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先日、大阪駅で、新幹線の切符を購入した時の出来事です。
自由席か、指定席かで迷っていたところ、「これからのお時間は、自由席でも混雑していませんよ。」とスタッフの方が教えてくださいました。

更に、新大阪駅が始発の新幹線がどれになるのかも、併せて教えてくださり、とても助かりました。
無事、自由席の切符を購入し、スムーズに乗車することが出来ました。

私たちから、どの新幹線が始発になるか等、質問したわけではないのですが、スタッフの方から気を利かせて教えてくださったことが、とても嬉しかったです。

これが、おもてなしの精神、『ホスピタリティ』だなと感じました。

お客様に合わせて、臨機応変に対応するという意味では、私たちの電話代行の業務でも、共通する部分があります。

サービスを開始する前に、クライアント様から電話応対に必要な情報をいただき、認識に誤りがないよう、お電話で細かくすり合わせを行ないます。

その内容をもとに、お電話を取らせていただくのですが、事前に決めたマニュアル通りの対応だけでいいというわけではありません。

多くのクライアント様が選ばれている【外出対応】・【メール連絡】では、基本的に、お電話をかけてこられたお客様には、「担当者は外出中です。」とお伝えし、お伺いしたご用件をメールでご報告させていただきます。

ですが、例えば、外出対応とご指示をいただいているクライアント様宛に、
「たった今、そちらからお電話をもらったので、かけ直しました。」といったご連絡があったとします。

こういった場合に、他のお電話と同じように「外出中です。」とお伝えすると、「え?今電話があったばかりなのに・・・」と思われるお客様も、いらっしゃるかもしれません。

そういう場合は、「今、少し席を外してしまっているようなので、再度、お電話するように申し伝えます。」等、少しニュアンスを変えるだけで、不自然さがなくなります。

『クライアント様の会社の一員』として、電話応対をさせていただく以上、自然な応対は必要不可欠です。

ただマニュアル通りに応対するだけでは、クライアント様にご満足いただける応対ではなくなってしまう可能性があるのです。

そのため、時には柔軟に考えて、臨機応変に対応することで、クライアント様にも、お電話口のお客様にも、ご満足いただけるサービスを提供出来ると考えております。

これからも、そういったサービスを提供出来るよう、スタッフ一同、応対品質の向上に努めてまいります!

今後とも、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。