電話代行の仕事をしていると日々、たくさんの方とお電話で会話をします。
ビジネスのお電話や、個人の方からのお電話もありますが、
その中でもステキだな、感じがいいなという印象を持つ方がいらっしゃいます。
電話は顔が見えないコミュニケーションの為、声から受ける印象というのはすごく大切
ですよね。声のトーンや話し方というのは、微妙に相手側に伝わるものです。
今回は電話応対で好印象を持っていただけるポイントをまとめてみました。
① 印象を左右する高めの声
まずは声の高さを意識する事です。やはり低くて暗い声より、明るくて高い声の方が好印象を持っていただけます。
応対したその人だけでなく、得られた印象は会社の活気や職場の雰囲気として、相手には伝わります。会社全体の印象に係わることだと意識しましょう!
しかし、あまりに声が高すぎる声も相手にとっては聞きにくくなってしまいます。
いつも話すときよりも少し高めの声と意識するのがベストです。
② 声の大小は重要
声の大小もかなり重要です。いくら仕事が出来る人でも、小さな声でぼそぼそっと話されれば暗い印象でやる気がないと思われてしまいます。
反対に大きすぎる声も注意が必要です。声が大きいのは元気さと紙一重ですが、聞き取りにくいだけでなく、周りの方にも大変迷惑がかかりマナー的にもNG…。
注意をしながら電話応対をしていても、電話が長くなり話に夢中になると普段の声の大きさになってしまう事もありますので、時々自分の声の大きさはどうだろう?相手はどう感じている?と意識してみましょう。
③ 話す速度を意識
やはり電話の相手が早口だと、受け手は聞き取りにくいものです。
内容が聞き取れなかったという結果になりかねませんし、急いでいる場合であっても、確認で余計に時間がかかることになりますので、丁寧に話すことを意識しましょう。
逆にゆっくりと話す方は、仕事に不慣れなど悪い印象を持たれてしまう事もあります。
相手の話すスピードに合わせるというのが一番無難かもしれません。
相手が急いでいる、テキパキとした話し方を求めている、クレームの電話である、など、状況に応じる必要はありますが、「声の高さ」「声の大小」「話す速度」、この3原則を意識する事で大抵の電話応対では好印象を持って頂けると思います!
簡単で基礎的なことになりますが、慣れたときこそ、つい疎かになる部分でもあると思いますので、印象美人になれるよう日頃から意識して対応したいと思います。