製造業の電話代行サービス活用事例
【目次】
１．製造業における電話代行サービスの必要性
「ものづくり産業」という言葉があるほどに、製造業は、日本の基幹産業であるといえるでしょう。我が国では、欠かせない仕事と言えます。しかし、その欠かせない製造業では、他の業界よりも課題となっている人口減、高齢化による人手不足を保管する手段として、電話代行サービスを導入する企業が増えています。
製造業は残業が多い？
厚生労働省の「毎月勤労統計調査」（令和3年2月）によると、製造業の残業時間は平均13.3時間であり、他の業種と比較すると長いと言えます。
参考：製造業の残業代
残業が多い理由は、いくつかあると思いますが、慢性的な人手不足、加えて、大手企業の調整弁となっているケースも多く、特定の商品の需要が急増したり、急減したりするため、余裕を持った人材確保が出来てないことも理由の一つと言えます。
また、シフト制で働いているために誰がどれだけ残業しているのか目視ではわかりづらく、なんとなく仕事はまわっているからと、人材確保の対応が後手になってしまう点もあげられます。しかし、残業が当たり前になってしまうと、やりがいをもってやっていた仕事だとしてもどうしても従業員のモチベーションは低下してしまい、離職の理由になってしまいます。
製造業界の人材確保の厳しさ
製造業界では、34歳以下の就業者は20年間で約121万人減少し、逆に65歳以上の高齢就業者は20年間で約33万人増加しています。
参考：製造業の今後は？ 現状の課題や生き残るための手段を解説
これは製造業界の企業、は中小が多く、残業時間を含む労働条件を見て大手企業へ就職を求める若者が多いことも理由の一つです。少子高齢化時代の若者は就職先を選ぶ側です。このまま製造業界で若者の就労者が減り続けると生産性の低下は免れず、国力の衰退につながるとも言えます。
製造業のイメージを自社から変える
この厳しい状況の製造業界で今後も活躍し続けるためには、人材確保はもちろんですが、製品以外にも他社より優れたところがあるとアピールする必要があるのではないでしょうか。他社と差をつけることが出来れば、製品の売れ行きにもつながって今後の人材投入のための資金が得られます。また、他とは違う企業だと思ってもらうことで、就労希望者が増える見込みも期待できます。
改善の一手として、電話代行サービスを導入する企業が増えています。
たかが電話と思われるかもしれませんが、印象の良い電話応対は、企業のブランドイメージを大きく向上させます。また、電話取次や電話対応を外注することで、社員は自身の業務に集中できるようになり業務効率も改善します。
CUBE電話代行サービスでは、全オペレーターが正社員の電話のプロとして受電していますので、電話相手に「この企業にはいい事務員がいる=この企業には良い人材が働いている」と思ってもらうことが出来ます。また、各担当者のスマートフォンに内線感覚で取次も出来るので、緊急時や大切なお問合せは、各担当者へおつなぎすることも出来ます。
電話応対のために、派遣社員や契約社員を雇う必要もありません。事務員に新たに研修や教育も不要です。電話口から簡単に、コミュニケーション能力のある良い人材が働いているというイメージを与えることが出来るのです。そして電話口で取引先に良い印象を与えることが出来れば、企業の価値が上がると言えるでしょう。
製造業の電話代行サービスを利用すべき企業の特徴
海外進出を視野に入れている、海外とのやり取りがある
経産省の「第51回 海外事業活動基本調査概要」によると、2020年度末の海外での現地法人の2万5,703社のうち製造業は1万1,070社となっていて、海外進出している製造業は実はとても多いと言えます。
参考：【2022年版】日本の製造業が海外進出するために知っておくべきこと
海外進出を考える理由はいくつかあります。たとえば、国内の人材不足を海外の人材で補うためということもあるでしょう。また、使用する材料が海外のものだった場合、現地で調達して加工すると輸送コストがかからないという利点もあります。もちろん、国内だけでなく海外のシェアを獲得して会社を成長させていくためということもあるでしょう。
もし、海外進出や海外とのやり取りを考えるのであれば、現地との電話やメール、その他のツールでのやり取りが考えられます。その際に英語が共通言語になることが多いですよね。
しかし、特定の社員は英語を話せても他の社員は英語が話せないこともあるのではないでしょうか。事務員が、英語でのお問合せを取った際に、「話が分からなくて誰に取り次いでいいのかわからない」や「緊張してなんて言っていいかわからない」なんていうことにならないために、受電する社員は英語が話せる方が安心です。
CUBE電話代行サービスでは英語対応プランもご用意しております。現地からの電話にもしっかりと用件を聞き取って担当者に取り次ぐことができます。担当者の方が忙しい場合は聞き取った内容を即時に報告しますので、社員の方は不安を感じることなく、ご自身の仕事に集中していただけます。
事務員の生産性を上げたい
電話代行サービスを活用すれば、事務所内で電話番が不要になることもメリットです。製造業の現場では外線電話をおいていないところがほとんどですが、事務所内では外線の電話業務は必須です。受電業務が無ければ、事務員は他の事務仕事に集中できて生産性の向上が見込めます。
また、電話が苦手な事務員の方がいる企業にもおすすめです。電話対応が苦手な人は、緊張や不安から自分では気がつかないうちに電話相手に失礼な態度をとってしまったり、不信感を与えてしまったり、自社のイメージを知らず知らずのうちにダウンさせてしまうなんていうことがあります。
しかしCUBE電話代行サービスでは、製造業の事務所宛の受電経験が豊富なプロがいつでも2～3コール以内に笑声（笑顔の声）で受電しますので安心感が違います。生産性が上がるだけでなく、いつも丁寧で明るい対応で取引先からの信頼感が増した！なんていうお声もいただきます。
従業員募集中
電話代行サービスを活用すれば、受電業務が不要という点にメリットを感じて求人に応募してくる人も見込めます。
また、CUBE電話代行サービスを利用すれば、求人募集の電話のやり取りもスムーズに行うことが出来ます。忙しいから求人募集を出すのですが、忙しいからこそハローワークや求人応募者からの電話が煩わしいなんてことはありませんか。
CUBE電話代行サービスでは、ハローワークからの電話にも応募者のフルネーム、電話番号、希望職種をお伺いの上、「○○の住所へ履歴書と紹介状を送付してください」と案内することも出来ます。求人応募者からの質問も丁寧に聞き取ることが可能です。質問内容をしっかりと聞き取ってから、内線感覚で担当者のスマートフォンに取り次ぐか、メールもしくはチャットにて報告するか選ぶことも出来ます。求人募集の電話も臨機応変な対応が可能です。
CUBE電話代行サービスは、良い人材を確保したい！自社のイメージをより良くしたい！もっと成長していきたい！と考える製造業の方に多くご利用いただいているサービスなのです。
製造業の方におすすめのプラン
スタンダートプラン
CUBE電話代行サービスのスタンダートプラン（月コール数100回、連絡先10か所）は、月額25,000円です。
取り扱っている材料や商品名、業界用語などをマニュアルとして登録していただくことも出来ますので、取引先との頻出ワードを聞き逃すことも有りません。
また、求人募集の電話であれば、応募希望者のフルネーム、電話番号、希望職種をお伺いすることが出来ます。
他社の電話代行サービスでよくある「○○は外出しておりますので、折り返しお電話いたします」という対応だけではなく、担当者のスマートフォンに内線感覚で電話を取り次ぐ「応答後転送サービス」の利用も可能です。担当者宛のお電話は応答後転送サービスで担当者に取次ぎ、採用に関する電話は聞き取った内容を指定されたメールアドレスへ報告するという臨機応変な対応も出来るのです。
電話代行スタンダートプラン詳細はこちら
英語対応プラン
海外進出中、海外進出を検討中、海外とのやり取りがある製造業の方におススメのプランです。普段はメールでのやりとりでも、場合によっては英語で電話がかかってくることがあるという企業の方にも大変ご好評いただいています。
月額15,000円から始められるサービスです。
CUBE電話代行サービスを9時～18時のフルタイムで活用することはもちろん出来ますが、海外担当者が不在の時や、在席時でも作業に集中したいときだけでも利用が可能です。他の社員の方も英語の電話に緊張することなく自分の仕事に集中することが出来ます。
電話代行英語対応プラン詳細はこちら
シンプルプラン
CUBE電話代行サービスのシンプルプランは、まずはお試し感覚で利用してみたい製造業の方におススメのプランです。受電数が月50回で月額10,000円のリーズナブルなプランながら、他の電話代行業者ではあまり行っていないスマートフォンに内線感覚で転送する「応答後転送サービス」もプラン内で可能です。
応答後転送が出来ない時は、受電内容をメールもしくはチャット（Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、MicrosoftTeams、LINEWorks※）で即時ご報告します。
(※)Chatwork、Slack、LINE、GoogleChat、Teams、LINEWorksはオプションになります。
CUBE電話代行サービスが選ばれる理由
製造業のサービス品質向上に役立つ
製造業界の中で他社と差を出すためには、サービス品質の高さも大切ではないでしょうか。サービス品質とは、「正確性」「迅速性」「好印象」「共感性」「柔軟性」「安心感」の6つの要素だと言われています。製造業では製品を作るために「正確性」や「迅速性」は重大ポイントとして常に向き合われているかと思いますが、「好印象」「共感性」「柔軟性」「安心感」はいかがでしょうか。「好印象」「共感性」「柔軟性」「安心感」は、人と人が関わるタイミングで大きく力を発揮する4つではないかと考えます。
私たちキューブは、「好印象」「共感性」「柔軟性」「安心感」を電話口の方に感じてもらうことを基本として考え、業務に取り組んでおります。そのためにオペレーターは1020時間以上の研修を受けている正社員のみで構成されており、業務開始後もＯＪＴやＯＦＦＪＴを継続して行っております。
まず笑声（笑顔の声）での第一声で好印象を、相槌や相手に合わせた話し方で共感性を、話の内容によって回答を変化させる柔軟性を、声のトーンや間の取り方、しゃべり方で安心感を与えることが出来ます。
キューブでは、応対の品質の向上を常に意識しながら1本1本丁寧に電話に出ています。そのため、キューブのオペレーターが電話を取り次いだ後に、電話口の方に「御社にはいいスタッフがいますね」と言われるなんていうこともあります。
製品には自信があるけれど、サービス品質を今よりも向上させたい！他社との差を出したい！と考えている多くの製造業の方に、キューブは選んでいただいております。
CUBE電話代行サービスを活用すれば、新たに社内で研修や教育を行わずともサービス品質を向上させることが出来ます。
応答後転送サービスがついている
キューブでは全てのプランで基本料金内にて「応答後転送サービス」を提供しています。
応答後転送サービスとは、内線感覚でスマートフォンへ取り次ぎが出来るサービスです。応答後転送サービスを利用すれば、急ぎの用件や名指しの電話のみ事務員の方や名指しの方のスマートフォンに取り次ぐことが可能なので、臨機応変な対応が出来ます。
また、作業中や休憩中でスマートフォンに取り次ぎが出来ない場合は、用件をメールもしくはチャットで即時報告しますので安心です。
臨機応変な対応ができる
キューブでは、取引先からの電話対応や求人募集の電話の対応以外にも、電話での見積もり依頼や発注依頼に対応することも出来ます。簡単なＱ＆Ａであればマニュアルをご用意いただければキューブで回答も可能です。ご希望の対応方法をお気軽にご相談ください。
チャットを使って報告ができる
メール報告、応答後転送サービス以外に、チャットツールを使った電話内容のご報告も可能です。Slack、MicrosoftTeams、LINE、LINEWorks、Chatwork、GoogleChatにも対応しています。
お気軽にご相談ください
電話問合せ：0120-888-108
平日 月～土：9時～18時
WEBからのご相談はこちらから24時間受付中
