皆様、こんにちは。

弊社電話代行サービスに入社して、もうじき1年が経とうとしています。
毎日多くのお電話を取るようになり、ようやく業務にも慣れてきました。

私たちの業務の1つに、クライアント様への受電内容の連絡がございます。
本日は、CUBE電話代行サービスからクライアント様への連絡方法についてお話したいと思います。

まず、連絡方法は大きく分けて下記の3つです。

1. 応答後転送
2. メール報告
3. 電話連絡

1番目の応答後転送は、
内線感覚でクライアント様にお電話をお繋ぎすることが出来ます。
当日の予定に合わせて弊社で外出対応や折返しの案内等、臨機応変に対応を致しますので、ご新規様や重要なお電話の取りこぼしの防止に役立ちます。

2番目のメール報告では、
聞き取りした内容をメールにてご報告します。
話の流れやお電話口の方の雰囲気も細かく報告させていただきますので、クライアント様も状況把握がしやすいかと思います。
外出や出張が多いクライアント様もメール報告があれば、急用かどうか目で見て判断がしやすく、優先順位がつけやすいところがポイントです。

そして最後、3番目の電話連絡は、
お電話の内容をメールではなく、お電話で報告する方法です。
お電話が繋がらない場合は、留守番電話にメッセージを残させていただきます。
もしくは、弊社へ折返しご連絡いただけましたら、受電内容についてお伝えいたします。
どのスタッフでも回答出来るよう、社内で周知しておりますのでご安心くださいませ。

この他にも、オプション料金が発生しますが、【応答後転送+メール報告】や【電話連絡+メール報告】などの組み合わせもございます。

お客様の中には、自動音声や留守番電話よりも、人とお話しされる方が「ちゃんと話を聞いてもらえる」と安心される方も多いと思います。
私は、この安心感がクライアント様に対する信頼に繋がると業務を通して感じました。

CUBE電話代行サービスへ入社して以来、印象の良い電話の受け方や伝わりやすいメール作成について、より意識をするようになりました。
クライアント様に明確に分かりやすく、どの伝え方がベストか日々勉強しています。
今後とも、CUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。