電話代行の仕事を始めて1年以上が経ちました。業務にはかなり慣れてきたと思っています。
電話を受けるクライアント様によってチームが分けられているのですが、今のチームになってからももうすぐ1年ぐらいになります。それでもいまだにミスをしたり、指導をされたりしています。ちょっとしたケアレスミスだったとしても、結果的にクライアントの方やお電話をくださったお客様にご迷惑をおかけすることになってしまうからです。

なるべくそういったことがないように対策する必要があります。

やはり大切なのは事前に準備をして、万全の体制で臨むことだなと日々感じています。
朝出勤してから受電が始まるまでに、皆様からいただいたメールを確認し、その日の予定や対応の変更内容などを確認しています。
朝のメールに関しては、メールを確認する当番の方がいます。
その方が注意すべきことなどをまとめて周知してくれるのですが、念のため自分でも1つ1つのメールを全て見るようにしています。また、すぐにタイピングでメモがとれるようにメモツールを常に開いておくようにしています。ほんの少しのことですが、こういった準備をしてから受電を始めるとスムーズに業務を行うことができます。

クライアント様によっては、さまざまな情報をこちらにいただいている場合もあります。
たとえば、注文を受け付けるといった対応を行うクライアント様の場合、商品の情報や価格、発送方法などの情報をいただいております。何社様もありますので、こちらも事前にチェックしておく必要があります。いただいた情報を確認したり、HPを見たりして準備をしてから受電に臨みます。
この準備がおろそかだった為に、注文を受ける際に案内する金額を誤ってしまうという大きなミスをしてしまったことがあります。事前に情報を確認し、準備をすることは本当に必要なことだと感じました。

最近は、クライアント様宛のお電話だけでなく、CUBE宛のお電話についても対応するようになってきました。
CUBEで契約を検討されている方からの電話代行についてのお問合せのお電話です。
プラン内容など、ある程度勉強はしているのですが、いきなりすべて対応するのは難しいです。以前、私は何も準備をしておらず、とても焦ってしまったことがありました。
それからは、お電話をいただいた際に資料をすぐに手元で確認できるように準備しています。そうすることで何か聞かれた際にすぐ確認ができ、正確なご案内を行うことができます。そういった1つ1つの準備がスムーズで正確な業務につながるのだと思いました。

今後も小さなことでも準備を怠らずに取り組んでいきたいです。