本日も、CUBE電話代行サービスのスタッフブログをご覧いただきまして、
誠にありがとうございます。

「電話代行」「秘書代行」とインターネットで検索すると、
たくさんの業者がヒットしますが、サービスの内容や料金体系は様々で、
結局、『どの業者に頼めば安く済むのか?』『希望の応対をしてもらえるのか?』等、
判断ができないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、電話代行サービスを利用する上でのメリットやデメリットについて、
具体例を交えながら、ご紹介させていただきます!

電話代行を依頼するかどうか迷っている方にはもちろん、
実際に電話代行を依頼しようと思っているが、
「どうやって業者を選べばいいのか分からない…」という方にも、
ご参考にしていただけますと幸いです。

【 目次 】
~そもそも電話代行って??~
≪電話代行のメリットとは≫
 ①大切な機会の損失を防ぐ
 ②顧客満足度の向上が見込める
 ③業務の効率化に繋がる
 ④コストを削減出来る
 ⑤人手不足を解消出来る
 ⑥働き方改革の推進に繋がる
 ⑦ネットショップ等の商品受注、各種予約の電話対応も可能!
 ⑧電話代行ご利用の具体例~CUBE電話代行サービスの場合~

≪電話代行のデメリットとは≫
 ①応対可能な範囲が決まっている・希望通りの応対をしてもらえない
 ②契約するまで応対品質がわからない
 ③臨機応変な応対ができない

~メリットとデメリットをよく理解し、うまく活用しよう~

~そもそも電話代行って??~

電話代行とは、電話応対を業務委託できるサービスの事を言います。
具体的には、企業にかかってくるお電話を転送し、代行業者のコールセンターで代わりに電話応対を行うというサービスです。
いただいたお電話の内容は、お相手のお名前、ご連絡先、内容を正確に聞き取り、契約者様にメールやお電話にてご報告する、というのが一般的な流れとなります。

≪電話代行のメリットとは≫

電話代行を検討しているけれど、
『実際どれくらい楽になるのか、イメージがつかない…』という方も多いかと思います。

ここでは、具体例を交えて、電話代行のメリットをご紹介させていただきます。

①大切な機会の損失を防ぐ|電話代行のメリット

重要なお電話や商談・契約に関わるお電話があった際に、
外出中や接客中で対応が出来ないと、大きな商機を逃す可能性がございます。

電話代行サービスを利用することで、このような機会損失を防ぎ、
新たなビジネスチャンスを掴むことが出来ます。

CUBE電話代行サービスでは、
どのスタッフも、会社のイメージを左右する重要な窓口であるという自覚を持ち、
責任感を持って、電話応対に臨みます。

②顧客満足度の向上が見込める|電話代行のメリット

『いつかけても電話が繋がらない…』というのは、
お客様にとって大変なストレスになりますし、企業への不信感にも繋がりかねません。

逆に、“いつ電話をしても電話が繋がる状態”は、お客様に安心感や信頼を与えます。

CUBE電話代行サービスでは、社内外の研修を通じ、
正しいビジネスマナーを身に付けたスタッフが、タイミングのいい相槌や、
感謝の気持ちを交えながら、心のこもった電話応対を心がけておりますので、
ご安心ください!

電話応対を通じて、会社のイメージアップにも、貢献いたします!


③業務の効率化に繋がる|電話代行のメリット

電話代行を利用すると、電話業務にかかるご負担を減らすことが出来るというのは、
漠然とイメージが出来るかと思います。

CUBE電話代行サービスでは、基本応対は『外出応対』でOKだが、
『特定の案件はすぐに対応したい…』という場合、
事前にいただいたご指示内容をもとに、すぐにお繋ぎすべきお電話かどうかを判断し、
必要なお電話のみ、ご担当者様へ内線感覚でお繋ぎするといった対応も承っております。

当日のみのご指示等、ご担当者様のご都合に合わせた応対が可能でございますので、
優先すべき業務に専念していただくことが出来ます。

④コストを削減できる|電話代行のメリット

電話対応スタッフを雇うことで発生する人件費をカット出来ます。

また、電話対応に割く時間を軽減でき、生産性の高い仕事に集中が出来ることで、
売り上げ向上にも繋がります。

電話代行のご契約内容に応じて、もちろん、一定の費用はかかりますが、
自社で人を雇う場合の人件費と比較すると…、大幅なコスト削減が実現いたします。

CUBE電話代行サービスでは、月のコール数やご希望の応対内容に応じて、
複数のプランをご用意しておりますので、ご希望やご予算に合わせて、
比較・検討していただければと存じます。

⑤人手不足を解消できる|電話代行のメリット

案件数の増加やスタッフの突然の退職等、様々な要因で人手不足が発生する事があると存じます。

新しいスタッフを雇うにしても、時間と費用がかかってしまいますが、
そんな時に弊社サービスをご利用頂ければ、すぐに窓口スタッフとして対応が可能です。

もちろん、社員研修も不要ですので、新人育成に人員や時間を割く必要もございません。

⑥働き方改革の推進に繋がる|電話代行のメリット

近年、働き方改革の一環として、リモートワークが急速に普及しております。

電話代行をご利用いただくことで、電話を受けるために出社をする必要がなくなり、
お好きな環境での勤務が実現します。

また、既存スタッフの業務負担軽減にも繋がり、長時間労働や残業を減らすことも可能です。

CUBE電話代行サービスでは、リモートワーク実施企業からも多数ご契約をいただいており、
「リモートワーク中の為、メールでご連絡ください」といったご案内も可能ですので、
まずは、お気軽にご相談くださいませ。

⑦ネットショップ等の商品受注、各種予約の電話受付も可能!|電話代行のメリット

ネットショップの注文受付や返品交換、クレームの一次受付等の対応をお任せ頂くことで、
それ以外の業務に注力していただけます。

また、電話が繋がりやすくなることで、顧客満足度が向上し、
リピート率の増加も、見込むことが出来ます。

電話代行業者の中には、電話の取次ぎのみ行ない、
お問い合わせやご注文等の受付は対応していないという業者もあるようですが、
CUBE電話代行サービスでは、お客様からのお問い合わせやご注文受付に特化した、
受付代行サービス・WEB受付代行サービスといったプランもご用意しております。

出来る限り、貴社のご希望に沿ったスタイルで対応いたしますので、
単なる一次受付とは一線を画します!

⑧電話代行ご利用の具体例~CUBE電話代行サービスの場合~|電話代行のメリット

それでは、電話代行サービスを利用される上でのメリットについて、
いくつか具体例を挙げて、ご紹介させていただきます!

【A株式会社の場合】

(何時にかかってくるかわからないが、今日は〇〇株式会社から大事な電話があるはず…。
でも外回りの営業活動にも出たいし、ずっと一本の電話を待って会社に居続けられない…)

従業員が少ない小規模な会社様では、
このようなシーンに直面することは、多々あるのではないでしょうか?

弊社の取次ぎ転送サービス「応答後転送」をご利用いただければ、
『〇〇株式会社様からのお電話』は、そのままご担当者様へお繋ぎし、
『それ以外の急ぎでない用件』のご連絡については、
終話後にメールにてご報告といった、臨機応変な対応が可能です。

【株式会社Bの場合】

(営業の電話ばかりで仕事が捗らない!商機に繋がる情報のみを受け取りたい)

例え、短い用件のお電話でも、何度も鳴ってしまうと、
その度に手が止まってしまい、なかなか目の前の仕事が進まなくなってしまいます。

CUBE電話代行サービスでは、営業電話を月のコール数にカウントするプランであっても、
事前にご指示をいただければ、営業電話のご報告は控えさせていただいております。

営業電話に邪魔されることなくお仕事を進めていただけるよう、
お客様のご要望に合わせたスタイルで、業務のサポートをさせていただきます!

≪電話代行のデメリットとは≫

電話代行をご検討いただく中で、ご不安や懸念点もあるかと存じます。
ここでは、実際にご利用される際に起こりうる問題について、
いくつかご紹介させていただきます。

①応対可能な範囲が決まっている・希望通りの応対をしてもらえない|電話代行のデメリット

電話代行業者によって、様々なプランやサービスがありますが、
中には、基本料金が安いと思ったら、プラン内では「担当者が外出しているので、
折り返します」といった応対しかできなかったというケースもあるようです。

そのため、希望通りに対応してもらいたいと思うと、
想定以上のオプション料金がかかってしまうことも・・・。

また、電話の取次だけでなく、問い合わせの応対も依頼したいと思っていたのに、
Q&A等は対応してもらえず、『電話応対業務の負担が一向に減らない・・』
といったケースも有り得ます。

こういったことのないよう、ご契約前には、
基本料金に含まれるサービス内容を確認することが大切です。

また、ご希望の応対をしっかりと業者に伝え、
お見積り等で、実際にかかる金額を確認することをお勧めします。

CUBEでは、ご契約前にご希望の応対について詳しくお話をお聞きし、
複数のプランの中から、最適なプランをご提案させていただいております。

単純な折返し対応だけでなく、マニュアル対応が可能なプランや、
ネットショップ等での注文受付が可能なプランもございますので、
ご状況に応じて、ご検討くださいませ。

②契約するまで応対品質がわからない|電話代行のデメリット

『電話代行業者のHPを見ていても、実際の応対品質がよくわからない・・』と、
感じたことはありませんか?

あまりに料金が安いと、『応対の質も悪いのでは・・・』と不安に感じたり、
逆に高いからといって、『応対のレベルが高くなるのだろうか・・・』と疑問に思ったり、
様々なお悩みがあるかと存じます。

電話受付での応対は、初めてお電話をかけてくださる方にとって、
会社の印象を決めることとなる大切な業務です。

まるで、ロボットのように、
「担当者が外出しておりますので、折返しご連絡させて頂きます。」と案内されたり、
声のトーンや、話し方の印象が良くなかったりすると、
会社にとっても、大きなマイナスイメージを与えかねません。

CUBEでは、こういった不安を解消するため、実際に受電を担当するスタッフが、
お問い合わせにも対応させていただいております。

実際にどんな人に応対してもらえるのか、会社のイメージに合うか等、
気になることがあればお気軽にお電話ください!
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お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております!
平日:9時~18時(月~金)
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また、万が一、御社のご希望に添えず、弊社のサービスが合わなかった場合には、
サービス保証制度を設けております。

ご利用いただき、まったくメリットを感じられなかった・満足できなかったという場合は、
サービスご利用開始30日以内であれば、お支払いいただいた全額をご返金いたします。
※尚、プランやご利用状況によっては、ご利用いただけない場合もございますので、
詳しくは、お問い合わせくださいませ。

③臨機応変な応対ができない|電話代行のデメリット

お客様からのお電話は、全てが想定内の内容ではありませんし、
突然のクレームのお電話や、至急の対応が必要なお電話が入ることもあるかと存じます。

もし、自分がクレームの電話をかけた際に、
淡々と「担当者が外出しておりますので、後ほど折返します」といった案内をされたら、
どんな気持ちになるでしょうか・・・?

至急の用件で電話をしているのに、
「担当者が不在ですので、戻りましたらお電話します」とだけ案内されたら、
どのように感じるでしょうか・・・?

実際に、『イレギュラーなお電話であっても、基本応対通りにしか対応してもらえず、
困ってしまった』というお声をお聞きすることもあります。

CUBE電話代行サービスでは、全てのプランでクレームの一次受付を承っております。
万が一、お客様からご立腹のお電話等があった場合でも、ご状況をお聞きした上で、
担当者からの折返し対応をご案内して、ご報告させていただきます。

また、お急ぎやご立腹で、緊急と判断した場合は「応答後転送」で直接お繋ぎしたり、
お繋ぎ出来なかった場合でも、「出先に連絡を取り、お急ぎと必ず申し伝えます」のように、
ご案内の仕方を工夫したりするなど、先方にご安心いただけるような応対を心掛け、
対応させて頂いておりますので、ご安心くださいませ。

≪メリットとデメリットをよく理解し、うまく活用しよう≫

さて、いかがでしたでしょうか?

「電話代行」と一口に言っても、
応対品質やプラン内で出来ること・出来ないことは、業者によって様々です。

安さや手軽さから、よく検討しないままに選んでしまうと、
品質や料金がご希望とかけ離れてしまったり、
お客様や取引先の方に不信感を抱かせてしまうこともあり得ない話ではありません。

逆に、電話代行におけるメリットやデメリットを踏まえて、
ご状況に合った業者やプランをお選びいただくことが出来れば、
業務を効率化できるだけでなく、お電話が繋がらないというお客様の不満解消にも繋がります。

CUBE電話代行サービスでは、皆様の業務のお力添えが出来ますよう、
ご希望には、可能な限り、柔軟に対応させていただいております。

ご希望の応対内容や、月の想定コール数等をご教示いただけましたら、
無料でお見積りを作成させていただいております!
その他、ご質問やご要望がございましたら、お気軽にお問合せくださいませ!

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