弊社が行っております電話代行というサービスは、皆様に代わってお電話をお取りしておりますため、お受けしたお電話の内容は皆様に正確にお伝えする事が重要です。
当然の事ではございますが、ここで齟齬が生じるとクライアントにもお電話をくださったお客様にもご迷惑がかかってしまいます。
弊社では、話中時にご指定先に内線感覚で電話を転送する取次のサービスもございますが、お出にならなかった時や、そもそも外出対応等でお繋ぎしない方々には、お電話終了後にメールにてご報告を致します。
日々、業務として皆様方にご報告をしておりますが、正確にかつ簡潔に物事をお伝えするのはなかなか難しいものだと思います。
「●●の件でお電話しました。折り返しお電話ください。」とはっきりご用件を仰っていただけるケースも多々ございますが、そういった明確かつ簡潔に仰っていただけることばかりではございません。
場合によっては、お客様ご自身も何を聞いたらいいか分からないといったケースや、よくわからないけどお電話しましたという場合もございます。そういった場合は、お客様がとにかく伝えようと色々たくさんの事をお話しされるケースもしばしばです。
お客様の仰ったことを正確にお伝えすることは私共の義務でもございますが、お話しされた内容そのままを書きすぎるのも、報告メールが読みづらくなることもございます。
そういった時にはこちらで簡潔に要点をまとめてご報告いたします。
クライアントに正確にかつ、迅速にお伝えする事も重要な事でございます。
お客様から用件を速やかにお聴き取りし、お客様のご要望を明確にしてクライアントへお伝えすることにより、双方にスムーズにやりとりいただけるようにすることが弊社の勤めであると存じます。その為、よく言われる、5W1H、いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのようにというところのお聞き取りを意識して、ご報告メールを作成する場合も要点は誤りませんようにしております。
多種多様な業種のお電話をお取りいたしますので、中には馴染みのない言葉や専門用語を仰る場合もございますが、臨機応変に対応するようスタッフ一同心掛けております。
正確かつ、迅速にご報告をし、喜ばれる電話代行サービスであるよう、日々精進していきたいと存じます。
