皆さん、こんにちは。
あっという間に4月になり、新年度をむかえましたが、いかがお過ごしでしょうか。

新年度といえば春。この”春”といえば何を思い浮かべますか。
十人十色かと思いますが、清少納言の『枕草子』の冒頭は有名ですね。
『春はあけぼの。やうやう白くなりゆく、山ぎはすこしあかりて、むらさきだちたる雲のほそくたなびきたる。』
「春はあけぼの(がよい)。じょじょに白くなっていく、山ぎは(山に接している空)が少し明るくなって、紫がかった雲が細くたなびいている(その景色がよいのだ)。」
  学ぶ・教える.COM(最終閲覧日2019年2月20日)
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春はすぐ思い浮かぶかと思いますが、他の季節はいかがでしょうか。
ちなみに、夏は夜、秋は夕暮れ、冬はつとめて(早朝)です。
どの季節も最初に結論が述べられ、続いて理由や具体的な描写が行われており、分かりやすいですよね。

さて、先日の研修では“話すスキルのポイント”として『PREP法』を学びました。
相手に分かりやすく構成をするための方法です。
この話法の最大のポイントは「結論を一番初めに述べる」という点です。
1.Point ポイント・結論
2.Reason 理由・背景
3.Example 1あるいは2の事例・具体例・内容
4.Point  1で挙げたポイント・結論(少々表現を変えて、同じ結論を言う)

日本人は、“起承転結”型の文章に慣れているため、結論が最後になりやすいと言われています。
でも、それでは最後まで何が言いたいのかがよく分からない上に、途中の説明部分がよく理解できない、というデメリットが生じてしまいます。
確かに、小説や映画のシナリオとしては面白いのでしょうが、ビジネスやプレゼンテーションとなると非効率的ですね。
これは意図を伝える上で、日本人が損をする原因にもなっているようです。

また、一般的に一文は50文字以内が伝わりやすいようです。
一文が長く複雑な構成になると、理解するのが難しくなってしまいます。
お電話の際には特に、すばやく端的かつ明確にお伝えすることが重要ですので、まず相手の質問に対する答えを述べます。
その後、必要に応じて説明等を行うようにしております。

これからも、より分かりやすくお客様やクライアントの方々へお伝えできるように心がけてまいります。
電話代行サービスは是非CUBEへお任せ下さいませ。