メールは時間や場所を選ばず送ることができるので、ビジネスシーンでも積極的に活用する人も多いですが、一般的には苦手意識を持つ方が多いようです。調べたところ、７割を超える人が自分のメールに対して、何かしらの不安を抱いているとのことでした。その要因として、メールでは微妙な感情が伝わりにくく、場合によっては一方通行になってしまうことが挙げられます。また、言葉の選び方によっては誤解を生んでしまう可能性もあるからだそうです。
CUBEでもクライアント様と毎日メールでやり取りをする機会があります。ご予定の連絡やご報告先メールアドレス・ご住所変更等の連絡、クライアント様からCUBEへのお問い合わせ等、内容は様々です。
そこで今回は、私がメール返信をする際に心がけていることについて書かせていただきます。
毎日一番多くいただくメール内容は、クライアント様の日々のご予定の連絡です。
例えば、「○時まで外出します」、「明日まで出張に出ますので、折り返しは○日になります」といったものです。
その連絡に対する返信時に私が気をつけているのは、クライアント様のご予定を復唱するということです。応答後転送をご希望されているクライアント様であれば、「○時までにいただいたお電話は転送せず、メールにてご連絡いたします」と、記載し、返信するようにしています。これは先輩からいただいたアドバイスなのですが、復唱することでいただいたご予定を確かに確認していますということを伝えることが可能となります。
次に多くいただくのは、ご報告先の追加登録やメールアドレス変更の連絡です。
あるクライアント様から連絡先の削除と追加のご依頼があり、私が対応することになりました。返信する際に設定にかかる費用について説明をしたつもりで送信したのですが、一度の説明ではクライアント様に意図がうまく伝わっておらず、何往復かやり取りをすることとなってしまいました。
こちらの事例から、“相手に分かりやすく書くことの重要性”に改めて気づかされました。この経験を踏まえ、「情報は過不足なく、相手に分かりやすく伝える」ことに更に気をつけるよう心がけています。「初回は○円が発生する」、「毎月1件当たり○円が計上される」等、クライアント様がメールを読んで一度で理解しやすい様、文章力も上げていきたいと思います。
CUBEはお電話をつかった業務がメインではありますが、メールのやり取りもクライアント様との重要なコミュニケーションの場であります。
これからもCUBE安心して電話代行をお任せしていただけるよう、メールの作成スキルも磨いていきたいと思います。
今後とも、どうぞ宜しくお願いいたします。
