入社して半年が経ちました。入社当時に比べると、ずいぶん電話応対のお仕事にも慣れてきました。
対応させていただくクライアントの数も増え、ただ用件を伺うだけでなく、こちらで対応することも増えてきました。毎日奮闘しながらも、できることも増え、仕事に対するやりがいを感じております。
弊社では、お電話が鳴ると同時に、お電話がかかってきたクライアントの情報画面が自動的にパソコン画面に立ち上がるようになっており、受電の際には、この画面に記載のあるクライアント様いただいている指示内容をもとにお客様の対応をしております。
ただ、【いつ・どこから・どのクライアントの誰宛】にかかってくるか、また用件についてもお電話が鳴るまでわかりません。対応するクライアント様の事業内容も違えば、対応方法も異なるため、電話に出てからお相手が何を求めているのか、どういった対応をしなければならないのか、ということをすぐ判断する必要があります。こういったことから、私が日々業務を行う上で大事なことは、集中力であると考えております。
疲れで集中力が切れてしまわないよう、座ったままできるような簡単なストレッチを試してみたり、目を休めたり気をつけてはいますが、人が集中力を持続できる時間は最大でも90分といわれていると耳にしました。
集中力が切れてしまう原因は、体の疲れだけでなく脳に疲れが溜まり、機能が停止してしまっている場合があります。脳が疲れる原因としては、”考えることが多すぎる”また”外部からの情報が多すぎる”等があるそうです。
私も入社してしばらくの間は、クライアント情報を付箋に書き留め、パソコン周りに貼ったり、ノートにもまとめて常に調べられるようにし、どこからかかってきてもどういった対応が必要になるか、すぐ判断できるよう頭の中でシュミレーションしておりました。
ただ、対応するクライアント様が増えると同時に、全ての情報を頭に入れることは難しく、また、常に何かを考えている状態が続き、常に気を張っていたこともあり、頭の中で情報の整理も付かない状態でした。よかれと思ってしていたことが、逆に情報を詰め込みすぎて咄嗟の判断にも時間がかかってしまっていました。
そもそも脳は何もしていなくても常に動いているので、疲れを感じた時には積極的に休めることを意識することが大切だそうです。
一番手軽にできるのは、【目をつぶること】で、このことにより脳が休息モードに変わりリラックス効果があるそうです。昼食後に少し仮眠をとったりすることもおすすめとされています。また、休憩時間はスマホでゲームやＳＮＳをされる方もいると思いますが、脳が疲れたときにはなるべく控えることが大切です。
私もついつい休憩時間はスマホをいじってしまうのですが、午後からも集中して仕事に取り組めるよう、休憩時間の過ごし方も見直し、脳を休めることを意識し、受電に取り組んでまいります。
また、皆様も疲れを感じた際は、身体を休めるだけではなく脳を休めることもぜひお試しくださいませ。
