みなさま、こんにちは。私は英語対応のグループに所属し、英語のお電話も取っています。弊社CUBE電話代行サービスが英語のお電話で特に気を配っている点は、スペルチェックと丁寧さです。
対面での会話の場合はお相手の口の動きやジェスチャーでアルファベット1つ1つの確認がしやすいのですが、お電話ではその確認が難しくなります。確実に聞き取る為に分かりやすい国名や都市名を使ってスペルチェックをしています。このスペルチェックと同様に、私たちは失礼な表現をしていないかにも注意しています。

例えば、こちらからご用件をうかがうときです。入社前の私は用件を確認する際に”why”を使用していましたが、入社後に教育係の先輩により柔らかいフレーズを教えていただきました。“why”は親しい間柄では使いやすいワードですが、電話や初対面の方に使うと冷たい印象を与えてしまいます。そこで”why”を使わない丁寧で、けれど堅くなりすぎないフレーズを幾つかご紹介したいと思います。

●ご用件の伺い方
1. How can I help you with today? (本日はどうなされましたか?)
2. What is this regarding? (どのようなご用件でしょうか?)
3. May I ask what your call is regarding? (ご用件をお聞きしてもよろしいでしょうか)

“regarding”と同類語として“about”も表現として使えるのですが、“why”同様にカジュアルな感じが出てしまいます。よりフォーマルな“regarding”のほうがビジネスには向いていると思います。私は、上記の中で特に【1】と【3】を使用しています。英語のお電話はネイティブの方ばかりではありません。英語の聞取りが苦手だなと感じる方にはシンプルで柔らかいフレーズ【1】を、ビジネス英語をカッチリ話される方にはフォーマルな言い回しの【3】など、お電話口の話し方やペースによってフレーズを変えて対応しています。また質問形の他にも“Please”を使った言い回しもあります。

●Pleaseを使ったフレーズ
・Please tell me the purpose of your call. (電話のご用件を教えてください)

弊社ではただ用件を聞き取り報告するだけでなく、お電話をかけてきてくださった方にも気持ちよくお話していただけるよう努めています。また丁寧かつスムーズな対応が出来るように心がけて実践しています。これからもよりよいサービスが提供出来るよう努めてまいりますので、今後ともCUBE電話代行サービスをよろしくお願いいたします。