弊社CUBE電話代行サービスでは、クライアント様に代わってお電話をお取りしますが、外出などの不在応対をした場合、終話後に受電内容をメールにてお送りするか、電話にて直接ご報告をさせていただいております。
このご連絡は、お電話終話後、『即時』にさせていただくことになっており、弊社サービスの特徴の1つでございます。
私は入社して、もうすぐ半年を迎えようとしていますが、連絡メールを作成するにあたって、入社してから今まで、かなり苦戦いたしました。
即時にメールをお送りするということは、メールを作成するにあたって【素早く】・【正確に】・【分かりやすく】する必要があります。
メールを【素早く】作成するには、やはりタイピングの速さが左右されます。
また私は、聞き取りながらのタイピングが苦手です。
入社時から、この点に関しては、かなり不安を抱えておりました。
私の傾向としては、お話を聞きながらのタイプミスがあったりしたため、受電後に内容を聞き直して確認したりしていたので、その分、時間ロスをしてしまっていました。
現在は、何とか受電中にミスなく打てるように練習をし、最初の頃に比べ、少し改善してきたと思います。
ですが、やはり、まだまだ訓練が必要だと思い、プライベートでもタイピング練習する日々です。
【正確に】というのは、お客様がお話しされたご用件をしっかり聞き、内容を理解し、クライアント様にお伝えしなければなりません。
例えば、会社名・お名前・ご担当者名・日時など、正確にお伝えしなければ、打合せのお約束の取り違いなどに繋がり、大変なご迷惑が掛かってしまいます。
また、お客様が専門用語をお話しされる場合は、特に注意しております。
自分の知識には無い分野の単語が出てきますと、一度で聞き取りが難しい場合もあります。
その場合、不自然ではない程度に聞き返したり、次回のお電話時ではスムーズに対応が出来るよう、新しい単語を耳にするたび、どのようなことなのか調べる癖をつけるようにいたしました。
また、【分かりやすく】文章を作成することに関しては、お客様がお話しされたそのままをタイピングするのではなく、用件の意味を崩さず、分かりやすく、簡潔に組み替えるよう心掛けております。
数秒・数分で分かりやすい文章に仕上げなければならないので、最初は上手くいかないこともありました。
ですが、その都度、先輩にも改善出来る点をご指導いただき、何とか少しずつスピードを上げられるようになったと思います。
日々の業務の中での慣れもあるかもしれませんが、自分の足りない部分はしっかり把握し、その部分については、日々、少しずつでも改善していかなければと感じる毎日です。
クライアント様のお役に立てるよう、これからも精進してまいりたいと思いますので、今後とも宜しくお願い致します。
