代行会社の営業マンに言われるままに契約しないこと。自身がサービスを利用したいと考えた理由を第一に選ぶことが大切です。
料金が安いからと妥協すると、代行会社を利用したにもかかわらず、信用をなくしたり、時間を割かれたりすることもあります。
これらの検討項目を基準として代行会社やプランを選んでみてください。
検討項目
- ・目的を考える。（利用しようと思った一番の理由）
- ・自社の状況を考える。
- ・誰から電話があるのか。どんな問い合わせが多いか。（具体的に取引先をイメージして）
- ・月にどのくらいの電話があるのか。（アバウトでＯＫ。まずは回数の少ないプランを選び、例えばコール数が超える場合は、次の月からワンランク上のプランを選ぶことも可能）
- ・目的を達成するために、どういった応対（量・質）を求めるのか。
- ・自社の状況から、時間を割かれない伝言の確認方法を考える。
電話代行サービスを提供する会社の体制を知ることも重要です。
例えば、業務に自信のない電話代行会社の多くは、来社でのサービス説明や契約を断ります。
しかし、送られてきた資料も、簡易なパンフレットとサービスの説明が十分でないチラシだけということはよくある話です。
このように代行会社を選ぶ際、資料がしっかり揃えられているかも判断基準のひとつです。サービス説明や料金設定、あなたの知りたいことが記載されているかなど、内容もしっかり確認してください。
さらに、実際に行くかどうかは別として、代行会社に出向いて直接説明を受けたい旨を伝え、営業マンの反応を伺うのも一つの方法です。
サービスや品質に自信のある電話代行会社は、快く来社でのサービス説明や契約を受けてくれるはずです。
検討項目
- ・基本料に含まれているサービス内容を確認。
- ・自社の取引先や顧客の応対は基本料金内でできるのかを確認。
- ・プロの秘書の応対というのは、具体的にどういった応対かを確認。
- ・スタッフのモチベーションの維持にためにどういった取り組みをしているのか確認。
- ・随時連絡のE-mailの内容がどのように記載されているのかを確認。
- ・何人で何社を応対しているのか確認。
- ・CTIシステムの導入について確認。
- ・どんな業種でも電話を受けるのかどうか確認。
基本料に含まれるサービス内容を比較した後に、月額料金にオプション料などが加算されないか。ここも重要なポイントです。あらかじめしっかり確認してください。
良心的な代行会社であれば、疑問に思ったことを質問すればきちんと回答してくれます。
また、あなたの考えているサービスの内容までは対応できないという場合は、受けられないと正直に伝えてくれます。こちらが真剣であれば、良心的な業者も同様に真剣に応えてくれるはずです。
電話の対応は、新規のお客様にはあなたの会社の「第一印象」として残り、既存のお客様には「日常の印象」として定着する重要な業務です。
どの電話代行会社を選ぶかで、あなたの会社の印象が決まります。ぜひ、貴社に最適な電話代行会社をお選びください。
