ブログをご覧いただいている皆様、こんにちは。
皆様は、お仕事の中でFAXの送受信をお使いでしょうか。
私自身は、以前の勤め先で月1回程度、業者様へ注文書をお送りする時に使用していましたが、お電話をお取りしているとFAXなどの到着確認のご連絡をいただくことがございます。
今回は、FAXの到着確認の電話への対応について、ご紹介したいと思います。
FAX関係のお問合せでは、お客様より『今からお送りします。』や『先程、お送りしました。』とお電話いただくことがあります。
ですが、弊社は電話代行の会社ですので、届いたかどうかをその場で確認する事は、出来かねてしまいます。
その際は、内線感覚でお電話をお繋ぎさせていただく『応答後転送』をご指定いただいているクライアント様は一度転送し、FAXが届いているかの確認をさせていただきます。
応答後転送で、クライアント様がお電話に出られない場合や、受電内容の報告をメール連絡でご指定いただいている場合は、お客様へ『確認して届いていない場合は、ご連絡させていただきます。』とご案内し、お客様のお電話番号をお伺いいたします。
クライアント様には、弊社からの受電内容の報告メールを確認していただき、お客様がお送られたFAXをご確認後、お客様へご連絡していただいております。
また似たようなお問合せで『メールをお送りしましたが、返事がないです。無事に届いているのか、確認でお電話しました。』や『書類を郵送致しました。』と仰るお客様もいらっしゃいます。
メールや郵便物の到着確認のお電話についても、FAXの到着確認の対応と同様に電話対応をさせていただいております。
このように、お客様とのやり取りの中で、メールやFAXをご利用いただく方も多くいらっしゃり、仕事をしていく中で必要不可欠なツールになっています。
私どもオペレーターでは、到着確認は出来かねますが、上記のようにクライアント様の会社の一員として、電話対応をさせていただきますので、お客様の不安の軽減に繋がればと思います。
今回は、FAXやメールの到着確認のお問合せに対する対応をご紹介させていただきましたが、電話代行ご利用をご検討中の方は、この他にも対応について疑問に思うことがたくさんあるかと思います。
些細な疑問でも、お気軽にお問合せいただけましたら、実際に受電しているオペレーターがお答えさせていただきます。
メールでのお問合せも承りますので、是非一度、お問合せくださいませ！
CUBE電話代行サービスをよろしくお願い致します。
