皆様、こんにちは。
本日も、キューブログをご覧いただき、ありがとうございます。
今、このブログをお読みいただいているということは、なにか電話対応について、お困りの方かと存じます。
現在、たくさんの業界・業種の方にCUBE電話代行サービスをご利用いただいておりますが、中でも多くご利用いただいているのが、少数精鋭で運営されているクライアント様でございます。
皆様、様々なご理由でご利用いただいていますが、
例えば・・・
『仕事量の関係で、電話対応が追いつかない…』
『事務員を雇いたいけど、育成にかける時間がなく、人件費もかかる…』
『外出で事務所を不在にしているときの、新規案件などの電話を逃したくない…』
など、、、一例ですが、上記のお悩みがあり、ご利用いただいているクライアント様がいらっしゃいます。
そこで今回は、様々な業界・業種の対応例について、ご紹介させていただきます。
≪ 目次 ≫
どのように電話を取ってくれるの？
外出が多い士業での電話代行の応対例
現場での作業が多い工務店様の応対例
不動産会社様でのQ&Aを使用した応対例
ネットショップを運営される会社様の応対例
どのように電話を取ってくれるの？
私たちCUBEが貴社の一員として貴社名・貴所名を名乗り、お電話をお取りします。
簡単にではございますが、対応方法についてご紹介します。
【 外出応対 】
いただいたすべてのお電話に対して、担当者が外出している旨お伝えし、折り返しのご案内をいたします。
ご希望に合わせて、用件などのお聞き取り項目についてもご相談いただければ、最適なプランの提案をいたします。
【 応答後転送 】
CUBEでお取りしたお電話を、内線感覚でクライアント様へお繋ぎするサービスでございます。ご指定のお電話番号へコールし、直接お客様とお電話をお繋ぎできるので、タイムリーな対応が可能でございます。また、コールした際に万が一お電話をお繋ぎできないタイミングなどであれば、その旨をご指示いただければお客様との対応に戻ります。
士業の電話代行の応対例
はじめにご紹介させていただくのは、士業関係の応対例についてです。
士業の方は外出されることが多く、事務所を不在にすることが多いかと存じます。
そんなときにお使いいただきたいのが、私たちCUBE電話代行サービスです！
外出をしていて不在にしている間や、打ち合わせや面談など、ご自身でお電話を取ることが難しいタイミングなどのお電話も、しっかり逃さずにお取りします！
では、今ご利用いただいている士業関係の方の活用事例をいくつかご紹介していきます。
【 外出応対の場合 】
上記でご説明した外出応対ですが、士業関係の方は、様々なパターンでご利用いただいております。
外出応対の上、折り返しの旨をお伝えし、ご希望のお聞き取り項目をお聞き取りして、ご報告させていただきます。
外出応対以外にも【席外し・リモートワーク中・面談中・打ち合わせ中】など、
ご希望のご案内をご指示頂くことが可能でございます。
都度スケジュールを共有していただければ、【○時まで外出・○時まで打ち合わせ】のご案内などができ、より明確な情報をお客さへお伝えすることが可能でございます。
また、業務の都合上、CUBEで折り返しの約束はしないでほしいとご指示いただいているクライアント様もいらっしゃいます。
その場合は、外出の旨をお伝えし「よろしければご伝言を承ります。」とご案内をし、ご用件をお伺いします。
※お客様がご希望された場合は、折り返し対応を行なっていただいております。
【 応答後転送の場合 】
上記ご説明の通り、内線感覚でお繋ぎできるサービスですが、こちらも様々な活用方法をしていただいております。
例えば、「新規の方は、指定の聞き取り項目を聞き取ってから転送」とご指示いただいているクライアント様もいらっしゃいます。
初めてお電話いただくお客様からのお電話の際に、ご指定のお聞き取り項目をお伺いし、コールをさせていただきます。
今、ご契約いただいているクライアント様ですと、簡単に相談内容をお伺いしてからコールしてほしいなどのご要望も頂いておりますので、こちらもお申し付けいただけましたら、臨機応変に対応をさせていただきます。
◎イレギュラー対応もお任せください！◎
「基本は外出応対がいいけど、新規案件はタイムリーに対応したい」
「裁判所や税務署などからの電話のみつないでほしい」
「基本は転送がいいけど、指定の内容は転送せず対応してほしい」
など、そんなお悩みもCUBEで対応いたします！
士業の方ですと、新規案件のお電話や裁判所・税務署などからのお電話が多いかと存じます。
その際に、事前にご指示いただければ、特定のお電話だけ転送、または、転送をお控えすることも可能でございます。
また固定のご指示ではなく、当日のみ【○○から△△の件はA宛に転送】などのご指示のご登録も可能でございますので、都度ご連絡いただけましたら、対応させていただきます。
士業の他にも、様々な業界の方にご利用いただいていますので、ご紹介いたします。
工務店様の応対例
工務店様の場合、従業員の方が事務所ではなく現場に出ての業務メインになり、どうしても事務所が無人になってしまうということがあるかと思います。
従業員の方のご連絡先を、それぞれご登録いただくことで、出先にいても、お電話を内線感覚でご担当者様ごとに直接お繋ぎすることが可能です。
もちろん、作業中で電話に出られない場合も多いかと思います。
お電話が繋がらなかった場合には、「現場に出ておりますので、手が空き次第折り返しご連絡させて頂きます」とお伝えし、折り返しのご連絡先をお伺いし、ご担当者様にメールでご報告させて頂きます。
また、事前にお電話に出られない旨をお知らせ頂くと、お電話をお掛けせずに、最初から外出対応をさせていただきます。
このように、従業員の方の外出が多い企業様でも、電話代行をご利用いただくことで、「いつ電話をかけても誰もいない」という状況を解消するだけでなく、ご連絡先の登録でタイムリーな対応が可能となりますので、ぜひ、ご活用いただければと思います。
不動産会社様でのQ&Aを使用した応対例
CUBEは、不動産会社様にも多くご利用いただいております。
不動産会社様宛のお電話では、物件確認に「この物件は募集中ですか」・「募集中です・成約済みです」という内容のやり取りのお電話も多くございます。
タイムリーな対応が必要なお電話で、すぐに終話する内容とはいえ、その都度、手を止めなくてはならなかったり、媒体に物件を掲載したばかりだと問い合わせが集中したりと、やはりご担当者様の負担になってしまいます。
そういった場合は、Ｑ＆Ａの活用がお勧めです。
【 Ｑ＆Ａ機能とは？ 】
一問一答形式の簡易的なＱ＆Ａをご登録頂けます。※シンプルプランを除く
よくあるご質問をご登録頂くことで、お客様からのお問合せへの回答をCUBEのオペレーターが行うことが可能になるので、ご担当者様の電話応対の負担軽減につながります。
また、内容は随時更新が可能なので、その時々のご契約者様の状況や商品のラインナップに沿ったご対応が可能です。
【 不動産会社様のＱ＆Ａ活用例 】
下記のように物件情報をご登録頂くと、CUBEでの物件確認の電話対応が可能になります。
Ｑ＆Ａに無いご質問については、ご指示に沿って応答後転送、又は、折り返し対応をさせていただきますので、
お問い合わせの度に業務の手を止めて電話対応をする必要がなくなるため、内覧等で事務所不在の場合も、お問い合わせを逃すことがなく安心です。
■ご登録例
Aビル2階 募集中 賃料※※万円 即入居可
Bタワー7階 募集中 賃料※※万円 ○月以降入居可
Cビル10階 成約済み
■対応例
お客様：「D店の○○です。物件確認よろしいでしょうか。」
CUBE：「○○様お世話になっております。どちらの物件でしょうか。」
お客様：「Aビルの2階は、ご紹介可能ですか。」
CUBE：「はい、Aビルの2階は、只今募集中です。」
お客様：「ありがとうございます。明日、内覧は可能ですか。」
CUBE：「明日の内覧をご希望ですね。
物件の担当者が只今外出しておりますので、
確認し、担当から折り返しご連絡をさせていただいて宜しいでしょうか。」
お客様：「お願いします。」
CUBE：「ありがとうございます。折り返しのご連絡先をお伺い出来ますでしょうか。」
お客様：「xx-xxxx-xxxxです。」
CUBE：「xx-xxxx-xxxxですね。ありがとうございます。
それでは、担当から折り返しご連絡させていただきます。」
お客様：「お願いします。失礼します。」
CUBE：「失礼します。」
物件数が多い場合や、物件に関するよくあるお問合せも、併せて、登録したいといった場合は、オプションでのご対応も可能です。
ご希望に沿ったご利用方法をご案内させて頂ければと思いますので、詳しくは、お問い合わせください。
Q&Aのご登録を頂けるスタンダードプランの詳細はこちら
ネットショップを運営されている会社様の応対例
少人数で運営されているネットショップ様の場合、発送業務やサイトの運営にお忙しく、電話対応まで手が回らない…、電話対応で他の作業に支障が出てしまう…とお困りの方も多いかと思います。
そういった会社様には、先ほどご紹介したＱ＆Ａの登録もご利用いただけるWEB受付代行サービスも併せてお勧めです。
【 WEB受付代行サービスとは 】
ネットショップでの買い物が一般的になってきたとはいえ、パソコンやスマートフォンの操作が苦手、直接やり取りをした方が安心という理由から、まだまだ電話で注文したいとおっしゃるお客様も多くいらっしゃります。
WEB受付代行サービスでは、お客様に代わって、オペレーターがネットショップのフォームや、別途指定先のフォームへ直接入力致します。
気になったことを質問して、そのまま注文という流れが可能なため、お客様の負担も軽減されます。
また、ご指示がございましたら、注文後の流れについてもお伝えさせて頂きますので、いつ届くのか、支払いはどうしたらいいのかという不安も解消され、お客様に安心感を持っていただくことが出来ます。
※WEB受付代行サービスは会費とは別に1件あたり別途応対料が発生いたします。
ご希望のご対応をお伺いしてお見積り致しますのでお気軽にご相談ください。
ご紹介してきたように、CUBEでは少人数の企業様にお役立ていただける様々なサービスやオプションがございますので、御社のお困りごとに合わせたお見積もりをご案内させて頂ければと思いますので、ぜひ一度、お問合せください。
お見積り依頼は、こちら
