CUBE電話代行サービスのブログをご覧いただき、ありがとうございます。

最近は、コロナウィルスや働き方改革の影響もあり、
在宅勤務やリモートワークのような働き方を導入する企業様が増えていますね。

そちらに伴い、電話対応をどうするか迷っていらっしゃる方が多くいらっしゃり、
ありがたいことに、選択肢の1つとして『電話代行サービス』について、
多数のお問合せを頂いております。

まだ不慣れな働き方の中、電話対応のアウトソーシングを利用することで、
上手く業務が回るか、不安に思われている方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、在宅勤務やリモートワークにあたって、お問合せいただいた方からの、
よくある質問や、細やかな部分の質問について、Q&A形式でご紹介させて頂こうと思います！

【 目次 】
『電話代行サービス』についての疑問
　①契約期間は決まっていますか？
　②月半ばから電話代行サービスを開始したら、日割りしてもらえますか？
　③電話代行サービスを開始するのに必要なものはありますか？
　④お試しサービスはありますか？
　⑤個人情報の取り扱いはどうなっていますか？
　⑥クラウドフォン・電話アプリを使っているけど利用できますか？

『電話対応』についての疑問
　⑦営業電話には、どのように対応してもらえますか？
　⑧在籍者が多いけど大丈夫ですか？在籍確認も対応してもらえますか？
　⑨「今、何コールです」というお知らせは、もらえますか？
　⑩出社する日もあるので、自社で電話に出られないときだけ対応してもらえますか？
　⑪うちの会社の専用スタッフが電話対応してくれますか？

【在宅勤務中の電話代行導入】『電話代行サービス』についての疑問

①契約期間は決まっていますか？

1ヵ月単位のご契約となり、基本的には自動更新となります。

弊社サービスが前払い制となる関係上、
ご解約希望の場合は、お申出頂いた翌月末日が最短のご解約日となります。
(例えば、4月中にお申出頂いた場合は、最短5月末日のご解約となります。)

実際に電話代行サービスをご導入いただいたあと、
残念ながら、「上手く業務が回らなかった」や「導入前とあまり変化がなかった」等、
ございましても、長期のしばりはございませんので、ご安心いただければと存じます。

②月半ばから電話代行サービスを開始したら、日割りしてもらえますか？

プラン料金・月額オプション料金は、日割り計算させていただいております。
ご希望の開始日がお決まりでしたら、日割りの金額にてお見積りさせて頂きますので、
お気軽にお申し付けくださいませ！
※何月であっても、30日の日割りにて算出しております。

③電話代行サービスを開始するのに必要なものはありますか？

～　自社電話番号の転送をご希望の場合　～
電話の転送機能が必要となります。もし転送サービスをご利用でない場合は、
電話会社様にお電話かインターネットよりお申込みいただければ、
数日で転送機能がつくと聞いております。
詳細については、お手数ですがご利用中の電話会社様にご確認いただけますと幸いです。

～　専用電話番号・フリーダイヤルをご希望の場合　～
事前に簡単な審査が必要となり、書類のご提出をお願いしております。
必要書類は下記のとおりです。

■個人事業主様の場合
・代表者様の住民票の原本(3ヵ月以内)
・代表者様、申込担当者様の本人確認書類のコピー

■法人様の場合
・登記簿謄本の原本(3ヵ月以内)
・代表者様、申込担当者様の本人確認書類のコピー
※本人確認書類は免許証(裏表)・マイナンバーカードなど、
写真付きの身分証明書のご提出をお願いしております。

④お試しサービスはありますか？

お試しサービスではございませんが、
初めての電話代行サービス利用に不安を感じられている方のために、
『サービス保証制度』を導入しております。

こちらはシンプルプラン・スタンダードプラン・英語プランが対象です。

通常通り、ご契約手続きや初回会費のご入金をして頂くことにはなりますが、
例えば、想定より電話が鳴らなかった為、これなら自社で対応できそうと、
判断された場合など、メリットがなくご満足いただけない場合は、
サービス開始1ヵ月以内にお申出頂けましたら、
お支払い頂いた初期登録料・保証金・月額基本料等を全額ご返金させて頂きます。

万が一、お役に立てなかった場合も、金銭的なリスクが少なく済むかと思いますので、
ぜひ、ご検討いただけますと幸いです。

『サービス保証制度』の詳細はこちら

⑤個人情報の取り扱いはどうなっていますか？

在宅勤務にあたり、セキュリティ対策を強化されている会社様も多いとか思います。
弊社では、JIS規格Q 15001　個人情報保護マネジメントシステムの要求事項に適合し、
個人情報について、適切な保護をおこなう体制を整備しているとして、
プライバシーマークを取得・長年にわたり保持しております。

受電時に知りえた個人情報については、定期的な研修を受けたオペレーターが、
厳重に取り扱っておりますので、どうぞご安心くださいませ！

⑥クラウドフォン・電話アプリを使っているけど利用できますか？

ご契約の電話回線会社様で電話の転送サービスを行なっている場合は、ご利用が可能です。
電話回線会社様により、転送サービス自体を行なっていない場合もございますため、
恐れ入りますが、一度、ご確認いただけますと幸いでございます。

また転送が可能な場合も、通常の電話回線より少し音質が悪くなる可能性があるようです。
ご心配でしたら、お申込み前にテストも可能ですので、お気軽にお申し付けくださいませ！

【在宅勤務中の電話代行導入】『電話対応』についての疑問

⑦営業電話には、どのように対応してもらえますか？

最近は、巧妙な手口の営業電話も増えており、
在宅勤務中の貴重なお時間を消費してしまうため、お困りの方も多いと思います。

例えば、「社長宛」・「担当者様宛」などとお名前をご存じでない場合や、
人材関係や、電話回線関係等、事前にご指示をいただけましたら、
弊社にてお断りし、ご報告を控えさせて頂くことが可能でございます。

もしくは、お断りさせていただいたうえで、内容を報告させていただいたり、
今後のお取引の可能性を考慮し、通常通り対応・ご報告させていただく事も可能です。

ご希望に合わせて、ご対応させて頂きます。

また、営業電話のコールカウントつきましては、ご契約のプランによって異なります。
◆シンプルプラン
⇒コールカウントから除外させていただきます

◆スタンダードプラン・受付代行サービス・WEB受付代行サービス
⇒コールカウントの対象となります

⑧在籍者が多いけど大丈夫ですか？在籍確認も対応してもらえますか？

ご登録いただける数に上限がございますが、ご登録の無い方宛のお電話も、
通常対応させていただきますので、どうぞご安心くださいませ。

念のため、各プランの連絡先登録・在籍者登録可能数の上限数は、下記の通りです。

◆シンプルプラン
連絡先の登録(電話番号・アドレス)⇒1カ所　※オプションで最大5カ所まで
在籍者の登録(お名前のみ)⇒最大10名様まで

◆スタンダードプラン・受付代行サービス・WEB受付代行サービス
連絡先の登録(電話番号・アドレス)⇒10カ所　※オプションで最大20カ所まで
在籍者の登録(お名前のみ)⇒最大20名様まで

ご登録の無い方宛のご連絡につきましては、事前にご指定頂いた方へ、
内線感覚で応答後転送させていただくか、メール等で内容をご報告させていただきます。

また、在籍確認のご対応も可能です。
在籍者リストを確認し、弊社スタッフで在籍している旨をお伝えさせていただきます。

ご登録の無い方宛のお電話の場合は、ご指定の方へ応答後転送をさせていただくか、
「在籍者が多いため、確認します」等とお伝えし、折返し対応させていただきます。

近日中に、在籍確認の電話が入ると分かっている場合は、
事前にメールやお電話でご連絡頂けましたら、期間限定のご指示として、
一時的に内容を登録させていただく事も可能です。

⑨「今、何コールです」というお知らせは、もらえますか？

弊社から、コール数の随時のお知らせは行なっておりませんが、
受電後のご報告方法を、メール、又は、SNSをご指定頂いている場合は、
各メールの件名に『CUBEご連絡1』と、通し番号をお付けしておりますので、
おおよその目安としていただく事は、可能でございます。

また、応答後転送や、電話連絡をご指定の場合は、弊社にご連絡いただけましたら、
当月のコール数をお調べのうえ、ご回答させていただきます。

⑩出社する日もあるので、自社で電話に出られないときだけ対応してもらえますか？

もちろん、可能でございます！
お使いの電話機から転送設定用の電話番号にダイヤルして頂き、
音声ガイダンスに従って、2～3操作ほどで、転送の開始/解除の設定をしていただけます。

CUBEで電話対応をご希望のタイミングで、CUBEへの転送開始の設定をお願いいたします！

その他、例えばご出社人数が少なく、取りこぼしが発生するかも…という場合は、
ご利用の電話会社様によって、『無応答時転送』という転送設定がございます。
自社で何コール(何秒)か鳴ってから、繋がらない時だけCUBEに転送になるというものです。
状況によって、転送設定の方法を変更するなど、ぜひご活用いただければと思います。

⑪うちの会社の専用スタッフが電話対応してくれますか？

弊社では、オペレーターを約5名～15名程度のグループに分けており、
各グループにて、電話対応を行なっております。

そのため、貴社専用の1名のオペレーターが常に対応をするわけではなく、
該当グループの数名のオペレーターが順次対応させていただくこととなります。

貴社の情報や、共有事項につきましては、グループ内で周知徹底しておりますので、
どうぞ、ご安心くださいませ。

また万が一、先方より電話口のスタッフの名前を尋ねられた場合は、
基本的にオペレーターの本名を名乗っておりますが、
もし、ご希望がございましたら、特定の名前に統一してお伝えする事も可能でございます。

以上でございます。
少しでも、電話代行サービスのご検討を迷われている方の参考になれば幸いです。

また最近は、新規お問い合わせの際、電話やメールでのお問い合わせに加え、
ZOOM等を利用したWEBでの打合せの機会を頂くことが増えています。

オンラインでは、表情を見ながら、実際の会話のように打合せが可能ですので、
ちょっとした疑問や、細かい部分について、リアルタイムにご確認いただます。

まずは、メール、もしくは、お電話にてお問い合わせいただけましたら、
日程を調整させて頂いておりますので、どうぞ、気軽にお申し付けくださいませ！

メールでのお問い合わせ・ご相談は、こちら
お電話でのお問い合わせは、
直通ダイヤル 0120-888-108 にて承っております！
平日：９時～１８時（月～金）

最後までブログをご覧いただきまして、ありがとうございました。
今後とも、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします！