皆様、こんにちは。
すっかり夏も終わり、寒い日があると秋を感じ、月日が経つのは本当に早いと実感する日々を過ごしております。
私は自然の景色・空を見るのがとても好きで、仕事帰りに空を見上げながら帰宅することも多いです。
夏は雲が近く、白くしっかりモクモクとした雲を見ておりましたが、このごろは雲も遠くに感じ、秋の空になってきたなと感じ、よりいっそう月日の早さを感じます。
さて、お電話を使う上で「留守番電話」の機能をお使いいただく方も多いと思います。
私ども、電話を主として仕事をする立場としても、留守番電話サービスを使うことが度々ございます。
クライアント様への受電報告は主にメールをご希望されることが多いのですが、中には「メールを都度確認したりしないので電話でダイレクトに報告を下さい」と仰る方もいらっしゃいます。
そういった場合、クライアント様へは携帯等にお電話させて頂くのですが、お電話した際に突然、留守番電話に切り替わると焦ることもあり、そんな時は少し焦ったりしますが、確実に伝えたい内容を漏れなく伝えるべく、前もって「留守番電話になったときは、○○から伝えて△△を最後に伝える･･･」と順序を考えて、電話をしております。
また、留守番電話を吹き込む際の私なりのポイントをご紹介させて頂きます。
～留守番電話を吹き込む際のポイント～
① 会社名と氏名をハッキリ名乗る。
② 用件は重要なポイントだけ話す。
③ 時間や連絡先などに含まれる「数字」は特にゆっくりハッキリ話す。
以上、3点を特に心がけております。
また、特に電話番号は数字が続くので、間違いがないように2回繰り返してメッセージを残しております。
用件が多く、伝える内容が多い場合、慣れるまではあらかじめ文章を作り、作った文章を確認しながらメッセージを残すと、自分自身も落ち着いて話すことができ、伝える内容を確実に伝言しやすいです。
もし、途中で留守番電話が入りきらず途切れてしまった場合も、再度コールをして、「先ほどは失礼しました。お話の続きでございますが･･･」と一言フォローを入れて、伝言をいれるように致します。
ビジネスにおいてお電話はまだまだ欠かせないツールとなっていますが、さらにその中にある留守電サービスもうまく活用することができれば、大切なお客様との信頼関係をより強固にすることもできるかもしれません。この機会に留守電サービスをご利用頂ける方がいらっしゃれば幸いでございます。
