電話代行・秘書代行サービスなら、「CUBEの電話代行サービス」
司法書士や行政書士を目指して勉強している人は多く、有資格者の人数は年々増え続けています。その一方で、人口減少や登記件数減少に伴い業界全体で業務が減少しています。その為、報酬単価が下落し、競争はますます激しくなってきているのではないでしょうか。さらに、税理士事務所や不動産会社が直接、司法書士・行政書士を雇用したり、弁護士事務所が司法書士の領域にも進出してきたりということも…。こうした中で生き残っていく為には、HPや紹介などから新規見込み客を集客し、成約まで丁寧にフォローをして信頼を得る。そしてその方から、さらに紹介をしていただくというサイクルがとても大切だと考えられます。成年後見や相続など個人の方からもご相談が多い司法書士や行政書士様にとって、息の長い信頼関係を築く為にも、いざという時に連絡が取れる安心感は必須条件の１つではないでしょうか。
司法書士や行政書士の業務は書類作成が中心ですが、書類作成は司法書士や行政書士が行っても、提出や登記等は他資格の士業者の業務となるケースもあり、他資格の士業者との共管業務を行うことが多いのは、司法書士や行政書士の特徴かもしれません。税理士や土地家屋調査士、社会保険労務士、宅地建物取引士といった他資格者からの専門的な電話があることも多く、司法書士や行政書士の事務員は多くの法律的な知識を、いずれは求められます。普通の会社でさえ、事務員が代表と2人という環境では、定着して長期で働いてもらうのは難しいといわれています。その中で、求められる知識量の多い司法書士事務所や行政書士事務所では、常勤の事務員を採用し定着させることはハードルが高いのではないでしょうか。電話対応を外注すると、急な退社や新規採用が中々決まらなくても、電話対応を任せられるので、顧客を不安にさせることはありません。
顧客と息の長いお付き合いを続けるためにも、信頼関係を構築することが大切な司法書士・行政書士。電話代行サービスのメリットもわかるけど、電話代行サービスの利用によって起こるトラブルが心配で導入に踏み切れないということも。どんな代行サービスを選べばトラブルが起こらないかは気になりますよね。実際に電話代行会社選びに失敗したことによるトラブルとしてよく耳にするのは、
・年配の方や大切な顧客へも淡白な対応で、気分を害されてしまった。
・他士業事務所からの電話等の聞き取りが不十分で、伝言だけで済むところが結局折り返しで問い合わせする羽目になった。
・応答後転送サービスがなくメールやSNSでの報告のみで、至急の対応が遅れて既存顧客の信頼を失った。
といったことです。他社の電話代行サービスをご利用中で、CUBEへ乗り換えをご検討されている方からよくあるご相談です。こういったトラブルを回避するには、問い合わせ時に実際に電話対応を担当するスタッフの対応確認はもちろん（営業担当が問い合わせ対応している代行会社も多くあります）、無料モニターや返金保証サービスを行っている電話代行サービスを選ぶと良いでしょう。自社の応対品質に自信のある電話代行会社はこういったサービスを行っていることが多いです。しかし、電話代行会社によって期間や初期費用の返金の有無など違いがあるので注意が必要です。また、お客様の大切な申請書類を扱う司法書士・行政書士。情報の取り扱いが適正であると認定を受けた証であるPマークを取得している電話代行会社が望ましいです。
一般的な電話代行業者と異なり、CUBE電話代行をご利用の司法書士様、行政書士様は、事務所へ在席中も、対応させて頂くことが多いです。CUBEなら内線のように先生のスマートフォンへ取り次ぎできる応答後転送サービスがご利用頂けるため転送切替の手間もなく、いつでも必要な電話だけに対応出来ます。また、先生が電話を受けられない時も大切に対応しご用件を確認します。成年後見等ご親族等の悩みを持った個人様への対応品質も高く貴事務所への安心感、ブランドイメージ向上に貢献します。数名から30名以上の事務所の場合でも、各対応部署ごとにSlackやChatwork、LINEWorks等のチャットツールでご報告させて頂くの各部署は自部署の対応だけに集中できます。
CUBE電話代行サービスのスタッフは、司法書士事務所様のお電話を日々受けていますので、法務局をはじめ役所や裁判所、他の士業事務所からのご伝言の聞き取り等を行います（聞き取り間違いも一定数ございますが、十分に内容は理解できるというお言葉をいただいています）。また、お電話された方の気持ちへ寄り添った対応は、ご利用中の司法書士事務所、行政書士事務所様に大変お悦びいただいています。
事前にご指示いただければ、10時～12時は外出対応、13時～1７時は内線感覚の転送、17時以降は明日以降の折り返し等スケジュールに合わせたご案内ができます。
開業したばかり、
少数精鋭の事務所の方には
月額10,000円〜（税別）
●貴社の事務員として貴社名で対応、社名・氏名・連絡先・簡単なご用件をお伺いします。
●事前にお知らせいただいたスケジュールに合わせたご対応をします。
●月コール数が少ない方におすすめのお手軽なプラン。
無料相談等の少ない
1次受付が必要な事務所様には
月額25,000円〜（税別）
●簡易的なＱ＆Ａの対応が可能。
●お名前（フリガナ）、ご相談内容、連絡先、ご希望日時等のお聞き取りが可能。
●用件別（新規はA様等）で報告連絡先の振り分けが可能。
●営業時間外の貴社専用アナウンスが利用可能。
※オプションとして電話番号の貸し出し（レンタル）も行っております。
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ありがとうございます。〇〇司法書士法人でございます。
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A裁判所のBと申します。
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A裁判所のB様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
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C様の報酬付与の申し立てをいただいた件でお伺いしたいことがあります。ご担当者様はいらっしゃいますか？
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申し訳ございません。只今担当の者が外出しております。戻り次第、担当の者から折り返しお電話をさせていただいてよろしいでしょうか。
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はい。大丈夫です。
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こちらお急ぎのご用件でございますか？
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いえ、急ぎではありませんが、ご連絡をもって申し立ての審査に入りますので早くご連絡いただいた方が審査は早く開始されます。
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かしこまりました。そのように申し伝えます。折り返し先のお電話番号をお願いいたします。
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はい06-00XX-00XXで内線番号が101です。
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復唱いたします。06-00XX-00XX。内線番号は101でございますね。
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はい。それではよろしくお願いします。
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よろしくお願いいたします。失礼いたしします。
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ありがとうございます。○○行政書士事務所でございます。
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▽区役所のAです。
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▽区役所のA様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております。
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記載事項証明書のご請求をいただいております件で確認事項がございます。ご担当のB様をお願いいたします。
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Bでございますね。お電話そのままで少々お待ち下さいませ。
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はい、Bです。
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お疲れ様です。CUBEのCです。只今、▽区役所のA様より「記載事項証明書のご請求の件で確認事項がございます」とお電話が入っております。お繋ぎしてもよろしいでしょうか。
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はい。お願いします。
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お繋ぎいたします。よろしくお願いいたします。
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| 〜転送〜 | ||
応答後転送を使えるのはものすごく重宝しています。お客様と面談している時や外出している時などに転送をかけて対応をお願いしているのですが、例えば2時間外出していてもその内1時間は電話に出ることができる場合があります。応答後転送だとその時の状況にあわせて柔軟に対応でき、最大限自分で電話に出ることができますし、もし都合が悪い場合でも何分後に折り返せるかもその際に伝えられるので、電話をかけてこられたお客様を過度に待たせたり不安にさせたりしないで済むので非常に助かっています。
★NTTひかり電話ボイスワープの場合
【無条件転送の手順】
外出前に、142 + 1+1
ダイヤルで、無条件転送開始。
CUBEで受電対応いたします。
↓
帰社時には、142＋０で転送解除。
事務所の電話で受信できるようになります。
※詳しくはご契約先電話会社のHPをご確認下さい。
★NTT東日本ひかり電話
★NTT西日本ひかり電話
★KDDI
★ソフトバンク
★楽天コミュニケーションズ
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