皆様こんにちは。暑い夏が過ぎ、あっという間に朝晩は肌寒く感じる季節になりました。
待ちに待ったラグビーワールドカップも開催され、日本代表の大奮闘のおかげで日本中が大盛り上がりでしたね。
夏前に入社した私も、入社当初に比べて受電する件数も日に日に増えてまいりました。
その中で英語での受電数も少しずつ多くなってきたと感じます。

お電話を受ける中で、海外の方からのお電話は積極的な方が多いと感じます。例えば、こちらのご案内やご提案をあっさり引き受けずに、電話を繋げてもらえるまでなかなかお電話を置かれません。私たち電話代行サービスでは、ご契約者様のご指示によりお電話を改めていただくご案内や、ホームページのお問い合わせよりご連絡いただくようお伝えいたします。しかし海外の方は新たに別の担当者名や部署名、代表者様のお名前を出され、電話を繋いでほしいと仰る方がいらっしゃいます。

私が受けたお電話で、海外からの営業のお電話がございました。ご契約者様からのご指示は担当者が不在中と伝え、メールでご用件を送っていただくよう案内をする、ということでした。
担当者が不在の旨をお伝えした時点で、お電話口の方は別の所属先の方とお話したいと仰いました。メールアドレスをご案内した後も、メールをちゃんと確認してもらえるか不安なので直接話がしたいとのことでした。このままでは、お互い平行線のままで通話が終わらないので、
”I will pass your message to the person in charge, too”(私からも担当者に伝えます)
とお伝えしました。この1フレーズでお電話口の方は、
“Thank you for your help. Have a good day”(有難うございます。良い1日を。)
とご納得いただけたようでした。その後、ご契約者様へお電話の内容詳細とメールでもご連絡をしていただく旨をご報告致しました。

海外からの通話料金は高いうえ、時差があれば何度もお電話を掛けるのは国内からに比べると大変です。こういう背景から、直接コンタクトを取りたいという気持ちが強いのかもしれないと思いました。この件以来、うかがった内容をまとめてから復唱し「私からも必ず申し伝えます」とご案内しています。

復唱することで内容が整理され、認識の相違確認も出来ます。するとお相手の方も安心され、口調が柔らかくなるのが分かります。お電話口の方が納得いただけるよう復唱確認を徹底し、また用件を伝える旨をご案内しながら業務向上に努めて参ります。
今後ともCUBE電話代行サービスを宜しくお願いいたします。