皆さま、こんにちは。
CUBE電話代行サービスでは、お客様からのお電話をお受けした際、『外出応対』あるいは『応答後転送』という対応をさせていただいております。
今回は、それぞれどういった流れで対応しているかをご紹介させて頂きます。
まず、『外出応対』では、お客様からお電話を頂き、「〇〇さんはいらっしゃいますか」とお話しされた場合、「あいにく〇〇は外出しております」と対応させて頂きます。
こちらのお伝えするメッセージ内容は、外出・席外し中・出張中など、ご指示いただければ、柔軟に対応することが可能です。
また普段、外出応対をご指定頂いている場合でも、ご予定のご連絡を頂けましたら「あいにく〇日まで出張に出ておりますので、△日以降に折り返しのご連絡となりますが宜しいでしょうか」といったイレギュラーなスケジュールをお伝えすることも出来ます。
また、クライアント様によっては「積極的に折り返すとは言わないでほしい」とご希望される場合もございますので、そういった際は「担当者にお電話があった旨、申し伝えておきます」といったご伝言を承るご対応も可能です。
2つ目の『応答後転送』では、ご指定の電話番号に内線感覚でお電話をお繋ぎする応対になります。
この応答後転送では「〇〇さんはいらっしゃいますか」とお電話があった場合、電話を保留にした状態でご指定の電話番号にCUBEから発信させて頂きます。
お電話に出ていただけましたら、CUBEスタッフより「ただいま、□□様宛に××様より△△の件でお電話が入っております。お繋ぎしても宜しいでしょうか」と、お伝えさせていただきます。
もし、この転送時にお電話に出られなかった場合は、上記の外出応対に切り替えて対応し、メールにてご報告させていただいております。
もちろん、転送時にお電話に出ていただけたとしても、外出中で、そのままお電話の対応が出来ない場合は、折返し対応させていただくことも可能です。
その場合は「今、出先なので後ほど折り返しますと伝えてほしい」や「今取り込み中なので5分後にかけ直すと伝えほしい」など、ご指示頂けましたら、その通りにお客様へご伝言し、終話後、メールにてご報告いたします。
また通常は、応答後転送をご希望の方も、外出や出張などのスケジュールが決まっている場合は、事前にご連絡いただければ、該当の日程や時間帯は転送せず、折り返しの対応をすることも可能でございます。
こちらの応答後転送・外出応対の応対方法は基本応対となりますので、どちらをご選択頂いた場合でも、特にオプション料金などかからず、全プラン基本料金内でご対応いたしますので、ご安心くださいませ。
（※応答後転送時の通話料は、実費ご負担となります）
こちらのブログをご覧になっている方の中には、電話代行のご利用が初めての方も多くいらっしゃるかと思います。
電話代行を使ってみたいけれど、どういったものかイメージ出来ないな…と思っている方にも、今回のように、実際に電話をお受けした際の対応についてご案内させていただくことで、少しでも参考になれば幸いです。
この機会にご興味を持って頂けましたら、是非、CUBE電話代行サービスへお問合わせくださいませ！
