【目次】
建設業における電話代行サービスの必要性
人手不足と職人の高齢化
施工管理・現場監督の業務の煩雑さ
ICT化するための費用と時間
建設業の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴
電話対応でいちいち手が止められる
他の企業との差を出したい
電話でのクレーム対応が出来ない
営業電話が多い
建設業の方におすすめのプラン
シンプルプラン
スタンダートプラン
シンプルプラン+連絡先追加
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
業務効率を上げるだけではない電話応対の価値
クレーム一次対応
建設業における電話代行サービスの必要性
建設業界が抱える課題のひとつに人手不足があります。建設業界は他の業界に比べてもとくに職人の高齢化がすすみ、人手不足は深刻です。
国土交通省がまとめた「建設業及び建設工事従事者の現状」によると、建設業で働く労働者の約34％が55歳以上であり、高齢化が進んでいるのがわかります。
また、労働時間が長い傾向があることも課題です。建設業では、労働時間を減らすと工期が遅れてしまうリスクがあります。多少無理をしても納期を守ろうという意識から、週休2日制がなかなか進まないというのが現実ではないでしょうか。
参考：『【2022年】建設業界は今後どうなる？業界のふたつの課題と対策』
人手不足と職人の高齢化
今後益々、人手不足と高齢化が進むと、1人あたりの仕事の負担は増えることはあっても減ることはありません。そうすると適正な仕事量なら働き続けられる人でも、年齢的にも体力的にもつらくなって退職を選ぶ人も増えてくるかもしれません。
今すぐ人手不足を解消することは出来なくとも、少しでも業務を効率化して1人あたりの負担を減らすことが急務と言えます。それには、雑務に追われることなく指示や管理を行うためにも、まず、施工管理者や現場監督が目の前の仕事に集中できる環境が必要ではないでしょうか。
施工管理・現場監督の業務の煩雑さ
建設業に現場作業はかかせませんが、現場の状況は天候や材料の搬入具合などで変わることも多々あります。そんな現場と外部とのやりとりは今でも電話が多く、特に施工管理や現場監督は、電話応対以外にも事務所での来客対応、工事のお知らせの掲示作成、その他書類作成も行う必要があります。
こうして施工管理や現場監督が思ったよりも事務所内の仕事に多くの時間が割かれてしまい、現場へ出向く時間が大幅に減ってしまうなんてこともあります。しかし、職人とのコミュニケーションの時間が減ってしまえば現場でスムーズに指示が通らなくなり、意図しない結果になってしまったことがありませんか？必死にしているにも関わらず、長時間労働や職人の仕事量の増加につながってしまいます。
ICT化するための費用と時間
国土交通省でも建設業界の業務効率化を図るため、ICTを建設施工に適用して、施工の合理化を図る情報化施工の普及を促進しています。
参考：国土交通省中部地方整備局
ICT施工が可能になれば、ドローンを活用した測量や出来形計測、データ納品による書類の簡素化が可能になります。他にも、建機にデータを入力して自動で管理するように出来れば、今までは特定の職人しか行えない施工だったものも、他の職人が施工可能になるでしょう。また、ICT施工ならばやってみたいという若者が求人に応募してくる可能性もあります。ICT化で下積み期間が短くなれば、若いうちから現場で活躍することも出来ます。このように建設業界でICT化が進めば、人手不足や高齢化問題の解消にむかっていくことが期待できます。
しかし、ICT化のためには、知識の習得も、時間もかかるでしょう。
ICT化を進めるためにも、まず業務効率の向上は必須と言えるのではないでしょうか。電話代行サービスは、電話対応を一括でアウトソーシング出来るので、営業電話をシャットアウトすることも出来ますし、緊急の電話はすぐに対応し、緊急でない仕事は後からまとめて対応する等、施工管理者や現場監督が取捨選択できるため、業務効率が向上します。さらに、簡単に導入できる点も魅力です。
電話代行サービスとは、施工管理や現場監督が電話の対応に追われることが無く現場に集中できるサービス、つまり業務効率をあげることの出来るサービスです。
建設業の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴
電話対応でいちいち手が止められる
電話は、メールと違ってコールが鳴ればその場で対応しなくてはなりません。施工管理や現場監督宛の電話が多く、他の仕事に集中できないと困っている場合は電話代行サービスがオススメです。
緊急や、取りたい電話は、内線感覚で、スマートフォンへつないでくれますし、取れない時、目の前の仕事に集中したい時は、プロの受電スタッフがしっかりと電話口の方の社名、名前、用件を伺ってメール等の履歴に残る方法で報告しますので、電話が鳴ってから急いでメモ帳を探す必要もありません。折返しの電話が必要な場合のみ、自分から電話をかければよいのです。
CUBE電話代行サービスでは電話を終日アウトソーシングすることも出来れば、休み時間や他の業務に集中したい時間だけアウトソーシングすることも出来ます。急ぎの電話のみ内線感覚で携帯電話に転送することも可能なので、まさに低コストですぐに始められる業務効率UPの手段と言えるでしょう。
他の企業との差を出したい
人手不足によって事務所の電話を留守番電話にしていたり、鳴りっぱなしにしていたり、または誰かの携帯に転送して対応していることはありませんか。
建設業界は人手不足だから仕方がないという場合でも、架電者からすればいつも留守番電話、もしくはいつも電話のコールが長いことは気持ちの良いものではありません。それが元請け業者の人でも役所の人でも現場付近の住民でも、小さなストレスが溜まっていきます。ましてやクレームの電話の場合は留守番電話やコール音が長いことは怒りを倍増させてしまうかもしれません。
しかし逆に、いつも2コール程度ですぐに明るく元気に電話に出てくれたとしたらどうでしょうか。意外と電話の雰囲気や対応で架電者の気分とは変わるもの。しっかりした企業だというブランドイメージを電話相手に持ってもらえます。人を雇わずに電話の応対品質の良さで他企業との差を出すことが出来るのです。
電話でのクレーム対応が出来ない
建設業界は施主からのクレームだけでなく、元請業者や現場付近の住民からのクレーム等、クレームが発生しやすい業界です。
しかし、人手不足からクレームの電話を放置してしまう、またはクレームを雑に扱ってしまうという場合は、すぐにでもクレーム一次対応が可能な電話代行サービスを検討してください。最初は小さなクレームだったのに、対応次第で手に負えない大きなクレームになってしまうことがあるからです。小さなクレームのうちにすぐに対応、解決することは業務効率UPにも、繋がります。
実は、電話代行業者の中には、クレーム対応を受けないところも多いのですが、CUBE電話代行サービスではクレーム一次対応を受けています。
相手の方のお話をしっかりと傾聴し、ご不快な思いをさせてしまったことをお詫びします。また、緊急の場合は、内線感覚で担当者のスマートフォンに取り次ぐことも可能です。
お伺いしたクレーム内容はしっかりと報告しますので、施工管理や現場監督は安心して現場に出向くことが出来ます。建設事務の方もクレームの電話を心配することなく、安心して仕事に取り組むことが出来るでしょう。
営業電話が多い
忙しい時でなくとも不要な営業電話は、通話時間がもったいなく感じてしまいます。1日1本の不要な営業電話対応でも、塵も積もれば山となるように少しずつ業務効率を低下させてしまいます。しかも、電話は受電してみないと営業電話なのか必要な電話なのかがわからないので、全く電話に出ないわけにもいかないのが辛いところ。
CUBE電話代行サービスでは営業電話は内容を聞き取ってメールで報告しますので、自分のタイミングでサッと確認が出来ます。興味のある営業内容であれば、報告時の連絡先に折返し電話をすればいいですし、不要であればそのままスルーしてしまえばいいので煩わしくありません。
建設業の方におすすめのプラン
シンプルプラン
CUBE電話代行サービスのシンプルプランは、お昼休み時間や忙しい時間帯だけ電話代行サービスを活用したい建設業の方におすすめです。
受電数が月50回で月額10,000円のリーズナブルなプランなので、お試し感覚で利用していただくにも最適です。
リーズナブルなプランながら、他の電話代行業者ではあまり行っていないスマートフォンに内線感覚で転送することもプラン内で可能です。
緊急時の電話のみ応答後転送サービスを活用し、その他は外出応対で用件をしっかり聞き取るという臨機応変な対応も出来るので現場に出ていても、お昼に出ていても安心です。
応答後転送が出来ない時は、受電内容をメールもしくはチャット（Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、MicrosoftTeams、LINEWorks※）で即時ご報告します。
(※)Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、Teams、LINEWorksはオプションになります。
スタンダートプラン
CUBE電話代行サービスのスタンダートプランは、受電数が月100回、連絡先が10か所ついていて月額25,000円です。シンプルプランよりも更に臨機応変な対応が出来る忙しい建設業の方に多くご利用いただいているおすすめのプランです。
営業の電話は、Aさんにメールもしくはチャット（Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、MicrosoftTeams、LINEWorks※）にて報告、役所からの電話はBさんに応答後転送など、事前にもらった指示通りにキューブが報告先を振り分けてご報告します。そのため、事務員の方が電話内容を聞き取って社員別に連絡を取る必要がありません。
また、通常は「ただいま外出しておりますので、戻り次第ご連絡いたします」という対応であっても、12時～13時の間の電話に関しては、「お昼休み中のため13時以降に折り返しご連絡いたします」に変更することなども可能です。対応の文言の変更についても是非ご相談ください。
(※)Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、Teams、LINEWorksはオプションになります。
受電数が常に月100回を超える場合も、ご相談ください。
シンプルプラン+連絡先追加
受電数は月に50回程度で良いけれど、電話内容の報告先は名指し人別で事務員、営業、現場監督と3か所に振り分けて欲しいなど、連絡先が1か所では足りない場合でも安心してください。
シンプルプラン月額10,000円では、オプションにて連絡先を最大4か所まで追加することが出来るのです。連絡先は1か所につき月額500円ですが、電話番号とメールアドレスはセットで1か所としています。たとえば事務員の方の携帯電話+メールアドレスで1か所、営業の方の電話番号+メールアドレスで1か所、現場監督の携帯電話+メールアドレスで1か所と考えています。
連絡先追加オプションを加えれば名指し人への応答後転送やメール連絡が可能になり、スタンダートプランよりもリーズナブルに、通常のシンプルプランより業務効率がＵＰ出来ます。
電話代行シンプルプランオプションサービス料金詳細はこちら
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
業務効率を上げるだけではない電話応対の価値
業務効率を上げるだけであれば、どの電話代行業者でも構わないと思いますが、せっかく利用するのであれば自社のブランドイメージを高める電話代行サービスを選びたいと思いませんか。安く利用できる電話代行サービスはたくさんありますが、それでもCUBE電話代行サービスが選ばれる理由は、電話応対の品質の高さにあります。
CUBE電話代行サービスでは、電話代行業者では珍しくオペレーターの全員が直接雇用の社員です。それは電話代行サービスを利用するお客様の企業の顔として責任をもって1本1本、大切に受電していきたいからです。電話1本で大きな契約が決まることもあれば、電話1本でクレームに発展することを私たちは知っています。
電話代行プランを安くすればオペレーターの人件費も安くするしかありません。しかし安い人件費でオペレーターのモチベーションを保ったまま高品質な応対、臨機応変な対応、クレーム一次応対を求めることは難しいと考えています。
私たちキューブはオペレーター全員が1020時間以上の研修を受けたうえで、どうすれば電話口の方に喜んでもらえるのか日々考えながら受電に臨んでいます。
CUBE電話代行サービスは、建設業のブランドイメージ向上を考えている方、他社との差別化を考えている方の多くに選んでいただいています。
クレーム一次対応
CUBE電話代行サービスでは全プランでクレーム一次対応がついています。実はクレームの電話に対して「担当者から折り返します」のみ伝えて、最終的に電話を切ってしまう業者も意外と多いのです。しかしそれでは更なるクレームにつながってしまいます。特に建設業では現場付近の住民のクレームは迅速丁寧に対応することが大切です。
キューブではクレームの電話も大切な電話の１つとして丁寧に対応しています。クレームの電話でも真摯に対応すれば、最後には「ありがとう」や「言いすぎて悪かったね」と状況が変化することも。
クレーム一次応対がうまくいけば、その後の自社の担当者の対応もスムーズにいくというもの。そしてクレーム対応がうまくいけば、自社の価値を高めることが出来ると知っている建設業の方にキューブは選ばれています。
是非、電話代行サービスを利用しようと検討されている場合は、応対品質とクレーム一次対応の有無を確認してほしいと思います。電話代行業者に直接電話で問い合わせてみてはいかがでしょうか。
お気軽にご相談ください。
電話問合せ：0120-888-108
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