皆様いつもキューブビジネスブログを読んでいただき、ありがとうございます。

もう8月ももう後半を迎えましたが、毎日暑いですね。
皆様はこの時期をどのようにお過ごしですか。
私は暑さにかなり弱く、体に悪いと分かっていても涼しい部屋で冷たい物を食べたり飲んだりして、そのことが原因で体調を崩すことがあります。そのため、最近は自分に厳しく体調管理に気を付ける毎日です。

さて、そんな私も電話代行の仕事に就き、半年以上が経ちました。
入社したての頃より落ち着いてお電話をお受け出来るようになってきたのではないかと感じています。
最近はご報告メールをお送りする際に、一目で内容が理解していただけるような分かりやすい文章が作成できているか、というところも意識をして取り組んでいます。

お聞きした内容を正確にお伝えすることは、電話代行の仕事をする上でとても大切なことです。
ですが、いただいたお電話の中には、聞いたお話全てをお伝えしようと思ってそのまま文章に起こしてみると、一目では何が言いたいのか分かり難く、クライアント様を困らせてしまう文章が出来上がってしまうこともあります。
そのため、一目で用件が分かるように文章をまとめてご報告することも大切です。

お電話口の方の中にはお話をすることが苦手な方もいらっしゃいます。実は私もその一人です(汗)
私自身は理解して電話をかけているつもりなのですが、話す際に上手い伝え方が分からず、通話時間だけが長くなることがありました。
電話代行の仕事に就くまでは、「伝えることが苦手」と思っていても、周囲の環境に恵まれ何とか自分の話したいことを理解してもらえていました。

ご用件を汲み取ることが少々難しい場合は、用件を理解するために、お電話口の方へいくつか質問をいたします。
しかし、お話内容をご報告メールでお送りする際に少し長くなる程度であればいいのですが、私の質問の仕方のせいか、お話がどんどん複雑になるということもありました。
そのような時には、話したことに対するメモも中々追いつかず苦労しました。
お電話をスムーズにこなせるようになるために、先輩方に質問する時や受電中はもちろんのこと、日常生活でも何をどの様に伝える必要が有るのかを考えながら話すことを心掛けていくうちに、日常生活でも仕事中のいただいたお電話でも、以前よりスムーズに相手の方とお話が出来ているように感じます。

話し方や伝え方1つで聞き手の方のとらえ方も大きく変わりますので、スムーズに正確なご案内やご報告が出来るように意識して取り組んでいこうと思います。