いつもキューブログをご覧いただき、ありがとうございます。
私はマスクが苦しくて苦しくて、早くマスクを外したいと常々思っている日々ですが、
皆様は、いかがお過ごしでしょうか？
さて、弊社CUBE電話代行サービスには、日々メールやお電話で、
弊社サービスに関する様々なお問合せやお見積のご依頼を多くいただいております。
今回は、多くお寄せいただくご質問に回答させていただきますので、
ぜひご参考にしていただければと思います。
【 目次 】
①『電話代行』とは？
②『電話代行』はどうすれば利用できる？
③ 申し込みの流れは？
④ 連絡方法は選べる？
⑤ 対応方法について～外出対応？応答後転送？～
⑥ 営業時間外はどうなる？
⑦ プランの違いは？
①『電話代行』とは？
私どもCUBEのスタッフが、貴社名を名乗って、貴社の事務員として、
代わりにお電話を受け、ご対応させていただくサービスです。
頂いたお電話の内容は、お相手のお名前・ご連絡先・ご用件を、
メールやお電話等のご希望の方法でご連絡いたします。
②『電話代行』はどうすれば利用できる？
弊社にて、貴社専用に≪転送先の電話番号≫をご用意させていただきます。
貴社の電話番号を、その≪転送先の電話番号≫に転送設定をしていただければ、
貴社にかかってきたお電話をCUBEのスタッフにて、お受けすることが可能です。
転送機能は、貴社でお使いの電話回線会社にお申し込みをしていただきます。
基本的に特別な工事などは不要で、電話局内の工事ですので、
お立会いいただく必要はございません。
お申込みいただいてから最短で翌日、または、数日でお付けいただくことが出来ますが、
工事の混雑具合、電話回線会社様により異なりますので、
お申込み時にご確認いただければと思います。
また、お電話番号をお持ちでない場合も、
弊社で電話番号のお貸し出しも行なっております。
お申込み時の際には、簡単な審査がございます。
審査時には、弊社指定のお申込書と、下記の書類のご提出が必要となります。
【 審査必要書類 】
■法人様
・登記簿謄本（3か月以内のもの）
・契約担当者様の免許証（裏表）コピー
・代表者様からの委任状（弊社指定様式） ※代表者様ご本人が契約される場合は不要
■個人事業主様（お申込みは代表者様ご本人からのみに限ります）
・代表者様の住民票（3か月以内のもの）
・代表者様の免許証（裏表）コピー
サービス開始までの期間は、転送機能をすでにお付けいただいている場合、
最短で翌日よりサービスを開始することが可能でございます。
弊社で電話番号のお貸し出しさせていただく場合は、
審査や郵送でのやり取り等で1週間～10日程度のお日にちを頂戴いたします。
ご注意くださいませ。
③申し込みの流れは？
お電話、もしくは、HPよりお申込みいただくか、
資料請求に同封の『仮申込書』をFAXまたはメールにてお送りくださいませ。
頂いたお申込書をもとに、CUBEスタッフからプランと開始日・内容の確認で、
お電話をさせていただきます。
その後、必要書類一式(本申込書、応対指示書、請求書等)をお送りさせて頂きますので、
必要書類をご返送くださいませ。
(書類のやり取りは、全てメール、もしくは、FAXにてご対応可能でございます)
ご契約書類のご返送があれば、ご記入いただいた応対指示書を見ながら、
お電話で応対方法について、相違がないかの最終確認をさせていただきます。
あとは、初回ご請求金額をサービス開始日までにご入金いただき、
サービス開始日にご自身で転送設定をしていただく流れとなっております。
※初回のお支払方法は、お振込みをお願いしております。
ご契約後に、預金口座振替依頼書という書類を郵送させていただきますので、
口座振替をご希望の場合は、依頼書のご提出が必要ですので、
同封の返信用封筒にてご返送ください。
(手続きが完了するまでは、お振込みにてお支払いをお願いいたします。)
④連絡方法は選べる？
連絡方法は、お選びいただけます。
プラン内で可能なご連絡方法は【電話連絡】と【メール連絡】でございます。
・【電話連絡】
お客様との電話応対後、ご指定いただいたご連絡先にお電話し、
お電話の内容をご報告させていただきます。
もし、お電話が取れない場合は留守番電話にご伝言を残させていただきます。
・【メール連絡】
お客様との電話応対後、ご指定いただいた携帯やパソコンのメールアドレスに、
メールにてお電話の内容をご報告させていただきます。
一番多くご利用いただいているご連絡方法です。
また、有料でのオプション対応にはなりますが、
SNSでのご報告(LINE、Chatwork、Slack、Microsoft Teams)も可能です。
テレワーク中のクライアント様にご好評いただいております。
■SNS報告の詳細はこちら
» LINE報告
» Chatwork報告
» Slack報告
» Microsoft Teams報告
⑤対応方法について～外出対応？応答後転送？～
お電話をお受けした際、大きく分けて2つの対応方法がございます。
＜【外出応対】について＞
CUBE「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます。」
お客様「△△様はいらっしゃいますか。」
CUBE「あいにく△△は外出しておりますので、
戻り次第、折返しご連絡させていただきます。」
といった流れで、文字通り「外出しております」と、
対応させていただく対応方法でございます。
都度、事前にメールやお電話でスケジュールのご指示をいただければ、
『○時まで外出しておりますので、○時以降の折り返しのご連絡となります。』ですとか、
『本日は終日外出しております。』等、ご案内させていただくことが可能でございます。
いつも、ただただ『外出しております。』のご案内だけになるよりも、
好印象を与えられるのではないかと思います。
＜【応答後転送】について＞
一旦まずは、弊社CUBEのスタッフがお電話をお受けして、
先方の社名、お名前、簡単なご用件等をお伺いさせていただきます。
その後、お電話を一旦保留にし、
ご指示いただいたお電話番号へ内線感覚でお繋ぎいたします。
転送可能であれば、そのままお客様とお話しすることが可能ですし、
外出中等でお繋ぎが難しい場合には、その場で対応についてご指示をいただければ、
その通りお客様にお伝えさせていただくという対応も可能でございます。
もし、転送のお電話に出られなかった場合でも、先述の【外出応対】に切り替えて、
メール等でご報告させていただきますので、ご安心くださいませ。
＜臨機応変なご利用方法＞
【外出対応】と【応答後転送】を都度、切り替えてご利用頂くことも可能でございます。
例えば、基本の対応は【外出対応】とし、
特定のお客様からのお電話のみを【応答後転送】とさせていただいたり、
お時間やお日にちを指定して切り替えて対応させていただくことも可能でございます。
メール、もしくは、お電話にてご連絡頂きましたら、随時対応させて頂きますので、
その日のご予定等にあわせてご利用いただければと思います。
また、基本対応は、サービス開始の後でも変更させていただくことが可能ですので、
随時、ご相談くださいませ。
⑥営業時間外はどうなる？
弊社CUBE電話代行サービスの営業時間は、平日9時～18時までとなっており、
土日祝日・⾧期休業(お盆休み、年末年始等)は、お休みさせていただいております。
営業時間外につきましては、
自動音声で営業時間外のアナウンスをお流しさせていただいております。
スタンダードプランでは、貴社専用アナウンス（ご希望の内容で作成致します）、
シンプルプランでは、共用アナウンスが流れます。
共用アナウンスは５種類の中からお選びいただけます。
また、シンプルプランでも、オプションで専用アナウンスに変更して頂くことが可能です。
さらに、長期休業等の期間限定で、アナウンスの内容を変更して頂くことも、
可能でございます。
⑦プランの違いは？
弊社CUBE電話代行サービスには、プランがいくつかございます。
中でも、【シンプルプラン】と【スタンダードプラン】が人気のプランですので、
こちら2つのプランについてご説明させていただきます。
【 シンプルプラン 】
・コール数が1か月50回まで(コールオーバーは200円(税抜)／件)
・ご連絡先の登録はプラン内で１名様のみの登録(オプションで４名様の追加が可能)
・時間外アナウンスが共用アナウンス(オプションで専用アナウンスに変更可能)
・聞き取りは《会社名、お名前、ご連絡先》
※先方が仰ったご用件は、そのままお聞き取りいたします。
【 スタンダードプラン 】
・コール数が1か月100回まで(コールオーバーは200円(税抜)／件)
・ご連絡先の登録はプラン内で10名様(オプションで10名様の追加が可能)
⇒ご用件、ご担当者様によりご報告先の変更が可能
・時間外アナウンスが専用アナウンス
・通常の聞き取り項目《会社名、お名前、ご連絡先、ご用件》の他に、
オプションで聞き取り項目の追加が可能です。
※聞き取り項目の内容等によりお見積りさせていただきます。
簡単ではございますが、価格の違いはもちろん、上記のような違いがございますので、
月のコール数や従業員様の人数等で、どのプランにされるかご検討頂ければと思います。
シンプルプランでご契約いただき、後々、従業員様やコール数が増えた等の際には、
スタンダードプランへプラン変更をしていただくことも、もちろん可能でございます。
そういった際は、プランのご変更についても、是非ご相談くださいませ。
上記２つのプラン以外にも、CUBE電話代行サービスでは、
【受付代行サービス】や【WEB受付代行サービス】のプランもご用意しており、
ネットショップを経営されているクライアント様等にご利用いただいております。
受付代行サービスの詳細はこちら
WEB受付代行サービスの詳細はこちら
もし、どのプランを選べばいいのか分からない等お困りでしたら、
お話をお伺いしたうえで、最適なプランをご提案させていただきます！
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介させていただいた以外にも、疑問点などがございましたら、
ぜひ、お気軽にCUBE電話代行サービスのHPからメール、または、
お電話にてお問合せくださいませ！
電話代行のお見積りも、もちろん無料で承っております！
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直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金） ※祝日、GW、お盆、年末年始を除く
