞き取りをさせていただくことが可能です。
また、名指しの場合だけでなく、先方が仰いました内容から判断して、
請求に関しては経理担当者へ、顧客からのお電話は営業担当者へ等、
ご用件別に各担当者様へご報告もさせていただきます。
応対内容の特徴
①Q＆A対応｜スタンダードプラン
スタンダードプランの特徴として、簡単なQ＆A対応が可能でございます。
よくお問合せいただく質問事項を一問一答形式でおまとめいただき、
弊社へご教示いただきましたら、その内容に沿って、ご回答させていただきます。
『業務負担を軽減したい』とお考えのお客様には大変オススメのサービスでございます。
※ご希望の応対内容によっては、別途、お見積りさせていただきます。
②貴社専用の時間外アナウンス｜スタンダードプラン
スタンダードプランでは、基本プラン内で、
オリジナルの時間外アナウンスをお決めいただき、お流し出来ます。
例えば、『お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます。
本日の営業時間は終了しました。また後日改めておかけ直しください。』といった
社名入りの時間外アナウンスが流れますので、特別感がございます。
どのようなメッセージがよいかお困りの場合は、
こちらからご提案させていただきますので、お気軽にご相談くださいませ。
また、先方からの録音の有無もご選択いただけますので、
営業時間外にかかってきた内容を聞きたい方には、録音機能有がオススメです。
※録音メッセージのご確認は、ご契約者様ご自身にてお願いしております。
連絡先登録｜スタンダードプラン
プラン内で10名様まで連絡先登録が可能で、
別途、オプションにて最大20名様までのご登録が可能でございます。
在籍者様が複数名いらっしゃり、
用件別や名指しの方への振り分け報告をされたい企業様にオススメしております。
スタンダードプランを利用されている主な業種
人材派遣会社
派遣スタッフを求めている企業様やスタッフとして働きたい方など、
毎日、多くのお電話をいただくことと思います。
とはいえ、営業に出られていたり、商談中であったりと、
事務員を多く雇わないと、常に電話に出られる状況を作るのは難しいでしょう。
そのようなお悩みには、CUBEの『用件別振り分け』が便利です。
例えば、月100件ほどのお電話がかかってくる場合、
求職の件は人事担当者へ、取引先からのお電話は営業担当者へ…など、
ご報告先をCUBEの方で振り分けることで、取次ぎへの時間短縮に繋がり、
業務効率の向上も計ることが出来ます。
≪ 応答後転送のご対応例 ≫
CUBE「ありがとうございます。●●株式会社でございます。」
お客様「株式会社▲▲のA(仮名)です。
明日のB様との打合せの件なのですが、いらっしゃいますか。」
CUBE「確認してまいります。少々、お待ちくださいませ。」
（ご担当者様へ転送コール）
ご担当者様「はい、Bです。」
CUBE「いつもお世話になっております。CUBEのCでございます。
ただ今、株式会社▲▲のA様より、お打合せの件でお電話です。
お繋ぎしてもよろしいでしょうか？」
ご担当者様「はい、お願いします。」
～ 転送完了 ～
ご担当者様とCUBEスタッフがお話ししている最中は、先方には保留音が流れます。
また、ご担当者様に転送させていただいた際、
打合せ中などで転送不可の場合もあると思いますが、
その際は、お客様との通話に戻り、折返し対応をさせていただきますので、
ご安心くださいませ。
ネットショップ
商品のご注文やお問い合わせに対し、必要事項の聞き取り項目や、
簡単なQ＆Aを事前に作成いただければ、該当のご質問に対して、
CUBEスタッフでご回答いたします。
また、返品交換希望のご連絡があった場合は、
『ご購入いただいた商品名・不良箇所・お名前・電話番号・住所』等をお聞取りし、
メールにてご報告させていただいているクライアント様もいらっしゃいます。
5項目内でも時間を要するお聞き取り項目がある場合は、オプション対応となるため、
別途、応対料をいただいておりますので、予めご了承くださいませ。
また、Q＆Aに該当の無いお問合せや、不明点等がある場合は、
勝手な判断をせず、折り返しの対応をさせていただきますので、ご安心ください。
≪ ご対応例 ≫
CUBE「ありがとうございます。●●カスタマー窓口でございます。」
お客様「ネットショップで購入したタンブラーが本日届いたのですが、
口元に欠けがあるので、良品と交換していただけないですか。」
CUBE「ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
ご交換させていただきますので、そちらの商品名をお伺い出来ますでしょうか。」
お客様「■■タンブラーです。」
CUBE「■■タンブラーでございますね。良品をお送りさせていただきます。
まずは、お名前を漢字フルネームでお伺いしてよろしいでしょうか。」
お客様「田中 雅子(仮名)です。」
CUBE「ありがとうございます。
お送り先の住所と、お電話番号をお伺いしてよろしいでしょうか。」
お客様「郵便番号が123-4444、東京都大田区〇丁目〇-〇〇で、
電話番号は090-〇〇〇〇-〇〇〇〇です。」
CUBE「（復唱確認）ですね、ありがとうございます。
この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
取り急ぎ、今お伺いしたご住所宛に良品をお送りするようお手配いたします。
また、不良品につきましては、良品と併せて返送用キットをお送りいたしますので、
そちらをご利用いただきご返送をお願いいたします。
大変お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
お客様「わかりました。お願いします。」
～ 終話後、ご担当者様に上記の旨をメール連絡 ～
現在、ご契約いただいている会社様によっては、
『コールセンターのようなかっちりした話し方ではなく、少しフランクな感じがいい』等、
話し方のご希望や、その他、様々なご相談をいただくことがございます。
弊社では、応対内容についてはもちろん、
話し方の細部まで擦り合わせをしっかり行なった上で受電させていただきます。
現在、ご検討されていましたら、是非一度、ご相談・お問合せくださいませ！
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直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金） ※祝日、GW、お盆、年末年始を除く
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今後ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
