皆さん、こんにちは。
早くも初夏の訪れを感じる日も増えてきましたね。

さて、私たち電話代行サービスは、ご契約様の会社のスタッフとして、お電話を代わりに受けさせていただくサービスでございます。

お問合せの際には、弊社からの報告がどのような方法でされるか、というご質問をいただくことがあります。弊社で受けたお電話の内容はEメールもしくはお電話でご報告させていただいております。ご契約者様方は、大変お忙しくされていらっしゃいますので、時にはすぐにお電話がつながらないこともございます。その場合は、留守番電話にメッセージを残す応対となります。

メールは打ちながら要約することができますが、お電話での連絡、特に留守番電話に吹き込む場合はより素早く、簡潔に内容をまとめることが求められます。長々と話すことも、かといって内容を省略しすぎて要件の伝え漏れがあってもいけません。

私が日頃より、留守番電話に録音する際に気をつけているポイントについてお話をしようと思います。

①伝える順序を決める
私の定型としては、社名を名乗る、受電の内容を相手の社名・名前・要件と希望する対応・連絡先の順で伝え、最後は挨拶で締めくくるようにしています。

②一文が30文字以内に収まるよう、内容をまとめる
一文が長くなってしまうと主語と述語が混在し、まとまりがなくなる傾向があります。簡潔に伝えるために要約はかかせません。

③普段よりもゆっくりと話す
お電話だと視覚情報がないため、どうしても聴覚に頼ってしまいます。話すスピードが早すぎると、ご契約者様に聞きなおしをさせてしまい、お手間を増やしてしまうことになりかねません。受電内容を確実に伝えるため、普段よりもワンテンポゆっくりと話すように心がけています。

④頭の中で一度シミュレーションしてみる
お電話での連絡は緊張することもありますが、焦って早口になったり、要件が抜け落ちてはいけません。落ち着いてお話ができるよう、連絡をする前にシミュレーションをするようにしています。

上記を踏まえ、例えばですが「お世話になっております。CUBE電話代行サービスの●●と申します。先ほど、○○会社の△△様よりお電話がございました。5月分のご請求書の件で確認があると仰いました。折返しのお電話を希望されています。お電話番号は【XXX-XXXX-XXXX】でございます。ご対応のほどよろしくお願いします。」といった具合になります。

いかがでしたでしょうか。最近は電話応対が苦手、と仰る方が増えていると聞いております。
弊社サービスが、少しでもお役立ていただければ幸いでございます。
今後ともCUBE電話代行サービスをどうぞよろしくお願いいたします。