いつもCUBE電話代行サービスのブログをご覧いただきありがとうございます。
今回は電話代行をご検討いただいている皆様からよく寄せられる素朴な疑問から、CUBE電話代行サービスのおすすめポイントも含めて紹介させていただきます!

【目次】
「電話代行サービスとは」
① 電話代行って?
② どういう会社が利用しているの?
③ 電話代行を検討する理由
④ CUBE電話代行サービスの特徴
「英語対応もできる!CUBE電話代行サービスの英語プラン」
① 電話代行で英語のお電話も対応できるの!?
② CUBE電話代行サービスの英語プランがお勧めの理由!
③ CUBE電話代行サービスの英語プラン
④ ご用途に合わせたオプションサービスのご紹介
⑤ 【余談】電話代行は英語で・・・?
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「電話代行サービスとは」

①電話代行って?

皆様は電話代行というものをご存知でしょうか。
電話代行サービスとは、貴社にかかってきた電話を指定の番号へ転送し、
電話代行会社のオペレーターが貴社の社員として電話の対応をする
サービスです。
弊社CUBE電話代行サービスでは、ご用件を伺い内線感覚でお電話を転送する対応や、受電終了後に電話の内容を電話やメール、SNS(チャット)等での報告を行なう対応が可能です。
外出や商談が多かったり、人手が足らずどうしても電話に出られなかったりすることもあるかと思います。そんな時にかかってきた電話をオペレーターが皆様に代わって応対することで、新規のお客様を逃すことなくお繋ぎし、また「電話が繋がらない」などの不満や不安を解消することができるとご好評をいただいております!

②どういう会社が利用しているの?

個人事業主の方、少人数でされている事務所、中小~大企業まで、CUBEでは様々な規模のお客様にご利用いただいております。
一例ではありますが、法律事務所、会計事務所、司法書士、行政書士、不動産会社、ネットショップ、病院、貿易会社、保険代理店等、その業種は多岐に渡ります。
そのご活用方法も会社様によって様々で、代表電話や受付のお電話、ヘルプデスク、注文受付、クレーム対応、営業の対応など、用途に合わせてご活用いただけます。
そのため、それぞれの会社様に合わせたサービスをご提供できるよう、CUBEでは豊富なプランとオプションサービスをご用意しております。
自分の会社と同じような会社の実績はある?他の会社はどんな感じで対応しているの?といった疑問等がございましたら、いつでもお気軽にお尋ねくださいませ。

③ 電話代行を検討する理由

電話よりもメールやSNSでのやり取りがより一般化してきた昨今、電話の需要というのは昔より減っているのかなと感じます。私自身、自宅に固定電話はありませんし、携帯から電話を掛ける機会も最低限のように思います。
ビジネスの場においても、コロナや働き方改革でテレワークが一般化したこともあり、インターネットやSNSを介したやり取りが大前提です。しかしながら肝心なご連絡や急ぎの場合は、やはり電話を利用される方も多いかと思います。
例えば「オンライン会議等で約束の時間になっても、担当者と連絡が取れない」という場面はよく見られるかと思います。それ以外でも機械トラブルや画面上のチャットやSNSで連絡が取れない状況となると、最終手段「電話をかけてみよう!」となると思います。
実際に、普段受電をさせていただいている際も「〇〇社長と11時からオンラインミーティングのお約束をしています。入室いただいておりお顔は見えますが、なぜか音声が届いていないようです。〇〇社長へお電話を繋いでいただけますか?」とお急ぎのご様子でお電話をいただくこともございます。

④ CUBE電話代行サービスの特徴

特徴として、電話代行サービスを利用するにあたり必要なものが一律含まれております。
その中でも他社様ではオプション対応となることが多い、内線感覚でお電話を転送する【応答後転送】がプラン内でご利用いただけます!
応答後転送のイメージはこちら
その為、基本対応を【外出対応】としていても「今日14時に打合せの約束をしているヤマダ様から連絡があった場合は転送してほしい」というご要望にも対応が可能です。

また、急遽長めの会議が入ってしまい「今日はこれ以上連絡ができそうにない・・・どうしよう!」となった場合でも、事前に弊社へご予定を共有いただいておりましたら「会議中の為、明日(翌営業日)の折返し」とお客様へお伝えも可能でございます。ご予定に合わせてフレキシブルに対応を変えることができますので、お気軽にお申し付けください!

「英語対応もできる!CUBE電話代行サービスの英語プラン」

① 電話代行で英語のお電話も対応できるの!?

電話CUBE電話代行サービスには、日本語も英語も対応できる【英語対応プラン】をご用意しております。
英語が話せる日本人スタッフが対応いたしますので、英語でも日本語でも言語の切替をスムースに行い、お客様に寄り添った対応が可能です。

② CUBE電話代行サービスの英語プランがお勧めの理由!

英語の電話は掛かってくるけど、少ないから日本語プランだと料金が抑えられる・・・と弊社の日本語プランと迷っていらっしゃる方もおいでだと思います。事実、電話代行を検討中のお客様からも、日本語プランだと「料金が抑えられる」から悩ましいとのお声をよくいただきます。
しかしながら弊社の日本語プランは、日本語のみでのお電話対応です。
万一「折返しの連絡になった」「連絡先を聞いてほしい」というようないざという状況で、お名前やご連絡先の確認がいたしかねてしまいます。
その代わり英語プランをご選択いただきますと、料金は上がってしまいますが、お名前、ご連絡先、ご用件の聞取りが可能です。

英語のお電話でのビジネスチャンスを逃したくない、
用件はメールで対応するので、担当者のメールアドレスを伝えてほしい、
ホームページのお問合せフォームに誘導してほしい、
その上で誰からかかってきているのか知りたい。
という場合は、弊社から受電後にお送りするご報告メールにて詳細をご確認いただけます。
またご報告のメールは全て日本語に訳してお送りしますので、ご安心くださいませ。
※方言や訛りが強い場合は、正確な聞取りが難しい場合もございます。
予めご了承くださいませ。

③ CUBE電話代行サービスの英語プラン

英語プランは月のコール数や対応方法により、compact(30回)、standard(50回)、superior(100回)の3種類をご用意しております。
ここではそれぞれのプランについて詳しくご説明します。

◇compactプラン
月の平均コール数30回程度を想定したお手軽なプランです。
コール数が少ないため、掛かってくる電話は全てお任せしたいという方や、
たまに掛かってくる英語の電話を代わりに取って欲しいという方におすすめです。
英語compactプランでは、内線感覚でご担当者様のお電話に転送させていただくか、
簡単なご用件とご連絡先をお聞きし、メールでご報告させていただく対応が可能です。
また、弊社の時間外には自動的に時間外のメッセージが流れます。メッセージ内容は数種類の固定メッセージよりお選びいただけ、英語プランの方には日本語と英語両方でご用意しています。
簡単な対応を手軽にお任せしたいという方は一度英語compactプランをご検討ください。

◇standardプラン
月の平均コール数50回程度を想定した標準的なプランです。
基本的なサービス内容といたしましてはcompactプランと同じとなりますが、compactプランよりも少しコール数の想定が多めに設定されておりますので、30コールでは足りないけれど、100コールは多すぎるという方にはおすすめです。
日本語、英語のお電話を含めてそれなりにコール数があるという方でしたら、こちらのプランをご検討されてはいかがでしょうか。

◇superiorプラン
月の平均コール数100回程度を想定した本格的なプランです。
superiorプランでは他の2プランのサービスに加え、プラン内のご料金で用件別に連絡先を振り分けることが可能となります。
例えば、ご用件の詳細を伺い、請求書の件であれば経理担当の方へ、新規のお客様であれば営業担当の方へ、求人のご応募の方は人事担当の方へといったように、ご用件別に各担当者に振り分けての報告も対応も可能となり、それぞれの会社様に合わせてご利用いただけます。
また、大手企業様の代表電話等でこのsuperiorプランをご利用いただいている実績もございます。
コール数も多く、用件別に細かく対応してほしいという場合や、海外の会社・支社や顧客の方と頻繁にお取引があるという方はぜひsuperiorプランをご検討ください。

④ ご用途に合わせたオプションサービスのご紹介

CUBEでは可能な限りそれぞれの会社様に合わせたプランをご提供できるよう、様々なオプションサービスをご用意しております。

【連絡先追加】
compact、standardプランは最大10名様、superiorプランは最大20名様までご連絡先の追加が可能です。
ご連絡先を追加していただくと、compact、standardプランでも用件別連絡先振り分けができるようになり、承った伝言を複数の宛先に同時メール送信できますので、皆様でのご用件を共有していただくことができます。

【SNS報告】対応ツール:LINE、Chatwork、Slack、Microsoft Teams
テレワーク等でSNSツールを導入されているクライアント様から、SNS報告は即時のご確認・ご対応に繋がるとご好評をいただいております!
また、トークルームやチャット、チャンネルには、クライアント様側でメンバーを増やしていただけますので、より迅速な対応に繋がりやすく、誰が対応済みかということも一目で分かりやすいようです。
※トークルームやチャット、チャンネルを別に増設される場合は、1件当たり別途連絡先追加と同額の料金が発生いたします。

こちらはサービス開始後でも追加が可能となりますので、ぜひサービスを開始してからでも、ご用途やご状況に合わせてご相談いただければと思います。運用方法にお悩みの場合も、御社の業務が円滑になる方法をご一緒に検討できればと思いますので、ご相談をお待ちしております。


⑤ 【余談】電話代行は英語で・・・?

突然ですが、「電話代行」を英語で何と言うのでしょうか。
様々言い方はあるようですが、「Phone answering service」で基本的に伝わるようです。
留守番電話機能を英語で「Phone answering machine」 と言ったりするので、機械ではなく、自分の代わりに留守中の電話を預かってくれるサービス(人)ということですね。

さらに余談ですが、海外では留守電の応答メッセージを自分の肉声で吹き込むことが一般的なようです。何のドラマか映画かは忘れてしまいましたが、主人公が初めて携帯電話を買って、早速留守電の応答用にメッセージを吹き込んでいるシーンがあり、「自分で録音するのか!」と新鮮な印象を受けたことを覚えています。
また電話をかけた側から見ても、万一留守電繋がったとしても「Hi, This is ●●. I can’t answer my phone right now. Please leave a message! I get back to you as soon as possible, CHAO!」とその人自身の声が聞こえることで、本人の電話宛に間違いなくかけているという安心感も得られます。機械音よりも本人の声の応答の方が温かみもあり、留守番電話かとがっかりする反面、良いなと思いました。
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いかがでしたでしょうか?
今回、ご紹介させていただいた以外にも、CUBEでは様々なプランやオプションサービスをご用意しており、資料請求やお見積りなども無料で承っております。
ご不明な点や、他にもこんな対応は可能ですか?というご質問がございましたら、ぜひ、お気軽にCUBE電話代行サービスにお問合せくださいませ!

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