私達はクライアントの会社の事務員としてお電話をお受けさせていただいておりますが、様々な難関にぶつかる事もございます。

まず一つ目は、天候です。
弊社CUBE電話代行サービスは、大阪に事務所がございますが、クライアントは北は北海道、南は沖縄まで、様々なご地域にいらっしゃるため、地域によってお天気も様々です。
大阪は晴天でも、北海道では「大雪で道路が渋滞していて、アポイントの時間に間に合わない」というお電話をお受けすることもございます。
そちらの事務所付近の積雪状況はどうですか、というような質問のお電話もございます。
こちらでは窓の外を見ても晴天なので、なんとも回答するのが難しい質問です。
安易に積もっています、と答えてしまうとそのまま道路状況についての詳細質問に繋がってしまうこともある為、明確にはお答えせずに折返しのお電話へ誘導しなくてはなりません。
いかにスムーズに違和感なく折返し対応へ繋げられるかが大事になってきます。

二つ目は、道に迷われている方や事務所へいらっしゃっているお客様からのお電話です。
クライアントから頂いている事務所への道順の文面を見て回答することが基本ですが、誰しもが最寄り駅からスタートしているとは限りません。
そんな時には、グーグルマップを即座に開き、お客様の現在地を確認したうえで、目印などをお伝えしながら最短かつ分かりやすいルートをご案内します。
特に分かりにくい箇所は、グーグルのストリートビューを見てご案内するのですが、マップの情報が更新されておらず建物や店舗が変わっている場合も多々ございます。
ご契約者様の入居しているビルの場所がまだ空き地という事も稀にあり、建物の外見の特徴をお伝え出来ず困った事もあります。
しかし、お電話口のお客様が一番困っているので私も一緒に困ってはいけません。
まずは、お客様の現在地を詳しくお伺いします。
そしてマップとストリートビューを駆使し、全く知らない、行ったことも見た事もない土地を、いかにも知っているかのように説明します。
「○○色の車が止まっている場所ですよね、△△色のビルですよね、看板は出ていますか」というような質問もよくいただきます。
こちらでは駐車している車の色を確認する事は出来ない為、質問には明確にお答えせず他の目印をお伝えすることで回避することもございます。
こうして、お客様を無事に事務所まで誘導出来た際の達成感はとても気持ちが良いものです。

私共ではどうしてもご案内ができないお客様の場合は、緊急でご契約様へ応答後転送という、内線感覚でクライアントへお電話をお繋ぎさせて頂くサービスにて対応もしております。
また、私自身も今以上にスムーズにお客様をご案内出来るよう、地図の読み方や分かり易い案内方法を勉強していきたいと思います。