皆様は、お電話の対応は得意でしょうか?
私の周りでは、結構「苦手だ」という声をよく聞きます。
特に若い人は、SNSを中心に文章でのやりとりに慣れているせいか、電話が苦手な傾向があるように感じます。
今年度に新たに入社された方の中にも苦手意識をお持ちの方は、少なくないのではないでしょうか。
思わず口ごもってしまったり、相手の名前を聞き忘れてしまったり、電話を切った後に「何の話をしていたっけ…」と忘れてしまうといった経験はないでしょうか。
私も現在は、電話代行をしておりますが、別の仕事に就いていたときは電話が苦手でございました。
今回は、そんな私が実践していた、電話に慣れるための対処法をお伝えしたいと思います。

お電話は大まかに、「誰から」「何の用件で」「誰宛か」の3つに分けられます。
多くの方はこの「誰から」「何の用件で」の聞き取りに苦労されていると思いますので、この2つについて紹介していきます。

まず「誰から」の部分ですが、お電話を取った際に、相手がお名前をおっしゃられたのに聞き取れない場合があると思います。
できるだけ一度で確認が取れれば良いのですが、社名など名乗り慣れている方ですと、早口で聞き取れないこともあると思います。
また、何度も繰り返し聞き返すことも、時には失礼に当たります。
そんなときは「メモを取りますので、もう一度お願い致します」と伝えれば、聞き取りやすくお話してくださる場合が多いです。

次に、「用件」です。
こちらも同様に、メモを取っていることを伝えると良いです。
最初の名乗りの時点で相手にメモを取っていることを伝えていると、その後に続く用件もゆっくり話してくださることが多いです。
自分なりに内容を理解して相手に確認しておくと、伝言の際にスムーズです。

以上が、私が実践していた方法です。
また、どうしても慌ててしまう場合は、相手に断って一度保留にして、内容を整理しても良いと思います。
最初は、電話の対応にいっぱいいっぱいで焦ってしまいがちですが、電話で本当に大切なのは正しい情報の伝達であると私は考えています。
「少々時間がかかっても、内容を正確に理解しよう」と考えるとより良い対応ができるのではないでしょうか。
初歩的な内容ではございますが、電話の対応が苦手な方は一度試してみてください。