電話代行サービスといってもさまざまで、特定の業界に特化した〇〇専門電話代行サービスと銘打っている業者や〇〇専門電話代行プランというのもある。確かに業界ごとの特徴を理解した電話代行サービスなら、利便性も高い。そこで、今回は不動産業、保険業、水道修理業の3つの業界をあげ、電話代行サービスでできることや導入することで得られるメリットなどについて解説していこう。

1.不動産業で期待できる電話代行サービスの内容とメリット

はじめに不動産業に電話代行サービスを導入するとどのようなことができ、またどのようなメリットがあるのか紹介していこう。

1-1.こんなことができる

不動産業の場合、業務内容は賃貸と売買の2種類に大きく分けられる。賃貸であれば、空室状況や賃料、共益費や管理費、さらにペット飼育が可能かどうかといった基本的な条件について案内が必要だ。条件の多くはあらかじめ物件情報に盛り込むことはできるが、空室状況については直接の対応が求められることは多い。物件に興味を持つ顧客は、何らかの問い合わせをするのは一般的である。電話代行サービスでは、これらの案内を一手に任せることが可能だ。

また、内見希望者があれば必要な情報を預かって仲介業者に案内することもできる。空き状況の案内や内見希望者への対応などは売買物件の場合でも同じように対応できる点は心強い。他には、物件資料の配布や入居申込書などの送付請求を仲介業者へ連絡することが可能である。さらに、入居者からのさまざまな問い合わせにも対応してもらえる点は便利だ。

但し、ここまでは、不動産専門でない電話代行会社も対応可能だ。実際、CUBEでも多くの不動産仲介会社、不動産オーナー会社の対応をしている。不動産専門電話代行会社の中には、物件資料をe-mailやFAXで送信するところまで対応している業者がある。仲介会社からの問合せで物件資料をFAXやe-mailで送って欲しいという問合せがあれば、事前に登録している物件資料を代行で送付する。そして、自社の担当者へ送付先、伝言内容、送信完了の旨を報告してくれる。

1-2.どのようなメリットがある？

お客さまに物件を案内しているときや事務所内での接客中に電話の対応に迫られると、業務が思うように進まないことが多い。お客さまによっては、途中で電話に出られることを不快に感じることもあるだろう。ところが、電話代行サービスを利用すれば電話で業務を中断する心配がないのがメリットである。目の前の業務に集中でき、お客さまに不快な思いをさせることもない。

またはその逆で、目の前のお客さまを優先することで電話での応対がおろそかになることもあるだろう。そういう事態を避けることで、せっかくの見込み客からの電話を逃すといった機会損失の心配がないのもメリットだ。電話代行サービスを利用すれば、問い合わせのあったお客さまはもちろん、同業者への物件資料の送付や案内も迅速にできる。その結果、成約率UPにつなげやすい。物件資料を代行で送信してくれる不動産専門の代行業者であれば、顧客や仲介業者が欲しいタイミングで物件資料を送付することも出来るので成約率UPは、さらに上がり、送付の手間を省いてくれる。但し、最近ではHPで物件の詳細資料を閲覧出来るので不動産専門である必要は薄れているのが実状である。
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2.保険代理業で期待できる電話代行サービスの内容とメリット

次に、保険代理業で電話代行サービスを利用する際にどのようなことが可能か、また導入によって得られるメリットについて紹介していく。

2-1.こんなことができる

保険代理業の場合、新規の問い合わせや保険利用の伺いなどの対応が可能である。新規の問い合わせに迅速に対応することは、顧客の確保には欠かせないことだ。これらの対応内容をまとめて、即時に報告を入れることもできる。また、不要な営業電話には不在対応を任せることも可能だ。損保の場合、契約客から事故報告が入ることもあるだろう。もちろん、事故報告の対応についても電話代行サービスに依頼できる。ただし、事故はいつ発生するかわからない。そのため、電話代行サービスより24時間対応可能なコールセンターの代行会社のほうが向いている。本来は、契約内容の確認対応なども24時間対応のコールセンターに依頼したほうがいいだろう。但し、24時間対応のコールセンターでは、高額な費用となるため、予算を抑えたい場合は、電話代行サービスに依頼するというケースもある。弊社CUBEでも実際に多くの保険代理店様の代表電話を対応させて頂いている。予算が対応出来るのであれば、24時間対応コールセンターをお薦めする。

2-2.どのようなメリットがある？

電話代行サービスや24時間対応のコールセンターを導入すれば、商談中や契約内容を説明しているときに電話で中断する必要がない。優先すべき業務に集中できるのは大きなメリットだ。電話の応対中に目の前のお客さまを待たせることもなくなる。さらに、営業電話に対応するというわずらわしさからも解放され、コア業務にあてる時間が増やせるのもメリットだ。結果的に効率よく顧客を確保することが可能になり、業績を上げる環境を構築できる。

電話代行サービスや24時間対応のコールセンターでは、実際の対応について個別に条件を設けることも可能だ。例えば、問い合わせの電話はすべて折り返しかけるということもできる。あらかじめオペレーターが対応することで問い合わせ内容を確認できれば、その分しっかり準備してから折り返しの電話がかけられる。時間の無駄が省けるうえに話がスムーズに進みやすく、契約率のUPも期待できるだろう。顧客の印象が成約を大きく左右する保険業界では、導入後すぐに教育されたオペレーターが対応することもメリットは大きい。

3.水道修理業で期待できる電話代行サービスの内容とメリット

最後に、水道修理業に電話代行サービスを導入する際にできることや、それによって得られるメリットについて紹介していこう。

3-1.こんなことができる

水道修理業の場合、サービスの問い合わせや修理依頼の電話対応は欠かすことができない。電話代行サービスでは、これらの対応が可能である。また、修理に対するクレーム対応なども任せられる。さらに、これらの電話内容と対応結果を即時報告してくれるため、お客さまの利用状況を迅速に把握できる。水道修理業は、夜間や早朝などに依頼を受けることも珍しいことではない。電話代行会社によっては24時間365日対応可能なところもあり、安心して利用することが可能だ。

3-2.どのようなメリットがある？

水道修理業で困るのは、移動中や修理の作業中に電話がくることだ。電話代行サービスを導入すれば、タイミングに関係なく迅速に電話の対応が可能だ。いつ電話がくるかわからないという不安を解消でき、作業に集中できるメリットは大きい。そのうえ、電話がつながることでお客さまにも安心感を与えることができる。必要なときに電話がつながれば信頼度も高まり、顧客を獲得しやすいのもメリットだ。

経費の負担を抑えられるのも電話代行サービスを利用するメリットである。例えば、24時間体制のコールセンターを自社で用意した場合、まずオフィスを用意しなければならない。もちろん、必要な人材の募集から採用、さらにオペレーターとしての教育も必要である。規模が大きくなれば人事管理も求められ、膨大な費用とリスクをともなう。しかし、外注するだけでこれらの経費を大幅に抑えられるのは大きなメリットだ。もちろん、運用も楽である。ただし、24時間対応や、顧客対応を完全に任せたいなら電話代行サービスよりコールセンター代行会社のほうが適している。オペレーターが随時対応してトラブルの内容を確認し、報告がくるため、作業の優先順位を判断しやすい。ちなみに、電話代行サービスとコールセンターでは、CTIシステム（顧客情報がPC画面に表示されるシステム）が異なるため、一般ユーザー向けの細やかな対応を希望する場合はコールセンター代行会社が適している。

電話代行サービスは業界に合わせた対応が可能！賢く活用しよう

電話代行サービスなら、さまざまな業務に合わせて柔軟に対応することができる。随時対応が求められる業種でも、はじめは平日の9時〜18時までの対応でも特に問題がないならCUBEで十分対応が可能だ。売り上げが上がってから24時間365日対応のコールセンターへ移行するという方法もある。CUBEなら高品質のサービスが提供されるうえに、1カ月の保証期間も用意されている。電話代行サービスに興味があれば、一度試してみる価値はある。

株式会社 大阪エルシーセンター　CUBE電話代行サービスグループ

CUBE電話代行サービスでは、実際に電話応対をしているオペレーターが、電話代行サービスの魅力やビジネスに関する情報を発信しています。日頃の電話応対のノウハウや様々な業種の導入事例等、電話応対にお悩みの企業様や、電話代行を検討している方は是非ご覧下さい。