皆様、こんにちは。
いつもCUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、誠にありがとうございます。
今、このブログをご覧いただいているということは、
お電話に対して何かお困りごとのある方や、電話代行サービスにご興味のある方が、
多くいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、電話代行サービスのおすすめの使い方について、
実際の会話例も交えながら、ご紹介をさせて頂きたいと思います。
【 目次 】
◆電話代行サービスとは？
①電話対応の流れ（外出対応編）
②電話対応の流れ（応答後転送編）
◆業界別おすすめの対応方法
①士業事務所
②ネットショッピングや商品の問合せ窓口
◆士業事務所宛ての実際の会話例～CUBE電話代行サービスの場合～
①外出対応
②応答後転送（転送できた場合とできなかった場合）
③その他、イレギュラー対応
◆電話代行サービスとは？
まず、電話代行サービスとは、
貴社宛てにかかってきたお電話を私たちCUBE電話代行サービスのスタッフが、
貴社の一員として、代わりにお受けさせていただくサービスです。
例えば・・・
・日中は外出や打合せで事務所が不在になることが多く、電話を取ることができない。
・電話の鳴る回数や問合せ量が多く、業務に支障が出る。
・営業や勧誘のお電話はブロックしたい。
・事務員を雇いたくてもコストがかかってしまう 等々・・・
一例ではございますが、上記のようなお悩みや、お困りごとのある方々に代わり、
私たちがお電話を取り、日中業務のお手伝いをさせて頂いています。
そのため、私たちの第一声は、ご契約者様のご指示通りに、
「〇〇事務所、事務の〇〇でございます。」や「〇〇株式会社です。」などと名乗り、
お電話を取らせていただいています。
そこで、電話対応をさせていただく際の流れについて、お話をさせて頂きます。
①電話対応の流れ（外出・不在の折り返し対応編）
折り返しの対応であれば、お問合せを頂いた内容に対して、
「大変申し訳ございません。あいにく担当者が外出中（不在）の為、
折り返しお電話をさせて頂いてもよろしいでしょうか？」とご案内し、終話します。
受電後は、どなた様宛のお電話か、先方の社名、お名前、ご用件、電話番号など、
お聞き取りした内容を、メールやお電話でご報告させていただく流れとなります。
また、外出中の他にも、席外し対応・在宅勤務・リモートワーク中など、
ご担当者様のご状況に合わせたご案内も可能でございます。
②電話対応の流れ（応答後転送編）
応答後転送とは、「内線感覚」で、ご担当者様の携帯や固定電話などに、
そのままお電話をお繋ぎするサービスです。
折り返しとは異なり、かかってきた電話を、そのままご担当者様へお繋ぎし、
相手の方とお話いただくことが可能なため、常にタイムリーにご対応いただけます。
もし、転送の際にご担当者様へ繋がらなければ、
お客様とのお電話に戻り、折り返しの対応をさせていただく流れとなります。
◆業界別おすすめの対応方法
現在、CUBE電話代行サービスでは、士業・不動産業・ネットショップ・メーカー事業など、
多種多様な業種の企業様にご利用いただいております。
その中の一部ではございますが、
業種に合ったおすすめの対応方法や対応例をご紹介させて頂きたいと思います。
①士業事務所｜電話代行ご利用事例
士業の方へおすすめの対応方法は、「応答後転送」や「指定先のみ応答後転送」です。
比較的、外出や打合せなどで事務所を不在にされていることが多いかと存じますので、
不在中に事務所へかかってくる急ぎの案件や、公的機関からのお電話を転送することにより、
外出中でも、すぐにご対応いただくことが可能です。
また、その日のスケジュールによって、
午前中は転送不可・午後は転送可などとご指示を頂けましたら、
ご契約者様のご都合に合わせて、対応させていただきます。
専門的な業種ですので、電話代行に頼めるのか不安に思われるかもしれませんが、
CUBEでは、多くの士業事務所様にご利用いただいていますので、ご安心くださいませ！
②ネットショッピングや商品の問合せ窓口｜電話代行ご利用事例
ネットショップを運営されている企業様宛てのお電話であれば、
商品の注文やお問い合わせ、交換や返品についてのお電話が多いかと存じますので、
「必要事項を聞取りの上、折り返し対応」がおすすめです。
商品の注文や問い合わせであれば、受付に関する必要事項の聞き取り項目や、
簡単なQ＆Aを作成いただければ、該当のご質問へCUBEスタッフでご回答し、
もし、不明点などがある場合は、都度、折り返しの対応をさせていただきます。
また、返品交換対応となる場合であれば、
「ご購入いただいた商品名・不良箇所・お名前・電話番号・住所」などをお聞取りし、
メールにてご報告させていただいているクライアント様もいらっしゃいます。
～中でも、たくさんの士業関係の方に、ご利用いただいています！～
◆士業事務所宛ての実際の会話例～CUBE電話代行サービスの場合～
CUBE電話代行サービスでも、特に多くご利用いただいているのが『士業事務所』様です。
実際に、どのように私達の電話代行サービスをご利用いただいているのか、
会話例を交えながら、ご説明していきたいと思います。
①外出対応｜士業事務所様の電話代行ご利用事例
CUBE：「ありがとうございます。〇〇事務所でございます。」
先方：「ABC法律事務所 弁護士の▲▲です。◇◇弁護士はいらっしゃいますか？」
CUBE：「◇◇でございますね。申し訳ございません。
あいにく◇◇は外出をしておりまので、ご用件を申し伝えまして、
折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか。」
先方：「分かりました。●●さんの件とお伝えください。
折り返しは、012-345-6789にお願いします。」
CUBE：「かしこまりました。ご連絡するよう申し伝えます。」
上記のように、担当者は外出していますとお伝えさせていただいた後、
お伺いしたご用件をご担当者様へご報告いたします。
②応答後転送｜士業事務所様の電話代行ご利用事例
●ご担当者様へお電話が繋がり、転送できた場合●
CUBE：「ありがとうございます。〇〇事務所でございます。」
先方：「ABC法律事務所 弁護士の▲▲です。◇◇弁護士はいらっしゃいますか？」
CUBE:「◇◇でございますね。確認いたしますので、少々、お待ちくださいませ。」
↓ ↓
【 一度保留にし、ご指定の番号へコールいたします 】
ご担当者様：「はい、◇◇です。」
CUBE:「お世話になっております。CUBEです。
只今、ABC法律事務所 弁護士の▲▲様よりお電話ですが、
お繋ぎしてもよろしいでしょうか？」
ご担当者様：「わかりました。お願いします。」
↓ ↓
【 転送 】
CUBEから転送すると、お客様とご契約者様のお電話が繋がり、そのままお話頂けます。
●転送が繋がらなかった場合●
CUBE：「ありがとうございます。〇〇事務所でございます。」
先方：「ABC法律事務所 弁護士の▲▲です。◇◇弁護士はいらっしゃいますか？」
CUBE:「◇◇でございますね。確認いたしますので、少々、お待ちくださいませ。」
↓ ↓
【 一度保留にし、ご指定の番号へコールいたします 】
【 お出にならなかった場合はコールを取り消し、お客様との会話に戻ります 】
↓ ↓
CUBE：「▲▲様、大変お待たせいたしました。
あいにく◇◇は外出をしておりましたので、
折り返しお電話させていただいてもよろしいでしょうか。」
先方：「分かりました。では、事務所の方に折り返しいただけますか。
電話番号は、012-345-6789です。」
CUBE：「かしこまりました。では、事務所へご連絡するよう申し伝えます。」
上記のように、転送できなかった場合は、
お客様との通話に戻り、折り返しご連絡する旨をご案内いたします。
転送コールさせて頂く連絡先の設定は、クライアント様によって様々ですが、
個人の携帯に設定されていたり、別の固定番号に設定されている場合もございます。
また、転送コールをする際の呼出音を鳴らすのは短めに【3コールまで】などと、
決められているクライアント様もいらっしゃいます。
反対に、なかなかコールに気付けないこともあるため、
長めに【10コールくらい】鳴らして欲しいとご指示頂いている場合もございますので、
ご希望をご相談いただけましたら、臨機応変にご対応させていただきます。
③その他、上記以外のイレギュラー対応｜士業事務所様の電話代行ご利用事例
士業の方ですと、新しいお仕事の依頼のお電話や、
昨今ですと電話会議など、様々なパターンのご用件があるため、
ご用件毎に対応を分けていらっしゃるクライアント様もいらっしゃいます。
そこで、実際に現在ご対応させて頂いている用件毎の対応方法について、
いくつか例を挙げて、ご説明させていただきます。
★ご指定の取引先・ご用件のみ転送も可能です！★
⇒基本は外出している旨お伝えし、折り返しの対応ですが、
ご指定の取引先・ご用件について、事前にご指示いただけましたら、
個別で応答後転送することも可能です！
【 新規でご相談希望の方 】
⇒お繋ぎできなかった際は、名前や連絡先・ご相談の候補日など、
ご指定の聞き取り項目をお伺いし、折り返し対応いたします。
【 裁判所や弁護士会などからのご新規の依頼のお電話 】
⇒名簿順でかけている場合、繋がらなかった際に、
次の方に順番が回ってしまう・・・といったことがあるかと思います。
そのため、お電話いただいた際に、案件を逃さぬよう、通常通りの外出対応ではなく、
「席を外しているので、戻り次第、すぐ折り返します！」等とお伝えするなど、
事前に案内のご指示を頂ければ、新規案件を逃がさぬようご対応いたします！
★ご指定の用件は転送せず、CUBEで聞き取りも可能です！★
⇒上記とは反対に、基本の応対が応答後転送の場合に、
ご指定の用件は転送せず、CUBEで聞き取り項目をお伺いし、
折り返し対応させていただくことも可能です！
例えば・・・
新規ご相談希望の方について転送はせず、
簡単に相談内容や相談希望日時をお伺いし、折り返し対応など、
臨機応変にご対応させていただきます。
以上、簡単ではございますが、ご説明をさせていただきました。
「詳細を聞いてみたい」・「こんな内容でも対応可能なのかな…」などございましたら、
どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
今度ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。
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