先日、研修にてPDCAというシステムを教えていただきました。
これは電話代行に特化した研修ではなく、社会人として身に着けておくべきスキルの研修になります。

PDCAというのは結構有名なので、ご存知の方が多いのではないでしょうか。
PはPlan(計画)のP、DはDo(実行)のD、CはCheck(検証・評価)のC、AはAct(改善)のAです。
これを繰り返し行うことによって、業務の質を上げていくというものです。

研修では特にPのPlan、計画をたてるということについて深く行いました。
計画をたてる際に大切なことは目的を考えることです。
目標を設定する前に目的をきちんと考えることで、明確な目標が見えてきます。
また、目的によってそのプロセスも変わってきます。

新卒生に向けた会社説明会を企画する、という設定で2班に分かれて練習を行いました。
どういった説明会にしていくのかということをメンバーで話し合い、流れを決めていきます。
そのときに使ったのがポストイット、付箋でした。
それぞれが思いついたことを付箋に書いて、ホワイトボードに貼っていきます。
却下するときは剥がせばいいですし、移動させて内容によってグループ分けもできます。
こういったやり方は初めてでしたが、とても効率よく話し合いが進みました。

説明会を行う目的から考えていくのですが、班によって少し異なった目的になりました。
その為、目標は似通っているのですが説明会の内容や重点を置くポイントが全く違うものになりました。
おまかには新入社員を採用する、ということになりますが、細かな目的を考えていくと班によって違いがあり、
内容がガラッと変わったのがとてもおもしろいと思いました。

これまでは何気なく目標のみを設定してしまっていることが多かった気がします。
しかし、目的をきちんと考えることで、よりやるべきことが具体的にわかるということを学びました。

また、目標には数字で表すことができる定量目標と、状態で表すことができる定性目標があります。
できるだけ定量の目標を設定することで、具体的な振り返りができるようになります。
定性目標を定量目標に考え直す練習も研修で行いました。
考え方によってさまざまな定性目標が定量目標に変換することが可能だと気がつきました。

計画的に業務を行うことによって効率よく質をあげていくことができます。
今後の業務や私生活でせひ活かしていきたいと思いました。