本日もCUBEのスタッフブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
電話代行をご検討いただいている皆様の中には、実際に利用した場合、どれくらいの費用がかかるのかイメージがつかない方も多いかと存じます。
『電話代行』と検索すると、様々な電話代行業者や秘書サービスのサイトがヒットしますが、多数のプランやサービスの中から、最も自社に適した電話代行業者を見極めるのは難しい・・と感じる方が大半ではないでしょうか。
そこで本日は、電話代行を利用するのに必要な費用と、業者選びの際にご確認いただくべき点について、ご案内させていただきます！
【 目次 】
電話代行を利用するためには、何が必要？？
①そもそも電話代行ってどんなサービス？
②自社のお電話番号をご利用の場合
③お電話番号のレンタルをご利用の場合
電話代行にかかる費用と、確認しておくべきこととは？
①プランの基本料金と応対品質
②コールオーバー料とコール数のカウント条件
③希望通りの応対が可能か、オプション料金は必要か
④電話転送にかかる通話料
CUBE電話代行サービスでは何が出来る？
①シンプルプラン
②スタンダードプラン
③受付代行サービス
④WEB受付代行サービス
⑤専用電話番号・フリーダイヤルのレンタル
CUBEの応対品質
①教育制度の充実
②受電後の即時報告
③Q＆A対応も可能
電話代行を利用するためには、何が必要？？
『電話代行』というサービスについてご興味を持たれた皆様の中には、そもそも電話代行がどんなサービスなのか、イメージが沸かないという方もいらっしゃるかと存じます。
ここでは、電話代行とは一体何なのか、どうすれば利用できるのかについて、ご紹介させていただきます。
①そもそも電話代行ってどんなサービス？
『電話代行』という言葉に、あまり馴染みのない方も多いかと存じます。
かくいう私も、CUBE電話代行サービスで働く前は、電話代行というサービスがあることすら、よく知りませんでした。
電話代行とは、お電話の転送機能を利用することで、会社の代表電話番号等の固定電話にかかるお電話を、代わりに代行会社でお受けするというサービスでございます。
また、現在は自社のお電話番号をお持ちではないという場合、電話代行サービスと併せて、電話番号のレンタルサービスを提供している代行会社もございます。
ここからは、自社でお電話番号をお持ちの場合と、お電話番号のレンタルサービスをご利用の場合に分けて、ご説明させていただきます。
②自社のお電話番号をご利用の場合
自社でお電話番号をお持ちで、その番号にかかるお電話を代行会社に任せたい！という場合は、まずお電話の『転送機能』をご用意いただく必要がございます。
CUBE電話代行サービスでは、転送機能のみご用意いただけましたら、お申込みから２～３営業日でのサービスの開始が可能でございますが、お急ぎの場合等は、どうぞお気軽にご相談くださいませ。
③お電話番号のレンタルをご利用の場合
「今までは携帯電話でやり取りしていたけど、固定電話の番号が欲しい」「起業するので、電話番号を取得したい」「新たにカスタマー専用の電話番号を用意したい」等、お電話番号をご取得されるご理由は様々かと存じます。
お電話番号をお持ちではない場合、ご自身でお電話番号をご用意いただき、その番号にかかるお電話を、代行業者に依頼する方法のほか、電話代行会社に電話番号のレンタルを依頼するという方法もございます。
弊社でも、お電話番号のレンタルサービスを提供しておりますが、ご利用にあたっては注意点がいくつかございますので、詳細は後述させていただきます。（⇒『専用電話番号のレンタル』へ）
電話代行にかかる費用と、確認しておくべきこととは？
①プランの基本料金と応対品質
電話代行業者によって、プランの基本料金や、それに含まれるサービス内容は大きく異なります。
そのため、『プランの基本料金内で、何が出来るか』を事前に確認しておくことをお勧めします。
実際、基本料金が安いからと契約を決めたのに基本料金に含まれるサービスが少なく、希望通りに対応してもらうためにはオプション料金が必要だった・・というお話を聞くこともございます。
基本料金の安さだけにとらわれず、求める応対内容を明確にし、それに見合ったサービスを提供している業者を見つけることが大切です。
また、応対の品質面にも気を配るべきです。
というのも、低価格でのサービスを提供するために、アルバイトやパートで安く多くの人材を確保し、十分な研修や教育を行わないままに、電話対応を任せている・・という可能性も考えられるからです。
このような場合、不慣れなスタッフが電話に出て、お客様に不信感を抱かせてしまうリスクが高くなります。
お電話をかけてくださる方にとっては、最初に電話に出るスタッフが、その会社の印象を決める、『顔』となります。
電話代行を利用することで、逆に信用を失ってしまっては本末転倒です。
研修制度の有無を確認する、電話で問い合わせをして対応の品質を確認してみる等、事前の確認は意外と重要です。
②コールオーバー料とコール数のカウント条件
どの電話代行業者をご利用いただく場合でも、プランによって、１か月にかかってくるお電話の件数(コール数)の上限が設けられているかと存じます。
その上限を超えると発生するのが『コールオーバー料』です。
超過分の呼称については業者によって異なりますが、1件当たり○○円といった従量課金制でのご請求になることがほとんどです。
ただ、コール数のカウント条件については、電話代行業者やプラン内容について異なるため、注意が必要です。
例えば、普段から営業のお電話が多い企業であれば、営業電話をカウントするかどうかで、コール数の総数が大きく異なります。
また、間違い電話やすぐに切れてしまったお電話等もコール数にカウントするという業者もあるようですので、ご検討中のプランでは、どういった条件になっているのかご契約前に確認しておくことをお勧めします。
③希望通りの応対が可能か、オプション料金は必要か
電話代行をご検討中の皆様には、程度の差こそあれ、ご希望の応対のイメージがあるかと思います。
弊社へのお問合せの際に多くお聞きするご希望としては、「営業電話は断ってもらって、それ以外の電話は担当者の携帯に直接つないでほしい」「リモートワークが多いので、メールでの問い合わせを案内してほしい」「外出中のみお願いしたいので、その間にお電話があれば、折返すと伝えてほしい」等がございます。
その他にも、「ネットショップを運営しているので、注文の受付や問合せ対応をお願いしたい」「スケジュールを共有するので、予約の受付をお願いしたい」等、より踏み込んだ対応をご希望される方もいらっしゃいます。
ただ、電話代行業者によっては、オプション料金が必要であったり、そもそも応対内容のカスタマイズが出来なかったりする場合もあるので、注意が必要です。
契約後に「こんなはずじゃなかった！」と後悔することのないよう、依頼しようとしている業者や検討中のプランで何が出来るのか、さらに、それが自分の希望とマッチしているかどうかを明確にしておくことが大切です。
④電話転送にかかる通話料
自社の電話番号にかかるお電話を、代行会社に依頼する際に必ず必要になるのがお電話の『転送機能』です。
転送機能とは、各電話会社が提供しているサービスで、会社や事務所などの固定電話にかかってきたお電話を指定した固定電話や携帯電話といった他の回線に転送する機能のことを指します。
この転送機能を利用する際、通常の通話料とは別に『電話転送にかかる通話料』が別途発生するため、注意が必要です。
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具体的にご説明すると・・・
○お客様からのお電話をA社で受けた場合
【通常の通話料】は、お客様負担
○お客様からのA社あてのお電話を電話代行会社でお受けした場合（転送機能を利用)
【通常の通話料】は、お客様負担
【電話転送にかかる通話料】は、A社負担
※尚、フリーダイヤル番号を転送される場合は、通常の通話料もA社負担となりますのでご注意ください。
電話転送にかかる通話料については、各電話会社やご契約状況によって異なります。
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CUBE電話代行サービスでは何が出来る？
さて、ここからは、CUBE電話代行サービスで提供しているプランや、サービスの詳しい内容についてご紹介させていただきます。
①シンプルプラン【月額11,000円(税込)】
月コール数50件程度を想定した、簡易的な応対プランではございますが、外出応対だけでなく、お客様からのお電話をご担当者様へ内線感覚でお繋ぎ出来る『応答後転送』というサービスもプラン内でご利用いただくことが出来、大変ご好評いただいております。
②スタンダードプラン【月額27,500円(税込)】
月コール数100件程度を想定したベーシックな応対プランでございます。
必要事項のお聞き取りや、簡単なQ＆A対応も可能なプランですので、電話対応にかかる負担をなるべく減らしたいとお考えの方にもおすすめの人気プランでございます。
③受付代行サービス【月額33,000円(税込)～のお見積り】
通信販売の電話注文やセミナー申込み等の受付窓口として、受注や受付業務を承るプランでございます。
お電話の取次ぎにとどまらず、ご希望の応対内容に応じて、幅広く対応させていただいております。
④WEB受付代行サービス【月額55,000円(税込)～のお見積り】
貴社ネットショップサイトやHPを見ながらの問合せ対応や、専用のご注文フォームへの代行入力も可能なプランでございます。
その他、クリニック等の専用システムを利用したご予約の受付等にも対応したプランですので、業種を問わず、WEBを閲覧してのご対応をご希望の場合は、是非ご相談くださいませ。
⑤専用電話番号・フリーダイヤルのレンタル
先にもご案内させていただきましたとおり、CUBEでお電話番号をご用意することも可能でございます。
その場合はお電話の転送機能を使用せず、直接弊社にお電話が繋がりますので『お電話の転送にかかる通話料（NTTの場合：ボイスワープ通話料）』は不要となります。
※フリーダイヤルの場合は、お客様からのお電話にかかる通話料は、実費にてご請求させていただきますので、予めご了承くださいませ。
但し、いくつか注意事項もございますため、下記にてご説明させていただきます。
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○事前に簡単な審査がございます。
お申込担当者様の本人確認書類・代表者様の本人確認書類のコピー（又は、代表者様からの委任状）に加え、登記簿謄本の原本(個人事業主様の場合は、代表者様の住民票の原本)のご提出が必要となります。
審査後、書類でのやり取り等もございますため、お申し込みからサービス開始まで、一週間～10営業日程度頂戴しております。
○解約後のお電話番号の譲渡は致しかねます。
専用電話番号のレンタルにつきましては、電話代行プランに付随するオプションサービスでございますため、電話代行プランご契約中のみのご利用とさせていただいており、ご解約後のお電話番号の譲渡は致しかねます。
○自社での受電は出来ません。
弊社でお電話番号をレンタルさせていただく場合、自社のお電話番号をご利用の場合と異なり、お客様からのお電話が直接弊社に繋がりますため、自社で受電することは出来ません。
そのため、弊社営業時間外や休業期間中の受電は致しかねてしまいます。
○受信専用の番号となりますので、発信は出来ません。
弊社では発信代行のサービスは行っておりませんので、お電話番号をレンタルしていただいた場合でも、その番号からの発信は致しかねます。
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上記内容についてご了承いただけましたら、必要書類をお送りいただき、お電話番号レンタルのための審査をさせていただいております。
自社でお電話番号を用意するべきか、レンタルを依頼するべきか迷っている・・という場合は、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
CUBEの応対品質
最後に、CUBE電話代行サービスの応対品質についてお話したいと思います。
①教育制度の充実
CUBE電話代行サービスの受電スタッフは、先輩スタッフとのロールプレイングや、モニタリングについてもらいながらの受電を経て、やっと1人で受電するようになります。
表情が見えないお電話だからこそ、相手に笑顔が伝わるような応対を心掛けており、クライアントの皆様の顔として、責任をもって受電させていただきます。
また、社歴の浅いスタッフを中心に、定期的に社外の講師を招いての敬語やビジネスマナーについての研修も受講しており、大切なお電話の際に先方に失礼のないよう、指導を徹底しておりますので、安心してお任せいただければと存じます。
②受電後の即時報告
CUBE電話代行サービスでは、メールやお電話、SNS等にて受電内容をご報告させていただいております。
お電話の内容によっては、通常よりお時間を頂戴することもございますが、基本的には終話後5分程度を目安にご報告させていただいており、クライアントの皆様からも大変ご好評をいただいております。
③Q＆A対応も可能
CUBE電話代行サービスでは、お客様のご希望に沿えるよう、様々なプランをご用意しております。
電話代行業者の中には、全て一律で折返し対応しか行っていないというケースもあるようですが、なるべく電話応対は減らしたいと考えているのに、全て折り返しのお電話をしなければならないとなると、結果的に負担の軽減にならなかった・・ということも考えられます。
一般的なご質問や、基本的な内容については回答しておいてもらえたら・・とお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
CUBE電話代行サービスでは、事前にQ＆Aを作成いただき、よくある質問等は弊社で回答させていただくといったプランもご用意しております。
もちろん、お電話があった際に「折返しをご案内する」もしくは「直接ご担当者様へお繋ぎする」といった、簡易的な応対プランもございますので、ご要望に合わせて、最適なプランをお選びいただければと存じます。
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さて、いかがでしたでしょうか。
本日は電話代行を利用する際にかかる費用と、業者選びの注意点についてご案内いたしました。
ご不明な点や、懸念点等がございましたら、お電話でもメールでも承りますので、お気軽にお問い合わせくださいませ。
また、ご希望に応じたプランのご提案や、お見積もりのご依頼も随時無料で承っております。
スタッフ一同、皆様からのお問合せを心よりお待ちしておりますので、何卒よろしくお願いいたします。
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