【 電話代行の会社の選び方 】

最近、お問い合わせのお電話を取ることも多くなってきました。
個人的に、他の電話代行の会社様のサイトを拝見することもあるのですが、
会社様によって色々な違いがあるのだと非常に勉強になります。

今回は、色々拝見した中で自分の感じたことを述べてみたいと思います。

まず、応対時間についてです。
弊社では、基本的に平日9時から18時の対応とさせていただいております。

オプションで、土曜日の9時から18時の対応を追加することも可能ではございますが、日曜と祝日は、完全にお休みをいただいており、その間はご自身でお取りいただくか、時間外のアナウンスをお流しする形となっています。

他の電話代行会社様のサイトを拝見していると、24時間対応をされていたり、土日祝のみ対応のプランもあるようです。
また、18時までや19時までと自由に選択可能なプランもございました。

また、コール数に関しても、色々なプランがございました。
弊社では、一番少ないコール数のプランは50回となっておりますが、
他社様では10回のプランなどもあるようです。

料金については、様々でした。
他社様では、月に1,000円を切るお手軽なプランもございましたが、
そういったお手頃なプランは、基本料金のみで転送などのオプションが充実していないことが多いようです。

弊社のプランでは、どのプランでも、プラン内で外出対応だけでなく、受電したお電話を内線感覚でお繋ぎできる転送のオプションが付いています。
また、ご指示いただければ「○時まで外出しています」、「折り返しは○時以降になります」など、状況に応じた対応を、その都度させていただくこともできます。

こちらもプラン内ですので、オプション料金はいただいておりません。
充実したプランなので、そういった部分を求めてくださる方には、
弊社のプランをぜひおすすめさせていただきたいです。

電話代行も会社によって様々で、何を重視するかによって、選択肢が変わってくるかもしれません。
もし、その中で、弊社CUBE電話代行サービスを検討いただけるようでしたら幸いですし、ぜひ、お力になりたいです。
何かご不明点あれば、お問い合わせくださいませ。

説明不足な点もあったかと思いますが、最後まで読んでくださった方がいらっしゃれば、ありがとうございます。
今後とも、よろしくお願い致します。

【 英語での電話代行をお探しの方へ 】

ついに、新しい年度が始まりましたね。
新しい事を始められた方も、いらっしゃるかと思います。

春は、思っているよりも乾燥しやすく、風邪など引きやすいので、ご留意下さいませ。
冬の寒さが長引き、今年の桜は、例年よりも遅れて咲き始めましたので、弊社の所在地である大阪では、週末の雨の影響が心配されていました。
また、このブログがアップされる頃はちょうど、造幣局の遅咲きの品種が咲き始めるころかと思います。

さて皆様、お花見には行かれましたでしょうか。
私は、ちょうどアメリカから遊びに来ていた友人が居ましたので、
一緒に大阪城公園へお花見に出かけました。

その中で感じたのは、やはり、英語のネイティブスピーカーの話すスピードは、とても速いということ。
しかし、日頃の業務の電話応対とは異なり、顔を見て話していたので、電波の影響を受ける事もありませんし、表情も確認できましたので、普段通り、楽しく過ごす事が出来ました。

このように、会話をする環境によって、発揮できるパフォーマンスの限界が変わってくるような場面を、経験された事がある方もいらっしゃるかと思います。

皆様は、英語での電話応対の準備は、整っていますでしょうか。

●電話を取ったら英語だった…
●対応出来ない(分からない)訳じゃないのに、焦ってしまう…
●電話を取った時に限って、対応出来る人がいない…
●捲し立てられている気分になる…

こちらに挙げた様な理由だけでなく、様々な理由で、外国の方からのお問合せに対応したいのに環境が整っておらず、お困りの方がいらっしゃるかと思います。

そのような時はぜひ、弊社CUBE電話代行サービスへお問合せ下さいませ。

弊社では、月のコール数に応じて『compact 30回』・『standard 50回』・『superior 100回』と、3パターンの英語応対プランをご用意しております。

英語の応対だけでなく、プラン料金内で日本語の応対も致しますので、必要なご連絡を漏れなくご報告致します!!
もちろん、ご契約後のプラン変更も可能でございますので、ご安心下さい。

また、弊社英語応対グループでは、ネイティブスピーカーによるレッスンも受けており、よりスムーズに対応し、有効な電話応対をご提供出来るよう、日々、努力と工夫をしております。

資料をご請求頂きましたら、メール、郵送、またはFAXにてお送り致しますので、ぜひ、弊社HP上の《トップページ上部の資料請求ボタン》または《お問合せ・お申込み》より、ご請求下さいませ!!
ご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問合せ下さいませ!!

【 士業の先生にも信頼される電話代行 】

こんにちは。
今回は、電話代行をどのような職業の方に使って頂いているのか、
書きたいと思います。

皆様は、『士業』と呼ばれる職業があることをご存知でしょうか。
『しぎょう』や『さむらいぎょう』等と呼ばれるもので、
職業名に『士』という字が入っている職業を総称して、このように呼ぶそうです。

例えば、『弁護士』・ 「公認会計士』・『行政書士』・『司法書士』・『税理士』等の職業の事で、名前を挙げれば、きりがありません。

このような職業は、特別な資格を持って、業務に役立てている仕事です。
特別な資格を持つ職業の方であっても、起業してすぐや、開業したてというのは苦労を要するもので、士業の世界であっても、これは変わらないと思います。

そのような状況を考えると、資金を無駄にせず、スムーズに新規のお客様を獲得したいはずです。
また、自分一人で開業し、電話対応のためだけに事務員を雇うというのも、無駄に感じてしまうかもしれません。

そんな時に役に立つのが、『電話代行』というサービスです。
弊社CUBE電話代行サービスでご契約いただければ、お客様や相手先から掛かってきた電話に対して、様々な対応を致します。

例えば、折返し応対をして、お電話番号やご用件をお伺いし、メールにてご連絡致します。
折り返しではなく、そのまま、出先の携帯電話や事務所へ転送して直接すぐにお客様にお取次ぎする事も可能です。

また、マニュアルをご用意頂ければ、それに沿った応対もさせていただけます。
(※別途料金がかかる場合がございます。)
また、スケジュールをお教えいただければ、臨機応変に対応致します。

このように、人件費を抑えながらも、より良い対応を期待出来るのが電話代行です。

特に、起業したての士業の方であれば、まだ、新規の顧客様が出来ていないかもしれません。
このような時に、様々なお客様や会社様からいただく案件や依頼に対して、より誠実な対応が求められます。

士業以外にも、様々なクライアント様のお電話をお取りさせていただいております。
もし、少しでも興味を持たれましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ!

【 電話代行を取り入れるメリット 】

こんにちは。
今回、初めてブログを担当させていただきます。

入社してから早いもので、4か月があっという間に経ちました。
先輩方のご指導のもと、最近では、お電話を取らせていただく件数も増えてまいりました。

私事ではありますが、先日、冬の味覚である牡蠣を食べに、兵庫県の赤穂市に行ってきました。
牡蠣の有数の産地でもある赤穂の地元の人気店に行ったのですが、
雨の中たくさんの人が並んでいました。
並んで、やっと座ることができ、焼き牡蠣を注文しました。
大きなふっくらした肉質で、とても美味しかったです。
赤穂の牡蠣は、海が綺麗なため、菌が少ないのだそうです。
美味しい物を食べたので、このエネルギーを仕事に活かしていきます!

さて、前置きが長くなりましたが、今回は電話代行をご検討されている方へ、
『電話代行を取り入れるメリット』について、ご説明させて頂きたいと思います。

電話代行とは、一般的には、依頼者の代わりに電話対応を行なう代行サービス業を指します。
昭和40年代には始まっていたとされる代行サービスで、歴史は古いようです。

最近は、様々な代行サービスが出てきて、話題になることも多いですが、電話代行は、代行サービスの中でも、世間に浸透しているのではないでしょうか。

会社のシステムや形態なども多様化している現代において、電話代行のニーズは、徐々に高まっています。
電話代行を上手に活用することで、業務効率の向上や経費の削減などの様々なメリットを実感していただけると思います。

弊社は、様々な業種のお客様から幅広いニーズの業務依頼を受けており、高い評価をいただいております。

例えば、電話代行は、もちろん通販受注代行、コールセンター代行、クレームの一次対応などです。
この他にも、お客様の業種やニーズ、ご要望に合わせて、柔軟に取り組ませていただきますので、ご不明な点などございましたら、お気軽にご相談ください。

例えば、もしも、事務員を1人雇うとすると、、、
そのコストを考えると、少し雇う事に気が引けてしまうといったシチュエーションがあるかもしれません。

そうすると、新しく人材を育成するコストも労力もかかってしまいます。
このような時に、利用価値があるのが電話代行です。

しっかりと教育を受け、電話でのコミュニケーション能力に長けた受電スタッフが対応いたしますので、人材育成にかかるコストは必要ありません。

プランにもよりますが、簡単な電話の取り次ぎから商品の受注までご対応させていただきます。
資料請求もお受けしておりますので、ぜひ、この機会にご検討くださいませ!

【 大切な電話にお時間を使っていただくために 】

皆様、こんにちは。
今回も、ブログを執筆させていただきます電話代行サービスの担当の者です。
気が付けば、このブログを書き続けて1年と少しの月日が経ちました。
入社して、初めて受電以外でいただいた仕事が、このブログの執筆でございます。

時間の流れは、社会人になってから、より一層、とても早く感じております。
気持ちは、まだまだ新人なのですが、ブログでは、そういったことは関係なく、私の世界を広げながら、書かせていただいております。

たまたま検索ワードでヒットして、初めてご覧いただいている方も、定期的にお読みいただいている方も、今回も、最後までお付き合いいただければと思います。

さて、私達は、毎日ご契約いただいている会社様の顔として、お電話に出させていただいてございます。
お電話いただいたお客様に、ご契約者様の会社の従業員として(電話代行のオペレータと気付かれないように)応対させていただいております。

様々なご契約者様のお電話を受電させていただく中で、よく営業のお電話でお名前をお伺いする企業様が何社様かいらっしゃいます。

先日、とあるご契約者様の受電の際に、そのうちの1社様からお電話がございました。

しかし、ご用件をお伺いしましたところ、ご契約者様とお取引があり、営業でのお電話ではないことが確認出来ました。
実際に、このようなことは今までにも何度かあり、その度にヒヤヒヤした記憶があります。

このようなことがないように、ご契約者様の重要取引先様にご登録させていただくことも可能でございます。
実際に、そのような企業様で、元々お取引がある場合、その受電後にご契約者様の情報に登録させていただいたことが何度かございます。

また、ご契約時にお取引がある会社様の申請をいただいておりました場合も、営業か迷うこともなく、スムーズに対応させていただくことが可能でございます。
(ご登録数には限りがございます。ご了承くださいませ。)

たくさんの営業電話に貴重な業務時間を割いてしまうことなく、必要な電話のみの対応の為に、電話代行サービスをご利用いただくことも一つの方法ではないでしょうか。

【 電話応対時のポイント~第一声・笑声~ 】

電話代行の業務では、いくつか大切なことがあります。
今回は、『第一声』・『笑声』について書いていきます。

まずは、『第一声』についてです。
電話対応では、相手の印象が第一声で決まるというぐらい、とても重要になってきます。
お電話が鳴り、お客様の会社名をただ名乗るのではなく、お電話を頂きありがとうございますという感謝の気持ちを込めるとともに、ご用件を承る誠実な姿勢を見せることが、大切です。

普段の顔と顔を見て話す対面の場合とは違い、お客様には私たちの声でしか印象を残すことが出来ません。
顔が見えない電話対応と思って気を抜いているとお客様には伝わってしまいます。

姿勢は、相手が目の前にいる時と同様にし、誠意をもってお電話を取らせて頂いていますという雰囲気をお電話越しでも伝わるように心がけています。

また、声の大きさにも注意をしないといけません。
小さすぎると、自信が無く暗そうな印象を与えてしまい、大きすぎると声が割れてしまい、聞こえづらくなります。

ですので、必ず相手の聞きやすい声の高さを意識し、明るく・さわやかに間を取りながら、ハキハキとした発音にも心がけ、その電話対応にふさわしい声の音量で受電をさせて頂いています。

また、電話機を通しての声になるので、普段の実際の声よりも低く聞こえてしまい、お客様には偉そうだなと低評価の印象を与えてしまう事にも繋がります。

とはいえ、高すぎると落ち着きが無いように聞こえてしまいますので、【ファ】と【ソ】にあたる声を常に意識しながら、いつもより少し高い声を心がけています。

お客様に話しやすい雰囲気を出すとともに、傾聴することも大切です。
復唱・質問をする・同調するなど、様々な方法でお客様の伝えたい内容を間違いが無いように聞き取りをし、余韻が残せるお電話対応で締めくくれるよう、今後も心がけていきます。

次は、『笑声』についてです。
お電話を終えるまでの何秒間、何分間のお客様とのやり取りですが、
その限られた時間の中で、どれだけ良い印象を残せるかが大切になってきます。

また、表情が見えない電話対応では、声から笑顔が浮かんでくる笑声が重要となります。
その為、顔が見えなくても、口角を上げて笑顔のまま話をすることによって自然と笑声も出せるようになります。

棒読みの機械的な話し方より、親しみやすい雰囲気でお電話を取らせて頂いた方が、お電話をかけてきて頂いたお客様にも、安心感を与えられると思います。

今後も引き続き、『第一声』・『笑声』を心がけていきます。

【 英語の電話で使えるフレーズ 】

2016年最後の英語レッスンに先日、参加しました。
その中で、英語電話を対応する際に役に立つフレーズをいくつか確認して、電話応対の際にスムーズに言えるようにペアワークで、フレーズの言い合いをしました。

例えば、クレームの電話を頂いた際には、
「I’m sorry to hear that.(それは、申し訳ございません)」や「That must be very annoying.(ご不快な思いをされましたよね)」等があります。

しかし、日本人のように、お客様は立場が上という考えよりは、同等という考え方に近いので、全面的にお詫びや謝罪をするというよりは、お客様の気持ちに寄り添った言い方になるのではないかと思われます。

クライアントによっては、お客様に電話番号や担当者名等を聞かれた際に教えられず、お断りしなければならないこともあります。

その際は、「I’m afraid we cannot give out any information for security reasons.(会社の規則で、どのような情報もお伝え致しかねます)」と言うと、ただ「教えられません」と言うよりは、理由がきちんとある為、お客様も納得されやすいです。

クレームといっても、日本語の電話と同様にさまざまな内容があるので、英語でも色々な言い回しがあります。
日本語でもクレームの電話には、なかなか身構えてしまいますが、日本語と同様にお客様に親身になって、丁寧に対応するように心がけています。
そして、英語のフレーズが書いてある紙を見なくても、自然にスラスラと言えるように、英語の電話の際には、積極的に習ったフレーズを使ってみようと思います。

最後に、実際に受電した英語電話の録音を聞いて、みんなでシェアしました。
私が受電したシンガポールの外国人の女性からの電話は、独特の訛りがあり、聞き取りが大変難しかったです。
また、海外からという電波の悪い状況もあるのでしょうが、何度お伺いしても相手の言っている言葉の意味を理解することが出来ませんでした。

また、知らない単語【freebee(無料でもらえる物)】も出てきたので、内容を理解するのが容易ではありませんでした。
まだまだ、自分の英語力の低さを痛感しつつ、少しずつ学んでいくことが大事だと感じました。

1回1回の英語レッスンを大事にして、英語の電話にスムーズに対応出来るように日々精進します。

【 CUBE宛のお電話 】

今の季節は、日中は暖かいのですが、朝夕は、まだ少し冷えますね。
温度調節のしやすい羽織ものやストールなどが手放せません。

寒暖の差で風邪など引かないよう、皆様、寒い日は暖かくしてお過ごしください。
もう少し暖かくなれば満開の桜を見ることが出来ると思うと、とても楽しみです。

先日、姫路に桜を見に行ったのですが、まだ満開ではなく3部咲きという感じでした。
しかし、歴史ある大きな姫路城や好古園など回ることが出来、癒されました。
好古園では、抹茶とお茶菓子を頂くことのできる場所もあるので、
もし行くことがあれば、ぜひ立ち寄ってみてください。

さて今回は、弊社CUBE電話代行サービス宛に頂くお電話のお話を少ししたいと思います。

CUBE宛に頂くお電話は、主に新規のお客様からのお問い合わせや、既存のお客様からのご連絡・ご質問等ですが、そういったお電話を頂いた際に、出来るだけスムーズに対応出来るよう、言い方や応対について、日々、確認と改善を心がけています。

新規のお客様で、契約のお手続きをさせて頂く際には、
プラン内容の確認(ライトプラン・標準プラン・英語プランなど)や、
どういった電話応対を弊社に求められているのかなど、
お客様とよくご相談・ご確認をさせて頂き、サービスを開始します。

電話代行にお申込みくださるお客様の中には、元々他社の電話代行をお使いになられていて、変更したいという方や、電話代行を使うのは初めてだから、どういうサービスなのか知りたいという方など、様々です。

サービスを開始するにあたり、まず、お客様の電話機に電話の転送機能(お客様の電話機に鳴ったお電話を弊社で受電できるように設定する機能で、お客様と電話会社様の契約になります)をつけて頂く必要があることや、プランに記載のサービス以外にも出来ること(住所の聞き取りやメールアドレスの聞き取りなど)があり、別途、見積もりが必要なオプションの説明など、お客様とすり合わせをさせて頂きます。

そういったことを、お電話やメールにてお客様とやり取りをさせて頂くのですが、こちらの言い方が悪く、なかなか伝わりにくい部分や、ご理解しにくい部分があるかと思います。

しかし、そのような場合に、どのように伝えれば分かりやすいかなど、よくあるお問い合わせ内容と併せて、都度確認しながら対応するよう意識しています。

そのかいあってか、先日、新規のお客様よりお問い合わせのお電話を頂いた際には「御社のサービスは、すばらしいですね!」とお褒めのお言葉を頂き、弊社サービスの内容がよく伝わったのかなと、とても嬉しく思いました。

お客様のご要望に応じて、出来る限りのことを弊社でさせて頂ければと思っていますので、もし、何かご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせ下さいませ。

【 嬉しくなるお電話・嫌な気持ちになるお電話 】

最近、私が個人的に問い合わせた電話で、少し嫌な気持ちになってしまったことがありました。
その電話では、対応してくださった方のお話が二転三転していて、
私の問い合わせの内容も相手の方にあまり通じていない状態でした。
私は、その方のお話の内容で、納得することが出来ませんでした。

その後、別の方に対応していただいた時、結果的な内容に差は無かったものの、丁寧な説明と言葉だったので、すっと納得出来たことに驚きました。

最終的な結果が全く同じ内容であっても、話し方と順序が違えば、受ける印象が全く違いました。
私も普段の電話のお仕事で、お電話口の方にご納得いただき、気持ち良くお電話をお切りいただけるような対応をしなくてはいけないなと感じました。

ちなみに、私はクレームの電話をしたのではありません!

また、別件でありますが、電話代行のお仕事で、嬉しいお電話もありました。

ある工務店様宛へのお電話で、『お手ごろな価格であったのにも関わらず、とても丁寧で綺麗なお仕事をしていただき、ありがとうございます』という内容のお礼のお電話でございました。

また、『作業に来てくれた人も、とても感じの良い方で、テキパキと業務を進めてくださった』と、大変ご満足されていたご様子でした。
私は、もちろんその作業に何も貢献できていませんし、その方とお話をするのも初めてでしたが、何故か私まで、とても嬉しくなってしまいました。

その方は、お礼のお電話をするかどうかも迷われていたそうですが、『自分の電話の言葉で作業員さんのモチベーションが上がってくれれば嬉しいから』と仰っておりました。

貢献していない私が嬉しい気持ちになったのですから、その方が仰るとおり、作業に関わっている方が、そのお話を伺えば、尚更、嬉しく感じるのだろうなと思いました。
電話をした人も受けた人も嬉しくなる素敵なお電話だと感じました。

また、私もそう感じてもらえるような対応を心がけていきたいです。

日々受電したり電話をかけたりしていると、色々なお電話を経験しますが、ひとつひとつのお電話で感じたことを忘れず、今後の受電に活かしていきたいと思います。

最後まで読んでくださった方が、ありがとうございます。
今後とも引き続き頑張りますので、何卒よろしくお願いいたします。

【 営業電話の対応 】

CUBE電話代行サービスに入社したばかりの時は、1日に30件ほどしかお電話を取ることが出来ませんでしたが、今では、100件を優に超える日もあり、我ながら成長したなあと思っています。

こちらの数には、営業電話をお断りした電話は含まれません。
営業のお電話は、早ければ30秒以内に電話を切って、営業の記録もつけることが出来るので、正確な本数は分かりませんが、毎日かなり多くの営業電話を断っていると思います。

こちらのブログをご覧になっている方の中には、日々の業務の中で、営業のお電話をされている人もいらっしゃるかもしれません。
友人にもいるのですが、この話をすると、皆グサッとなるようです。笑

営業のお電話をされている方も、良い商品をご紹介するために一生懸命お電話をされているのですが、お断りするのが、私たちの仕事ですので、お繋ぎする訳にはいきません。

営業のお電話かどうかの簡単な判断は、
①社長以外の担当者名を知っているか
②既にやり取りをしているか
の二点を確認します。

担当者のお名前をご存じない場合は、『総務ご担当者様』、『経理ご担当者様』宛で、よくお電話があります。
また、社長をご指名で『何度かお話ししています。』、『社長もお分かりの件です。』など、おっしゃる場合でも、実は、何度か営業のお電話をかけているだけ、というパターンもあるので注意が必要です。

とはいえ、あまりにしつこくお聞きすると失礼になってしまいます。
実際にお取引されているお客様にご用件をお伺いすると、営業と疑っているのか、とムッとされる事もあります。

お取引をされている会社様のお名前を、全ては把握出来ないので、ご用件の確認の仕方にも注意が必要です。
それに、今はお付き合いをされていなくても、後々お取引を開始されることもあり得ますので、あまりにも“営業お断り!!”といった雰囲気を出すのは、避けたいところです。

営業かな、と思うお電話に関しては、『社長の在席を確認してまいります。簡単にご用件をお伺いできますでしょうか。』とお聞きしております。
ご用件をお伺いしても分からない場合は、転送してお聞きするか、メールでご報告する際にご指示を仰ぎます。

営業のお電話を全てお繋ぎしていては、クライアント様のお時間の無駄になりますが、必要なお電話は、確実にご連絡しなければなりません。
どのようなお電話を受ける際も気を抜かず、お電話を任せてくださるクライアント様の顔として、誠心誠意、笑声で対応してまいります。