皆様、こんにちは。
寒い日もだんだんと少なくなり、これからどんどん暖かくなっていく時期かと思います。
色々と着こまないといけないのが面倒だなと思ってしまう私としては、重いコートを着る機会が減って、身軽になっていくのが、すがすがしく感じます。
夜になると、まだ冷えることもありますので、体調を崩さないように気を付けたいと思います。
ところで皆様は、『電話代行』というサービスを過去に利用されたことはあるでしょうか。
弊社CUBE電話代行サービスでは、他社をご利用されていた方も、もちろんいらっしゃいますが、CUBEで初めて電話代行を利用したという方も、多くいらっしゃいます。
日々、いただくお問合せの中には、初めてなので「どんな感じか想像出来ない」というものもあり、なかなかイメージが出来ないながらも、興味を持っていただいていることをありがたく思います。
ですので今回は、弊社CUBE電話代行のスタッフが、お客様からのお電話をお受けしてから、お切りになるまでのお取次ぎの流れについて、簡単にご説明させていただきたいと思います。
まず、お客様が御社の代表電話番号へお電話をおかけいただくと、転送機能によって、弊社CUBEへ転送され、お電話が鳴る仕組みになっております。
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※転送機能とは…？
ご利用中の電話回線会社様のオプションサービスです。
この転送機能サービスだけご用意いただければ、CUBEの電話代行が利用可能です。
サービス開始日までに、ご自身で転送設定しておいていただければ、
その後の電話対応は、弊社CUBEのスタッフにお任せいただけます！
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お電話が鳴ると、弊社CUBEのスタッフが、御社の社員として社名を名乗り、ご対応させていただきます。
対応方法には、大きく分けて2パターンがあります。
1つは、外出応対です。
基本的なお聞き取り項目である①社名、②お名前、③連絡先、④ご用件をお伺いし、
「外出中の為、折り返します。」とご案内させていただきます。
お電話を終えたのちに、メールやSNS等、ご希望の方法で内容をご報告させていただきます。
もう1つのパターンは、応答後転送です。
①社名、②お名前、③ご用件をお伺いし、お電話を一旦、保留にさせていただきます。
その保留中に、ご希望の連絡先(担当の方の携帯電話など)へコールさせていただき、
そのまま内線のような感覚で、お客様とのお電話をお繋ぎさせていただきます。
お取次ぎの際には、まず弊社CUBEのスタッフが、
「CUBEの□□です。●●株式会社の■■様より、▲▲の件でお電話です。」といった感じでお話します。
その時、ご対応いただける状況であれば、そのままお電話をお繋ぎさせていただきます。
もし、すぐにご対応出来ない状況の場合は、電話口でご指示いただくことも可能です。
例）「10分後に折返しますと伝えてください。」と指示いただいた場合
⇒保留解除後、「●●より10分後にお電話させていただきます。」と対応いたします。
上記のように、お電話に替わることが出来なかった場合や、弊社CUBEのスタッフからのコール自体に出られなかった場合でも、パターン1の外出対応へシフトいたしますので、ご安心くださいませ！
皆様、いかがでしたでしょうか。
これで少しでも、『電話代行』を利用された際のイメージを持っていただければ幸いです。
また、文章で見ても、なかなかイメージが湧きづらい…という方のために、弊社CUBEでは、『電話代行』のイメージ図の資料もご用意させていただいております。
もし、ご興味がございましたら、ぜひ、資料請求からお問合せくださいませ！
