この会社のスタッフは業務内容から4つのグループに分かれています。
私の所属するグループでは、平日の電話代行業務をメインに行なっています。
電話代行業務を行なう日は、朝9時から夕方6時までずっと座って電話対応をしています。
しかし、私のグループではときどき電話業務ではなく、貸会議室の受付の業務がまわってきます。
入社歴などにもよりますが、その受付業務はおおよそ週に1回ぐらいです。

この貸会議室の受付業務は2人で行います。
レンタルオフィスなどの管理をされているグループの方と一緒に入ることが多いです。
普段は同じグループの人としか接することがないので、他のグループの人と触れ合える貴重な時間になります。
なので、私はこの受付業務の日を結構楽しみにしています。

予約状況を確認し、来られた方をそれぞれのお部屋にご案内します。
どの方が何時からどのお部屋をご予約いただいているのか、間違えないようにしなければいけません。
会社説明会のようにお客様が別々に複数名来られる場合などは特に気をつけています。

会員様の場合や、お茶のオプション付でお申し込みいただいている場合は、熱い緑茶をお出しします。
お客様が大事なお話をしている最中のことも多く、かなり近い距離でお茶をお出しすることになるのでとても緊張します。
お礼を言っていただけたときはすごくうれしいです。

オプションによっては事前に準備が必要なものもあります。
テレビやホワイトボードは別の階にある倉庫から運んできます。
テレビやDVD、プロジェクターなどは配線も行い、きちんと使えるかどうか確認もします。
ルール通りつなげればよいので、わかってしまえばなんてことはないのですが配線などはこれまでプライベートでは自分では行わず、誰かに頼むことが多かったので初めは少しとまどいました。

会議室の管理だけでなく、郵便物を出しに行ったり、ポストに届いた郵便物を回収して仕分けしたり、また、各レンタルオフィスの掃除やコピー機の用紙補充なども行っています。
普段電話代行の業務を行っている日は、一日中座っていますが、受付業務の日は逆に一日中動き回っています。

受付業務では、直接お客様と顔を合わせることになります。
電話業務の際ももちろん制服は着用していますが、受付業務の際は髪型などにも気を使います。

週に一度ほどやってくるこの受付業務が、いつもと違い気分転換になっています。
もし受付でお会いした際はよろしくお願いいたします。