少数精鋭の企業様や従業員不足でお悩みの企業様等、電話対応だけでも効率化ができれば・・・とお考えになるシーンは多々あるかと思います。
電話対応はビジネスにおいて、大変重要な役割を担っていますが、重要な電話一本を待つために、事務所から中々身動きがとれないとなると、逆に大事な商機を逃すことも考えられますし、執拗な営業電話に手を取られ、仕事がなかなか進まない事態は本末転倒でございます。
そこで今回は、CUBEからご提供しているサービスや各オプションについて、詳しくご案内させていただき、是非、お困りごとの解消に当社をご利用いただければと思います。
また、他社の電話代行サービス会社様と比較検討されているお客様にも、このブログがご参考になれば幸いでございます。
【 目次 】
～CUBE電話代行サービスの特にオススメの主なサービス～
①応答後転送
②時間外アナウンス
③臨機応変な対応
④確かな応対品質
⑤サービスをご利用された際の具体例
・応答後転送
・臨機応変な対応
～各オプションについて～
①連絡先追加
②SNS報告
③サービス内容の事例
⒈用件別、連絡先振り分け
⒉簡易的な受付対応も行ないます
～CUBE電話代行サービスの特にオススメの主なサービス～
①応答後転送
弊社スタッフにて受電後、ご担当者様の携帯電話などに内線感覚でお繋ぎ可能なサービスです。
他の電話代行会社様によっては、すべて外出対応のみで応答後転送自体がなかったり、有ってもオプション料金の場合になったりするケースも多いようです。
CUBE電話代行サービスでは、全プランで応答後転送をプラン内にてご利用いただけます！
※転送時に発生する通話料につきましては、実費ご負担となります。
②時間外アナウンス
全プランに時間外アナウンスが基本サービスとして付いております。
例えば、スタンダードプランでは、貴社のご希望に沿った専用のメッセージを作成させていただき、シンプルプランでは、5種類の共用メッセージよりお選びいただけます。
こちらのサービスも、応答後転送と同様に、他の電話代行会社様によっては、時間外はコールが鳴りっぱなしになったり、強制的にオプション料金になったりする場合もあるようです。
③臨機応変な対応
契約者様の日々のご予定をお教えいただけましたら、そちらに沿って対応をいたします。
ご予定のご連絡は、お電話でもメールでも受付可能でございます。
また、通常はメール連絡している場合も、緊急時は応答後転送や電話連絡をさせていただく等、状況に合わせて判断し、臨機応変に対応させていただきます。
④確かな応対品質
世間的にコールセンターのスタッフは非常勤の方も多いようですが、弊社CUBEでは、アルバイトや派遣スタッフはおらず、全員直雇用の社員が対応しています。
また、どのスタッフも、ビジネスマナーや敬語の使い方等、人材育成に特化した研修を履修しており、キャリアを重ねた後も各自のスキルレベルに合わせて研修を継続しておりますため、常に応対品質レベルの向上を意識しております。
⑤サービスをご利用された際の具体例
・応答後転送
CUBE「お電話ありがとうございます。●●株式会社でございます。」
お客様「今、HPを見ているのですが、御社商品の●●を導入検討しています。
詳しくお話をお伺いしたいのですが…」
CUBE「お問い合わせいただき、ありがとうございます。
商品に詳しい者に電話を代わりますので、御社名とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
お客様「はい、株式会社●●の●●と申します。」
CUBE「株式会社●●の●●様でいらっしゃいますね。では少々、お待ちくださいませ。」
～ ご担当者様に内線感覚の応答後転送 ～
ご担当者様「はい、●●です。」
CUBE「お世話になっております。CUBEの●●でございます。
ただ今、株式会社●●の●●様より、●●の商品の導入を検討されており、商品の仕様についてお聞きしたいとの事でお電話が入っております。
お繋ぎしてもよろしいでしょうか。」
ご担当者様「はい、お願いします。」
CUBE「では、お繋ぎいたします。」
・臨機応変な対応
（※外出対応でご指示をいただいているお客様の場合）
お客様「たった今、そちらからお電話をいただいたので折り返しました。」
CUBE「折り返しご連絡いただきまして、ありがとうございます。
生憎、担当が少し席を外しておりますので、再度お電話をするように申し伝えます。」
お客様「わかりました。お願いします。」
CUBE「せっかくお電話をいただいたのに申し訳ございません。よろしくお願いいたします。」
基本的に、外出対応とご指示をいただいている場合は「担当者は外出しております。」とご案内させていただくのですが、上記のようなケースで、そのようなご案内をしてしまうと、「今、電話があったのに？」と不審に思われるお客様も中にはいらっしゃいます。
そのため、このような場合は、「今、少し席を外してしまっているようなので、再度、お電話するように申し伝えます。」等、少しニュアンスを変えるだけで不自然さがなくなります。
『クライアントの会社の一員』として、電話応対をさせていただく以上、自然な応対は必要不可欠です。
ただマニュアル通りに応対するだけでは、クライアントにご満足いただける応対ではなくなってしまう可能性があると考えております。
そのため、日々、受電スタッフ一人一人がお客様にご満足いただける電話応対について常に考え、応対方法の共有や指導などを継続して行なっておりますので、ぜひ、ご興味がございましたら、一度、弊社までお電話くださいませ。
実際に受電対応しているスタッフが直接お電話をお受けしております。
～各オプションについて～
次にCUBE電話代行サービスでよくご利用されております、各種オプションについて詳しくご紹介させて頂きます。
①連絡先追加
CUBEで受電した内容を、メールやお電話でご報告させて頂く際に必要となる連絡先の追加登録が可能なサービスでございます。
シンプルプランとスタンダードプランでご登録いただける件数や費用が異なりますので、それぞれご紹介させて頂きたいと思います。
≪ シンプルプランの場合 ≫
受電内容のご報告先として、1名様の連絡先登録が含まれたプランでございます。
別途オプションにて、1名様あたり月額550円(税込)で、4名様分のご連絡先を追加する事ができ、最大5名様のご連絡先をご登録いただく事が可能でございます。
≪ タンダードプランの場合 ≫
受電内容のご報告先として、10名様の連絡先登録が含まれたプランでございます。
別途オプションにて、1名様あたり月額1,100円(税込)で、19名様分のご連絡先を追加する事ができ、最大20名様のご連絡先をご登録いただく事が可能でございます。
②SNS報告
受電内容のご報告につきまして、プラン料金内であれば、通常、メール報告かお電話のどちらかをお選びいただいておりますが、SNS報告のオプションをご利用いただくと【LINE、Chatwork、slack、Microsoft Teams、Google chat、LINE WORKS】の6種類の中からお選びいただけます。
お使いのSNSツールへのご報告が可能となりますので、外出先の空き時間やテレワークの際にも、スマートフォンなどで簡単にお取引先やお客様からの受電内容をご確認いただけけることから、大変ご好評いただいております。
それぞれ、月額のオプション費用は下記の通りでございます。
・LINE：1,100円(税込)/月
・Chatwork：5,500円(税込)/月
・slack：5,500円(税込)/月
・Microsoft Teams：5,500円(税込)/月
・Google chat：5,500円(税込)/月
・LINE WORKS：5,500円(税込)/月
③サービス内容の事例
当社の複数のサービスやオプションの中で、おすすめの利用事例について、ご紹介させていただきます。
⒈用件別、連絡先振り分け
複数ご登録いただいている連絡先の中から、ご用件別に振り分けをして、承ったご伝言をご報告させていただくサービスとなります。
例えば、「採用関係や求職者の方からのお問合せはA様へ」、「新規依頼のお問合せについてはB様へ」という風に、ご用件別にご報告をさせていただきます。
その他にも、部署内で共有が必要な内容も、同時メール送信にてご報告させていただくことで、よりスムーズに部署内での情報共有やご確認を行なっていただけます。
こちらのサービスは、複数のご連絡先を登録いただいている際にご利用いただけますので、プランによっては、ご連絡先登録の追加が必要でございます。
⒉簡易的な受付対応も行ないます
弊社のスタンダードプランでは、【社名・お名前・電話番号】の他に、ご用件やご希望の内容といった5項目までをお客様へお聞取りし、簡易的な受付を行なった後、受電内容をご担当者様へご報告させていただくことが可能でございます。
その際のお聞き取り項目例を、いくつかご紹介させていただきます。
■求人応募のお電話が入った場合
⇒【お名前・年齢・お住いの都道府県・電話番号】を聞き取ってほしい。
■リピーターからの商品注文のお電話が入った場合
⇒【社名・お名前・商品名・個数・電話番号】を聞き取ってほしい。
■ご予約希望のお電話が入った場合
⇒【お名前・ご予約希望日時・人数・電話番号】を聞き取ってほしい。
一部ではございますが、上記のようなお問合せがございましたら、必要項目をお聞取りした上で、折り返しのご対応をさせていただき、各ご担当者様へ内容をご報告させていただいております。
※お聞き取りにお時間を要する可能性がある場合など、内容によってお見積もりさせていただいております。予めご了承くださいませ。
さて、いかがでしたでしょうか？
今回は、弊社CUBE電話代行サービスが提供しておりますサービスと、各オプションについて、ほんの一部ではございますがご紹介させていただきました。
電話代行をご検討の方々へ、少しでもご参考になれば幸いでございます。
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