CUBE電話代行サービスをご利用、ご検討いただき、ありがとうございます。
電話代行のお仕事をしていると、どうしても返答に困る内容のお電話もございます。
今回は、そんな時にどのように対応しているか、また、どのような電話があるか、などをご紹介させていただきます。
まず、私が入社したての時に、よくあったお電話で困っていたのが、荷物を届けに来た配達の方からのお電話など、「今、事務所に来ています。」と言われる方からのお電話でした。
電話をかけてこられる方は、事務所に繋がっていると思われるので、電話に出たということは、今、事務所に誰かいる、と思われてしまうことがあります。
ですので、「今、事務所に来た。」という方からの電話の時は、「私は今、出先の携帯で受けていて、おそらく事務所で誰も電話が取れず、私に転送されたのだと思います。」などと伝え、不在票を入れていただくようにお願いすることが多いです。
それでもたまに、「不在票を入れるところが分からない。」という方や、「持って帰っていいですか？」と聞かれる方もいるので、その時は折返しさせていただく旨をお伝えします。
このような電話があった時に、応答後転送をご利用の契約者様でしたら、その時の状況に合わせて、転送させていただくことも、伝言を承ることも出来ますので、スムーズに対応が出来ます。
また、クレームのお電話で、何度もお電話されて、折返しがない、とご立腹のご様子の方もいらっしゃいます。
このような場合、CUBEでは一次対応となり、お電話口の方が納得させられるような回答が出来ない場合が多いため、契約者様にご対応を完了していただく必要がございます。
万が一、CUBEから複数回、ご対応いただくようお願いさせていただいている状況で、同じ方より同様の内容でのご立腹のお電話が続く場合は、CUBEでの対応が難しくなりますため、一時的に受電を止めさせていただくこともございます。
もちろん、ご対応が完了され、CUBEにご連絡をいただけましたら、すぐに受電を再開させていただきます。
他にも、契約者様の予定を詳しく聞かれる時や、「何故、あなたで分からないの？」と言われることもあり、対応に困る場合もございます。
このように、電話代行で答えにくいお電話をいただく場合は、「申し訳ございませんが、私は受付のみの者ですので、詳しくは聞いておりません。」などとお伝えし、折返しにさせていただいています。
ただ、宅配便などの電話があった場合の対応や、ご予定などを前もってご指示いただきましたら、お電話いただいた際に、ご指示通りにご案内させていただきます。
マニュアルには、各プランによって限度がありますが、ご希望の対応方法を仰っていただけましたら、可能な範囲で対応いたしますので、ぜひ、ご相談いただければと思います。
