皆さん、こんにちは。

私ごとではありますが、CUBEに入社して2年が経過しました。
ようやく、電話代行の仕事にも慣れ、契約の対応をさせて頂くことも増えてきました。

今回は、CUBEからクライアント様への報告方法について、ご質問を頂くことがございますので、
ご紹介させて頂きます。

大きく分けて報告方法は、3つございます。

まず1つ目は、「メール連絡」です。
メール連絡は多くのお客様がご利用されている方法になります。
お客様からお預かりした内容を、クライアント様のメールへお送りするといった方法です。

例:○○様いらっしゃいますか。
  ○○の件でお電話を頂きたいです。
  お電話ください。
  電話番号:~~~~
このようにお話した内容を、即時ご報告をさせて頂いております。

2つ目は、「電話連絡」です。
メール連絡と同じように、お話した内容をお電話にてご報告する方法となっており、
ご不在の場合は、留守番電話にメッセージを残させて頂きます。

3つ目は、「応答後転送」です。
内線感覚でそのままクライアント様にお電話をお繋ぎ出来、外出中であっても、
その場でお客様とお話が出来るサービスです。

3つの報告方法に共通して言えることですが、CUBEからクライアント様にお伝えした方が良いと感じた先方のご様子などに関しては、先方が実際に言葉にされていなくてもお伝えさせて頂いております。

例えば、「先日から折り返しがない」等でお困り、お怒りのご様子だと捉えた場合は、お困りのご様子の為、お早めに対応下さい等、CUBEからの連絡事項として付け加えております。
他にも、「すぐにお電話ください」等、お急ぎの場合には、至急の旨が伝わるように対応をさせて頂いております。

その他、一方的にお話になり、お電話をお切りになられた状況等、どのような状況のお電話であったのか、お伝えした方が良いと思うことに関しましては、会話の他にも記載させて頂いております。

折り返しのご連絡をして頂く際など、少しでもご参考にして頂ければと思い、分かりやすくお伝えすることに、気を付けて報告しております。

また、行間隔を詰めて記載するのではなく、改行を入れたり、カタカナにした方が読みやすい部分にはカタカナで表記したり等、クライアント様にとって、見やすい、分かりやすいメール文章になるよう気を付けております。

今後も、より分かりやすく、正確にご報告が出来るように、そして、安心して弊社へ電話対応をお任せ頂けるように、日々、精進して参りたいと思います。

ご検討されている方は、ぜひ一度、お問合せお待ちしておりますので、CUBE電話代行サービスをよろしくお願い致します。